Проектне управління - це що таке? Плюси і мінуси

Проектне управління – це невід'ємний елемент сучасної системи менеджменту в Росії. Багато вітчизняних і зарубіжних компаній користується проектним менеджментом для підвищення якості виробленої продукції і послуг, зниження витрат, збільшення прибутку. Що ж таке проектне управління і які його основні переваги?

Що таке проект?

Поняття «проект» може трактуватися абсолютно по-різному. Перший варіант передбачає визначення проекту як комплекту документації, за якою можливо зведення будівлі або споруди. В даній статті піде мова про друге значення слова «проект».


Визначень проекту дуже багато, правда всі вони сходяться в одному: проект - це ідея, яка передбачає виконання конкретної матеріальної завдання в обмежений період часу. При цьому називають основні ознаки проекту:

Унікальність (проект - це те, що створюється вперше).

Обмеженість по часу (у проекту завжди вказані терміни його реалізації).

Цілеспрямованість (проект завжди виконується для вирішення конкретних завдань, виражених, як правило, в кількісних одиницях виміру).

Якщо виконуються всі три умови, то комплекс дій може називатися проектом.

Програми та портфелі проектів

Проекти часто об'єднуються в програми та портфелі. При цьому програмами називають комплекс проектів, які об'єднані спільною метою. Наприклад, програма поліпшення якості освіти населення може включати проекти з підвищення зарплати вчителям на 20%, будівництво 15 нових шкіл, випуск 26 нових підручників з основних предметів.


Портфель проектів об'єднує проекти, що фінансуються з одного джерела незалежно від їх завдань. Так, портфель проектів компанії N може включати проекти з благодійності, по зведенню нового корпоративного офісу, по святкуванню ювілею директора і збільшення річного обороту на 10%. Проекти в портфелях і програмах також повинні володіти описаними вище трьома основними ознаками.

Основні принципи проектного управління

Зважаючи на динамічно розвивається ринку технологій, покликаних полегшити процес управління, складно назвати конкретні методи, повністю описують проектне управління. Управління проектами включає в себе безліч підходів та інструментів і базується на наступних основних принципах:

Орієнтованість на результат. Цей принцип визначається значенням терміна «проект». Проектне управління – це не просто якісний менеджмент-це цілеспрямований комплекс взаємопов'язаних дій.

Принцип «проектного трикутника». При управлінні проектом слід керуватися взаимозависимостями між термінами, бюджетом, якістю проекту. Зміна одного з факторів призводить до зміни інших, що робить їх як би сторонами одного трикутника.

Облік життєвого циклу проекту. Життєвий цикл проекту починається з формування самої ідеї про створення проекту і закінчується в момент закінчення зазначеного у проекті тимчасового періоду. Життєвий цикл проекту, як правило, завершується в момент початку життєвого циклу продукту, створеного в результаті реалізації проекту.

Процесний підхід до управління. Цей принцип передбачає оцінку проекту як сукупність процесів, взаємопов'язаних між собою і завершуються проміжними підсумками у вигляді напівготових виробів або важливих документів. Цей підхід дозволяє проводити контроль виконання проекту без так званих «сліпих зон».

Методи стимулювання учасників проекту

Стимулювання учасників проекту зазвичай приділяється особливу увагу, коли для виконання конкретних завдань вибирається проектне управління. Управління проектами зазвичай включає матеріальні і нематеріальні мотиваційні механізми.
До матеріального стимулювання відносять премії, штрафи, доплати за дострокове виконання проміжних завдань. Нематеріальні методи мотивації включають грамоти та дисциплінарні подарунки у вигляді відгулів, а також розгортання конкуренції серед учасників проекту в рамках конкурсного змагання.

Основні етапи управління проектами

Управління проектами відбувається за етапами життєвого циклу проекту і фазам комплексності менеджменту. Взаємозв'язок етапів і фаз наводиться в таблиці нижче.

ФАЗИ:



Управління вартістю



Управління строками



Управління змістом



Управління ризиками



ЕТАПИ:



1



2



3



4



Ініціація



Попередня оцінка обсягу фінансування



Попередня оцінка термінів проекту



Визначення основних завдань



Попередній аналіз можливих негативних факторів



Планування



Розрахунок бюджету і пошук джерел фінансування



Розрахунок розкладу проекту



Розрахунок цільових показників проекту



Розрахунок поправки на ризик



Реалізація



Поетапне фінансування проекту



Контроль виконання календарного плану



Контроль досягнення проміжних показників



Моніторинг зміни ключових факторів



Закриття



Оцінка прибутків/збитків



Оцінка відставання/випередження



Оцінка виконання/невиконання завдань проекту



Аналіз допущених помилок

Таким чином, галузі проектного управління включають фінансові, кадрові, структурні сфери діяльності організації.

Області застосування проектного менеджменту

Проектна структура управління включає розбиття всіх робіт організації на проекти, обмежені за термінами та цільових показників. При цьому формується команда кожного проекту і колектив проектних менеджерів, які звітують керівнику про хід виконання свого проекту.
У зв'язку з цим проектне управління застосовується, як правило, в організаціях різних галузей і розмірів, з широким спектром одночасно виконуваних замовлень. Однак і в малому бізнесі застосовує проектний менеджмент для вирішення конкретних завдань щодо модернізації виробництва або, наприклад, впровадження нового продукту.

Проектне управління в будівельній галузі

У будівельній галузі особливо актуальне застосування методології проектного управління. У компаніях, що здійснюють функції замовника або підрядника, проектний менеджмент використовує природний поділ робіт на проекти (за продуктовим принципом, тобто зведення кожного будинку - окремий проект), а структура топ-менеджменту практично не потребує серйозної перебудови. Управління проектною організацією також часто ведеться за проектним принципом, успішно використовуючи вже сформовані колективи проектувальників в якості команди проекту.

Проектне управління в державних структурах

Проектне управління в органах влади – досить нове віяння сучасності. Програмно-цільовий метод управління, що розвивається з радянського періоду, тепер набув форму проектного менеджменту в масштабах всієї країни. Зараз для вирішення стратегічно важливих для держави завдань використовуються програми, які включають окремі проекти з цільовими показниками та термінами реалізації. Однак, сама методологія управління такими програма ще далека від ідеалу і вимагає модернізації та оновлення.

Досвід впровадження проектного управління в Білгородській області

Проектне державне управління добре зарекомендувало себе у всьому світі. У Росії ж є досвід застосування цієї технології в Білгородській області. Цей масштабний експеримент торкнувся практично всі сторони держслужби в Білгородській області. Серед основних елементів – Навчання проектного управління, організаційно-методологічне супровід, Виїзні перевірки, мотивація, оцінка компетенцій службовців, експертні комісії з розгляду проектів. Проектне управління Бєлгородської області тепер включає колегіальні органи проектного управління:

Міжвідомча комісія, що здійснює управління проектною діяльністю.

Галузеві експертні комісії приймають рішення про відкриття/закриття проектів.

Обласної проектний офіс, контролює дотримання методології проектного менеджменту.

Принцип «одного вікна»

Саме в рамках переходу на проектне управління Білгородська область ще в 2010 році перейшла на узгодження інвестиційних проектів через систему «єдине вікно», добре відому тепер і в Москві. Роль цього вікна якраз виконує одна з нововведених служб – обласний проектний офіс. Тепер рівно через місяць з моменту звернення в проектний офіс господарюючий суб'єкт отримує документ про узгодження.

Автоматизована інформаційна система «Проектне управління»

Інформаційна та технічна підтримка проектного управління в Білгородській області здійснюється через автоматизовану інформаційну систему (АІС) «Проектне управління». Це веб-додаток, який не вимагає установки додаткового ПЗ і виконує наступні функції для проектів, портфелів і програм:

Ведення реєстру (бази).

Календарне планування.

Бюджетування.

Моніторинг реалізації на регіональному і муніципальному рівнях.

Розподіл повноважень і відповідальності команди.

Внесення змін у зміст.

Система оповіщень про наступаючих і наступили події за проектами.

Документообіг.

Автоматизована аналітична звітність.

Інтеграція з електронним Урядом Бєлгородської області.

Переваги та недоліки проектного менеджменту

Описаний досвід впровадження проектного менеджменту в Білгородській області виявився вдалим. Ефект від цих змін виразився насамперед у збільшенні темпів приросту валового регіонального продукту на 01% (більше 3 млрд. рублів), зниження витраченого часу на узгодження проектів (на 2 місяці на кожен проект) та збільшення швидкості освоєння інвестицій в регіоні на 23%. Проте найголовніший результат - це формування проектного мислення у службовців, які активно аналізують і намагаються вирішити проблему, іноді навіть нестандартними, інноваційними методами. Мотивація і перебудова управлінської структури дозволили отримати позитивний ефект не тільки для держслужби, але і для бізнесу, формуючи сприятливий інвестиційний клімат і усуваючи бар'єри для підприємництва. Населення регіону тепер приймає активну участь у відборі та контроль реалізації важливих стратегічних проектів. Для людей проектне управління – це можливість користується послугами підвищеної якості і високої мобільності. Однак, незважаючи на всі переваги проектної структури управління, існують і недоліки такого підходу. В першу чергу, перехідний період. Потрібен певний час для того, щоб команда проекту спрацювалася і виконувала свої функції, як злагоджений механізм. По-друге, при впровадження проектного управління на підприємстві, пошук хорошого проектного менеджера може затягнутися. До особистих та професійних якостей керівника проекту пред'являються дуже високі вимоги: всебічна кваліфікація, повне занурення в проект, досвід управління проектами необхідної специфіки. Третім недоліком проектного менеджменту можна вважати необхідність дроблення ресурсів компанії між проектами. У «небагатих» фірмах це взагалі може бути нездійсненим. Керівникам проектів доведеться «битися» за фінансування та кадри, що неприпустимо в умовах тотального контролю всіх стадій життєвого циклу проекту. Одним з найважливіших недоліків проектного шляхи управління в організації є працевлаштування членів команди проекту та керівника проекту після його завершення. Завантаження колективу, як відомо, найважливіше правило успішного бізнесу, а в разі проектної роботи регулярно виникають «зависли в повітрі» групи фахівців, які одномоментно позбавляються постійного завантаження. Резюмуючи сказане, можна зробити висновок про те, що проектне управління – це невід'ємна частина сучасного бізнес-простору, і вивчення її основ просто необхідно для грамотного прийняття управлінських рішень як на рівні держави, так і в рамках окремо взятого бізнесу.