Концепція проекту: приклади

У будь-якій справі головне – правильно почати. Твердження це цілком справедливо і для популярного нині проектного менеджменту. З чого ж почати проект? Що таке концепція проекту? Приклади і теоретичну базу для відповідей на ці питання пропонується розглянути в даній статті.

Життєвий цикл проекту та продукту

Управління будь-яким проектом знаходиться в жорсткій залежності від стадій його життєвого циклу. Проходячи через певні фази свого розвитку, проект видозмінюється і вимагає нових форм контролю і управління. Варто зазначити, що життєвий цикл проекту не збігається з життєвим циклом продукту, який створюється в процесі або внаслідок його реалізації. Продукт починає своє існування з моменту створення всіх його частин і об'єднання їх в єдиний об'єкт, який може бути реалізований або використаний з користю для власника. При цьому продукт може бути створений:

в результаті реалізації проекту (якщо є однією з його цілей);

у процесі його реалізації (якщо продукт є одним з етапів досягнення яких-небудь з його цілей);

до старту (якщо його існування є умовою для здійснення проекту);

після завершення (якщо він не є метою).

Таким чином, «лінії життя» проекту та продукту можуть перетинатися або зовсім не перетинатися, але завжди залежать один від одного.

Фази життєвого циклу проекту

Основними стадіями прийнято вважати:

Ініціацію.

Розробку.

Реалізацію.

Завершення.

Але це не єдине поділ. У рамках фінансової оцінки проектів найчастіше використовують тристадійний життєвий цикл проекту:

Передінвестиційна стадія (обґрунтування інвестицій).

Інвестиційна стадія (фінансування).

Постинвестиционная (оцінка економічної ефективності реалізації проекту).

Існують більш детальні і не такі послідовні структури життєвого циклу проектів, якими користуються менеджери залежно від масштабів ідеї, організаційної структури управління в компанії, галузі господарської діяльності. Так чи інакше, предметом нашої уваги є саме початок – фаза ініціації або, іншими словами, концепція проекту.

Що таке ініціація?

Ініціація, або розробка концепції проекту, включає в себе цілий комплекс процесів, що в кінцевому підсумку визначається менеджером, виходячи з різних зовнішніх і внутрішніх факторів. Тим не менш варто навести загальний список питань, на які доводиться шукати відповіді саме на цій стадії:

Які передумови реалізації саме цього проекту?

Що підтверджує необхідність його реалізації?

Яке зовнішнє оточення ідеї?

У чому полягають основні цілі?

Яка ступінь технічної реалізованості ідеї?

Які укрупнені фінансові умови втілення ідеї?

Є чітке розуміння часу старту?

План концепції проекту також включає такі основні дії:

Визначення основного шляху реалізації ідеї.

Призначення відповідальних за реалізацію.

Визначення чисельності і складу команди проекту.

Фіксація очікувань від зацікавлених сторін.

Формування укрупненого списку процесів.

Укрупнений аналіз ресурсів, необхідних для досягнення встановлених цілей.

Аналіз ризиків і припущень.

Встановлення загального плану управління проектом.

Авторизація (запуск).

Концепція проекту в підсумку зводиться до розробки статуту, що включає всі описані вище питання і проблеми. Точність цифр, які зазначаються у такому документі, часто не перевищує 25 %, тим не менш вони необхідні для первинного запуску робіт за проектом.

Розробка статуту

Формування концепції проекту неможливе без процесу розробки документа, декларує його існування і містить, крім вихідних вимог і цілей, також повноваження менеджера і обсяг виділених ресурсів. Статут проекту чітко структурований і повинен містити наступні основні розділи: 1. Перелік основних змін. 2. Лист погоджень. 3. Загальну описову частину:

цілі;

обґрунтування доцільності;

плановані результати;

підсумковий продукт або кінцевий цільовий показник;

основні етапи реалізації;

зацікавлені сторони проекту та їх очікування;

ризики, припущення, обмеження;

схема контролю процесів і команди.

4. Основні принципи виконання робіт. 5. Пов'язані документи. При складанні такого документа, як правило, користуються методом експертних оцінок, головну роль в якому відіграє кваліфікація проектного менеджера.

Визначення зацікавлених сторін

На створення концепції проекту істотний вплив надають особи, що проявляють безпосередню зацікавленість у результаті. Визначення кола таких осіб необхідно для оцінки факторів, що впливають на проект. В рамках цього етапу виконується узгодження цілей з ключовими вигодонабувачами, визначення ролей прямих і непрямих зацікавлених осіб, оцінка ризиків і невизначеностей, пов'язаних з неминучим конфліктом інтересів, розробка форми інформування зазначених осіб про хід реалізації ідеї. Вся інформація про певний таким чином колі осіб зберігається в реєстрі зацікавлених сторін. Цей реєстр доступний менеджеру проекту і використовується їм для управління зонами і ступенем впливу на бізнес-процеси і команду.

Затвердження концепції

Перед затвердженням концепція проходить ретельну перевірку і коригування елементів її розгалуженої структури: обсяги фінансування, методи реалізації, фактори впливу, ризики і т. п. Затверджується концепція проекту тільки після узгодження її всіма зацікавленими сторонами, включаючи органи влади та муніципальні структури.

Впровадження концепції

Концепція розвитку проекту впроваджується шляхом реалізації плану, в ній же зафіксованого. По ходу втілення в життя ідеї відбуваються різні зміни, записувані і затверджуються керівництвом, які впливають на підсумкові показники. Моніторинг цих змін і контроль якості - мабуть, найважливіші процеси управління на етапі впровадження концепції.

Приклад 1. Концепція будівельного проекту

Розробка концепції будівельного проекту обов'язково включає:

аналіз земельної ділянки;

обмеження щодо забудови;

поточний стан території;

оцінку потенціалу її розвитку;

аналіз ринку нерухомості (його місткості, сегментації);

визначення потенційних конкурентів;

оцінку динаміки, обсягів попиту;

виявлення потенційних покупців.

Специфікою будівельного проекту можна вважати варіативність використання наявного земельної ділянки. Девелоперська оцінка тут виходить на перший план при формуванні концепції. Для здійснення правильного вибору застосовують SWAT-аналіз, багатофакторне моделювання та інші інструменти. Після вирішення цих першочергових завдань складається статут проекту, який, крім зазначених вище розділів, обов'язково містить:

концепцію забудови (основні характеристики майданчика, транспортна інфраструктура, генеральний план, рекомендації з архітектурно-планувальних рішень та будівельних матеріалів і основи благоустрою території);

маркетингову концепцію (стратегію ціноутворення, приблизний графік продажів/здавання в оренду, стратегія просування);

фінансову схему (потреби в інвестиціях, прогноз прибутку, приблизний графік руху грошових коштів).

Приклад 2. Концепція впровадження системи автоматизації

Розробка концепції проекту впровадження автоматизованої системи продажу для книжкового магазину повинна включати наступні специфічні розділи:

Оцінка інтернет-ринку книг за обсягом і вартості реалізації.

Визначення собівартості змісту інтернет-магазину.

Виявлення потреб у додаткових ринках збуту в наявного магазину книг.

Концепція такої модернізації роботи магазину буде мати кілька цілей: створення інтернет-магазину, забезпечення його працездатності та досягнення конкретного рівня замовлень через новий інтернет-ресурс. Такі цілі можуть бути досягнуті шляхом послідовного вирішення наступних завдань:

розробка технічного завдання;

виконання робіт по формуванню інтернет-магазину;

розробка схеми доставок книг від видавництва покупцям;

реклама;

укладення договорів з системами онлайн-оплати.

Приклад 3. Концепція модернізації виробництва

Концепція проекту впровадження нової технології у вже існуючий виробничий цикл завжди розробляється з урахуванням специфіки підприємства та умов його функціонування. Особлива увага при цьому приділяється наступним етапам:

Виявлення «вразливих ланок» виробничого ланцюжка (впровадження нової технології повинно замінити проблемні ділянки, або не провокувати їх вихід з ладу через порушення цілісності робочого циклу).

Розробка системи поетапного впровадження нової технології (план включення у виробничий процес нового ланки – найважливіший елемент реалізації проекту модернізації, так як незбалансованість дій команди і виробничників може звести нанівець всі кошти, витрачені на переозброєння).

Оцінка потенціалу працівників підприємства по управлінню і сервісного обслуговування нової техніки.

Серед цілей такого проекту, як правило, зазначаються і характеристики оновленої продукції за обсягом і швидкості випуску. Враховуючи сказане вище, стає ясно, що концепція проекту включає основні положення, що стосуються його змісту, економічної вигоди, реалізованості та наслідків. У зв'язку з цим концептуальні положення нових ідей, необхідних для розвитку або старту нового бізнесу, необхідно структурувати, оцінювати і узгоджувати до того, як переходити до реальних змін і фінансовим вливанням.