Планування продажів. Як скласти план продажів

Будь-яка компанія, що займається вона будівництвом, виробництвом готової продукції, перевезеннями, торгівлею і т. д., зацікавлена у зростанні обсягів реалізації. Виходячи з існуючої практики, цього можна домогтися при плануванні продажів. Найбільш реальним складений документ за обсягом збуту буде в тому випадку, якщо при її створенні будуть враховані фактори, що впливають на динаміку реалізації продукції конкретного підприємства.

Важливість планування

Чи необхідно підприємству складати документ, у якому зазначаються конкретні шляхи і обсяги реалізації продукції? Відповідь на це питання однозначна – так. Причому планування продажів важливо не тільки для тих, хто реалізує конкретні товари. Необхідна вона і тим, хто працює у сфері послуг. Це важливо:

Для правильної організації праці. Підприємству необхідно функціонувати аналогічно налагодженим механізмом. При цьому кожен працівник повинен бути ознайомлений з метою своєї роботи і знати, що йому необхідно робити для того, щоб досягти її. При плануванні обсягу продажів необхідно також, щоб всі члени колективу мали уявлення про те, що їх чекає після виконання завдання або у випадку його невиконання.

Для зростання прибутку. При плануванні продажів продавців можна перевести з фіксованою зарплати на мінімальну ставку, додавши їм премію в разі виконання завдань з обсягу реалізації. Це неодмінно підвищить мотивацію співробітників і позитивно позначитися на доходах підприємства.

Для розвитку. Планування обсягу продажів просто необхідно для того, щоб бізнес не стояв на місці. Постановка цілей і їх здійснення є пріоритетним завданням для будь-якого підприємця. В іншому випадку він буде обійдений іншими, більш амбітними бізнесменами.

Види планування

Яка мета постановки завдань по збуту продукції? Основою будь-якого планування продажів є усвідомлення того мінімальної і максимальної кількості товару, яку необхідно реалізувати підприємству для свого існування.


Для підприємців-початківців найбільш важливо визначитися з найменшою з цих значень. Планування плану продажів з урахуванням мінімальної кількості реалізованого товару дозволить компанії визначитися з самим низьким рівнем свого існування, за межами якої її функціонування стає просто неможливим. Ті ж фірми, які встали на шлях зростання, повинні проводити планування продажів продукції на максимальному рівні. Постановка завдань по реалізації може бути:

перспективною, враховує довгострокову стратегію на 5-10 років;

поточної, що розробляється на рік з уточненням і коректуванням показників перспективного планування;

оперативно-виробничого планування і організація продажу здійснюються на короткі відрізки часу (місяць, квартал тощо).

Що впливає на продажі?

На обсяг реалізації продукції впливає ряд факторів. Серед них:

сезонність, що залежить від пори року, місяця і т. д.;

динаміка ринку в цілому (скорочується він або розвивається);

дії конкурентів, які можуть впливати на обсяги реалізації як з негативної точки зору, так і з позитивною;

зміни законодавчих актів (митних, податкових, трудових), які мають вплив на конкурентоспроможність партнерів по бізнесу і покупців;

асортимент товарів (його збільшення або зменшення, включення в нього нових найменувань продукції або навпаки, виключення їх з переліку реалізації);

система ціноутворення, що передбачає зниження або підвищення вартості на ті чи інші види продукції, впровадження системи знижок, надання товарів у кредит і т. д.;

канали збуту;

покупці;

співробітники, що входять в штат підприємства;

активність дій компанії на ринку з просування своєї продукції.

Етапи роботи

Існують різні методи планування продажів. Найпростішим з них, але водночас помилковою є врахування результатів і прибутку, отриманої підприємством у минулих періодах. Постановка цілей при цьому сприятиме існуванню типової ситуації, при якій планування продажів на підприємстві начебто існує, але для виконання поставлених завдань від менеджерів не потрібно ніяких додаткових зусиль. Зрозуміло, для організацій роздрібної або оптової торгівлі вельми важливий аналіз продажів. І планування в цьому випадку буде більш ефективним. Однак аналіз реалізації є лише одним із кроків виконання поставленої мети. В іншому випадку підприємство опиниться в такій ситуації, коли у керівництва і у продавців буде мати місце різне уявлення про «правильних плани», які, швидше за все, виявляться нездійсненними.
Правильне рішення поставленої задачі передбачає доведення до кожного продавця свого обсягу реалізації. При цьому план продажів повинен бути складений з розкладанням по всьому квотами (перетинів). Попадання в його інтервал повинен знаходитися в межах від 85 до 105%. Можливо і перевиконання плану в розмірах 105-120%. Розглянемо, які основні етапи роботи щодо складання такого документа.

Аналіз тенденцій ринку

Що в першу чергу необхідно врахувати при плануванні та прогнозуванні продажів? Важливий аналіз макроекономічних і політичних тенденцій. Планування процесу продажів на наступний рік бажано починати вже в кінці жовтня або в перших числах листопада поточного року. Для початку проводиться оцінка політичної ситуації з прогнозуванням її можливих змін. Одночасно з цим рекомендується проведення аналізу цілого ряду економічних показників, у числі яких ВВП і ціна нафти, рівень негативної активності промислових виробництв, зростання сум інвестицій в основні засоби, експортні показники і т. д. При проходженні цього етапу вивчаються прогнози компаній Fitch Ratings і Ernst Young.

Аналіз ситуації на ринку

Який наступний етап планування продажів? Цей крок вимагатиме проведення аналізу ситуації, складається на ринку. При цьому необхідно з'ясувати, не чи зросла кількість конкурентів компанії, не очікується зниження попиту на реалізовану продукцію, наскільки можливим з'явиться відповідність попереднім планом продажів? Всі вищеперелічені зміни обов'язково повинні бути враховані при проходженні даного етапу. Це дозволить дати оцінку потенціалу ринку і продажів. Перше поняття означає той максимальний обсяг товару, який можливо реалізувати усіма компаніями. Під потенціалом продажів розуміють кількість продукції, що продається конкретною фірмою, і рівень передбачуваного до одержання доходу. Отримання конкретних даних можливо при проведенні маркетологами або співробітниками підприємства аналізу попиту, а також конкурентної пропозиції. У процесі роботи відбувається зіставлення прогнозів та фактичних показників. Виходячи з отриманих результатів можна буде судити про те, досягнуто чи ні поставлена перед підприємством мета.

Аналіз попередніх продажів

Даний крок є дуже важливим для розуміння основних факторів, що впливають на обсяг реалізації, в числі яких сезонний попит і т. д. Для проведення такого аналізу слід вивчити всю статистику продажів за останні роки роботи. Найбільш повно зібрана інформація значно спрощує планування. У цьому випадку рекомендується побудова графіків з відображенням отриманих результатів за певним періодами (місяцями, роками тощо). Необхідно також виведення середнього показника продажів. Він вкаже на той обсяг товару, який реалізовано в січні, лютому, березні і в інших місяцях.

Визначення сезонності

Що передбачає собою наступний етап планування продажів? Даний крок потребує визначення того, чи є сезонність бізнесу. Для цього необхідно провести з'ясування причин, які вплинули на зниження зростання обсягів продажів в попередніх періодах. Це може бути криза або людський фактор, звільнення працівників, сезонність і т. д. Всі ці фактори обов'язково повинні знайти відображення при складанні плану розвитку продажів на майбутній місяць. Дані показники неодмінно опрацьовуються. Якщо має місце сезонність продажу, то в такому випадку потрібно відняти або додати до передбачуваного обсягу реалізованої продукції відповідне кількість відсотків. Їх величину необхідно визначити виходячи з аналізу даних за попередні роки. Після цього можливий розрахунок прибутку, який забезпечить виконання укладених договорів. З отриманої суми віднімають приблизно 20%, які стануть страховкою на непередбачені випадки.

Облік продажів менеджерів

На наступному етапі планування проводиться аналіз діяльності відділу продажів. При цьому враховується внесок в обсяг збуту продукції кожного з менеджерів. Всім працівникам повинна бути надана індивідуальна характеристика. В ній знаходить відображення роботу, виконану ними протягом місяця. Це число "холодних" дзвінків, проведених зустрічей та оформлених договорів. Також необхідно скласти приблизний прогноз по кількості угод, що кожен з менеджерів зможе оформити протягом майбутнього звітного періоду. Далі для всього відділу повинен бути визначений середній показник. Зрозуміло, на провідних фахівців орієнтуватися не потрібно. Подібний план продажів буде просто недосяжним. Усереднені показники по відділу дозволять скласти більш реалістичні прогнози.

Прибуток від постійних клієнтів

При плануванні продажів необхідно проведення аналізу того відсотка реалізованої продукції, яка купується постійними покупцями. Зокрема, важливе розуміння того, з якою періодичністю вони роблять покупки, і що із запропонованого асортименту їх цікавить найбільше. У подальшому на більш товар і потрібно буде робити упор. Дана продукція виступить основним при плануванні продажів і для інших клієнтів. Буває, що кількість реалізованих товарів велике за різними їх найменуваннями. У такому випадку планування здійснюється в розрізі кожного найменування продукції. Згідно з твердженнями експертів ринку, може стати успішним тільки такий бізнес, основою якого є постійні клієнти. Однак подібний принцип не працює для тих компаній, якими здійснюються разові продажі.

Прогнозування числа клієнтів

При плануванні продажів розраховується вартість першої покупки, яку здійснять нові для компанії покупці, а також кількість укладених договорів на реалізацію. У цьому випадку особлива увага повинна бути приділена цілям, які ставляться перед менеджерами з продажу. Наприклад, за твердженнями співробітника, в 60% випадків для укладення нового договору йому необхідно три рази провести зустріч з клієнтом. З іншими потенційними покупцями доведеться розмовляти більшу кількість разів. У цьому випадку при плануванні необхідно розрахувати кількість зустрічей, поділивши їх на число робочих днів. Виходячи з цих даних і має бути складений приблизний графік реалізації товарів і послуг новим клієнтам. Причому таке планування обов'язково має бути персональним. Це дозволить підвищити зацікавленість працівника у результатах, у підвищенні професіоналізму і т. д.

Постановка мети

При проходженні всіх описаних вище кроків у процесі планування продажів, як правило, співробітники компанії вже формують необхідний аналіз ситуації, що склалася. При цьому вони володіють потрібними статистичними планами, які ляжуть в основу реалістичних цілей щодо збуту продукції. Наприклад, виходячи з даних аналізу ситуації, що склалася в минулому році, стає зрозумілим, що є шанси на збільшення обсягу збуту на 25%. У такому разі план продажів знадобиться складати з урахуванням з'явилися перспектив. Крім цього, бажано поставити перед компанією і макромета, досягнення якої неможливе. Однак такий крок необхідний для додаткової мотивації і дозволить задіяти всі наявні ресурси і прикласти всі зусилля для вирішення основного завдання.

Обговорення з співробітниками

План продажів повинен бути доведений до персоналу компанії. З працівниками потрібно його обговорити на початковому етапі, а також після досягнення певного результату. Цілком можливо, що підлеглі допоможуть внести в документ деякі коригування. План продажів повинен мати терміни його виконання. Бажаний результат може бути розбитий по тижнях, що дозволить співробітникам дещо змінити свої дії, якщо щось піде не так. Далі складений план реалізації повинен бути затверджений керівником.

Бюджет витрат

Наступний крок планування продажів є найбільш відповідальним. Він передбачає собою складання бюджету витрат на реалізацію. Це планування закупівель виробництва і продажу, виділення коштів на рекламні кампанії, виплату премій співробітникам і т. д. Дана задача непроста. Адже набагато легше прорахувати майбутні витрати, ніж визначитися з тим, скільки потрібно реалізувати продукції, щоб ці витрати були виправдані. Подібний бюджет приймається при одночасно плануванні закупівель і продажів. Тобто у даному випадку береться до уваги обсяг виробничих і комерційних витрат, а також передбачувана маржинальний прибуток. Крім цього, управління продажами передбачає відстеження показника виручки (відвантаження), а також даних про дебіторської заборгованості і надходження на банківські рахунки фінансових коштів. На підставі даних з планування продажів і закупівель складається графік руху грошових коштів. Це також дозволяє спрогнозувати рівень дебіторської заборгованості і визначитися з термінами її погашення. При плануванні продажів і виробництва враховуються такі фактори, як:

аналітика продукції у вигляді її номенклатури, а також обсягу придбаних товарів і виробів власного виробництва, що дозволить відстежити маржинальний прибуток і рентабельність продажів, визначивши, що користується споживчим попитом, а що ні;

аналітика, враховує канали збуту, в які входять роздріб і опт, комісійна торгівля і т. д., що дозволяє зрозуміти, як максимально вигідно і швидко можна реалізувати товар;

дані по клієнтам, які враховують їх типи, класифікацію за обсягом закупівель і т. д., що дозволить відслідковувати терміни, в які передбачається погашення дебіторської заборгованості, виявлення безнадійних і прострочених виконань договорів;

аналітика географічних даних, що дозволяє відстежити інтенсивність продажів в різних регіонах і відслідковує в них купівельну спроможність;

аналітика по менеджерам (підрозділам), що дозволяє дати оцінку ефективності роботи кожного зі співробітників, що враховується при їх подальшої мотивації.

Планування продажів і виробництва неможливо без урахування очікуваних грошових надходжень. Саме вони і призначаються для формування дохідної частини бюджету. Планування грошових коштів здійснюється на підставі вже укладених договорів, з яких можна дізнатися про ціну та умови розрахунків. При цьому беруться до уваги терміни утворення і погашення заборгованості дебіторів. Важливим завданням менеджерів є відстеження дотримання покупцями тих термінів оплати, які були обумовлені в укладеній угоді.

Використання програмного забезпечення

Планування продажів є відправною точкою системи планування діяльності всього підприємства. На підставі прогнозованих обсягів реалізації компанія ставить перед собою ті або інші цілі. На сьогоднішній день стає можливим здійснювати планування продажів і закупівель в 1С. Різні конфігурації цієї програми надають суттєву допомогу в роботі персоналу організації. Вони дозволяють займатися плануванням в розрізі категорій покупців, орієнтуючись на різні критерії, серед яких наступні: приналежність до того чи іншого регіону, виду діяльності і т. д. Використання 1С дозволяє швидко і якісно розробляти різні плани, від детальних робочих до укрупнених стратегічних, які розраховані на накладені тимчасові періоди. Так, з допомогою восьмий конфігурації можуть бути спочатку складені укрупнені плани на рік, на підставі яких розроблено детальні місячні. Програма 1С володіє зручними засобами, що дозволяють автоматизувати весь процес виконання завдання. Надалі конфігурація дозволяє порівнювати початкові дані з фактично отриманої виручкою, проводячи аналіз наявних відхилень. На підставі планів продажів програма 1С вибудовує і плани виробництва. Для забезпечення заданого циклу при цьому прогнозуються поставки матеріалів, а також визначається рівень складських запасів.