Що таке дефектна відомість? Дефектна відомість: зразок

Дефектна відомість, зразок якої представлений у статті, є актом візуального огляду об'єкта. Вона складається у разі наявності шлюбу, вад, недоліків у виготовлених матеріальних цінностях. Оформлення документа проводиться у ході контролю якості виробником, продавцем чи покупцем. Розглянемо далі зразок дефектної відомості на ремонт.

Загальні відомості

Дефектна відомість виступає в якості документа, що реєструє витрати на усунення недоліків виробу. Акт формується спеціальною комісією. В її складі повинні бути присутніми представники експлуатуючого підрозділу, бухгалтерії, а також відділу, який, власне, буде виправляти вади. Якщо складається дефектна відомість приміщення, то необхідна присутність підрядника.

Основні питання

Дефектна відомість повинна відобразити ряд моментів. Зокрема, в ній вказується:

Об'єкт, що підлягає огляду. Необхідно його ідентифікувати, описати. У складанні цій частині акта бере участь бухгалтер. Він вказує інвентарний номер об'єкта, відомості з технічної документації (номер техпаспорта, ПТС, кадастровий номер).

Причина, по якій матеріальна цінність потребує ремонту. У цій частині акта вказуються з'явилися і можливі недоліки об'єкта, якщо вчасно не провести необхідні роботи. Ці відомості вносять представники експлуатаційного підрозділу. Їм відомі техрегламенти, згідно з якими необхідно проводити планові ремонтні заходи у встановлені терміни. Ці особи описують аварійну ситуацію, безпосередньо суть поломки.

Характер заходів, в результаті яких недоліки будуть усунені. У цій частині наводиться безпосереднє опис ремонту. Зокрема, вказується, які саме деталі необхідно придбати або зробити роботи. Правильно скласти опис заходів може представник ремонтного підрозділу або підрядчик.

Важливий момент

Дефектна відомість складається, як вище було сказано, комісією. А затвердження акта здійснюється керівником або уповноваженою ним особою. У якості останнього може виступати завідувач гаражем (якщо, приміром, складена дефектна відомість на ремонт автомобіля). Затвердити акт може також головний інженер, якщо поломка сталася у виробничому обладнанні. При виявленні недоліків у приміщенні уповноваженою особою є адміністративний директор.

Практичний питання

В деяких випадках буває так, що після огляду була складена дефектна відомість на ремонт автомобіля, а на станції техобслуговування були виявлені додаткові недоліки. У таких випадках особа, яка здавала об'єкт в сервіс, має скласти службову записку. У ній вказуються необхідні додаткові заходи. Ця записка затверджується особою, яким була завірена дефектна відомість. Таким чином, додаткові витрати будуть санкціоновані уповноваженим представником.

Значення акту

Дефектна відомість необхідна на підприємстві з кількох причин. Першою є господарська. В акті відображається суть недоліку, обставини, у яких він виник. Це дозволяє запобігти подібні вади в майбутньому, розробити заходи, що виключають витрати такого характеру. Оподаткування - ще одна важлива причина, по якій складається дефектна відомість. Бланк містить відомості, що обгрунтовують необхідність усунення тих чи інших недоліків в економічному сенсі. Наприклад, якщо на підприємстві стеля забарвлюється двічі в рік, то інспектор може засумніватися в тому, що це потрібно робити саме стільки раз, і порахувати, що одного разу цілком достатньо. Бухгалтер не зможе пояснити йому економічну виправданість витрат, якщо у нього відсутнє дефектна відомість. Бланк, складений з участю технічних фахівців, роз'яснить причини, за якими ті чи інші заходи проводяться з тією або іншою частотою. Третя причина складання акта полягає у необхідності розмежувати усунення недоліків в об'єкті та його модернізацію. Найчастіше ці заходи відрізняють за критерієм вартості. Якщо коштів потрібно небагато, то вважається, що це ремонт, якщо багато - модернізація. Згідно з Листом Мінфіну № 03-03-06/1/289 важлива не вартість заходів, а їх зміст.

Дефектна відомість: зразок

Уніфікована форма документа не затверджена на офіційному рівні. У цьому зв'язку бланк акта необхідно розробити підприємству самостійно. Документ додається до облікової політики. В організації, як правило, у наявності різні групи ОС. У зв'язку з цим доцільно розробити кілька різних варіантів акта: для автомобілів, нерухомості, оргтехніки і так далі. При складанні форми необхідно керуватися вимогами ст. 9 ФЗ№129. Необхідно врахувати такі правила: 1. Все що проводяться на підприємстві господарські операції повинні бути оформлені підтверджуючими документами. Вони виступають в якості первинних паперів, у відповідності з якими проводиться бухгалтерський облік. 2. Документи приймаються бухгалтерією, якщо вони складені за формою, присутньої в альбомах уніфікованих бланків. Якщо для якого-небудь акту вона не встановлена, то в ньому в обов'язковому порядку повинні бути такі реквізити, як:

назва папери;

дата складання;

назву підприємства, від імені якого оформляється акт;

зміст операції;

вимірювачі заходи в грошовому та натуральному вираженні;

назва посад тих осіб, які відповідальні за вчинення цієї господарської операції, дотримання порядку оформлення;

особисті підписи уповноважених співробітників.

3. Список осіб, які мають право посвідчувати первинні документи, затверджується керівником підприємства за погодженням з гол. бухгалтером. 4. Акт повинен складатися у момент здійснення господарської операції. Якщо це з якихось причин неможливо, то безпосередньо після її завершення. Якісне і своєчасне оформлення первинної документації, а також передачу її у встановлений термін для відображення в бухгалтерському обліку, достовірність інформації, присутньої в ній, повинні забезпечити особи, які склали і підписали.

Додатково

Внесення виправлень здійснюється тільки за погодженням з усіма учасниками господарської операції. Це підтверджується підписами тих же осіб, які засвідчували документ, із зазначенням дати коригування. Акт може бути складений на паперовому або електронному вигляді. В останньому випадку підприємство зобов'язане виготовити паперову копію документа для інших учасників операції, а також на вимогу контрольних органів.

Порядок вилучення

Забрати первинну документацію з підприємства можуть органи слідства/дізнання, прокуратури, суди, податкові інспектори і співробітники ОВС. Вилучення здійснюється тільки за наявності відповідних постанов. Гл. бухгалтер або інша посадова особа може з відома і в присутності представників зазначених вище структур зняти копії документів. На примірниках паперів при цьому проставляється причина і дата вилучення.