Основна функція контролю у менеджменті

Кожен керівник виконує основні функції менеджменту: планування, організація, мотивація, контроль. Чотири елемента функції контролю: визначення показників і методики вимірювання результатів, вимірювання результатів, визначення, чи відповідають результати планом, і коригувальні дії. Усі функції менеджменту: планування, організація, мотивація, контроль тісно взаємопов'язані. Вони однаково важливі для ефективного управління. Не можна розділити їх на основні та другорядні. У той же час функції менеджменту: організація, мотивація і контроль базуються на продуманому і ефективному плануванні.

Планування – це первинна, основна функція. На підставі стратегічних цілей будується план їх досягнення, що передбачає виділення певних ресурсів і прив'язку цього виділення в часі. Планування документує розподіл ресурсів і об'єднує зусилля окремих підрозділів і працівників для досягнення спільної мети. Для цього проводиться декомпозиція загальних цілей на персональні. Обов'язково потрібно передбачити і планування контролю організації . Функції менеджменту, крім цілепокладання, передбачають і складання переліку робіт, які необхідно виконати у певній послідовності для досягнення мети. При цьому кожна робота прив'язана до часу свого початку і закінчення, призначеним для неї ресурсів і подальшим (чи попередніх) у часі робіт.

Організація як функція менеджменту полягає у створенні структури, що дозволяє окремим елементам системи спільно діяти за заданими правилами і раціонально витрачати виділені ресурси для досягнення поставлених цілей. Організаційна структура описується поруч формалізованих правил - регламентів, положень, інструкцій.

Мотивація, як функція менеджменту полягає в спонуканні працівників усіх рівнів до ефективної спільної діяльності для досягнення поставлених цілей. Це найбільш гуманістична і найменш формалізована функція управління.

Контроль, як функція, процес менеджменту полягають у кількісному і якісному обліку результатів роботи, це процес, що забезпечує досягнення організацією поставлених перед нею цілей

Призначення контролю

Контроль - основна функція менеджменту. Він призначений для:

Зниження невизначеності процесу виробництва і процесу управління.

Передбачення і запобігання виникнення збоїв.

Підтримки успішних дій.

Контроль немислимий без вимірювання. Щоб зрозуміти, що робота йде за планом, потрібно порівняти досягнуті на момент контролю кількісні показники з якимись заздалегідь відомими плановими. Процес контролю - це система, яка дозволяє запланувати, виміряти, визначити відхилення та скоригувати будь-яку ділову активність, таку як виробництво, упаковка, доставка споживачеві і багато іншого. Функція контролю у менеджменті – це найважливіша частина процесу управління. У відсутність функції контролю будь управління втрачає сенс. Ви будете не в курсі, чи виконано те, що було заплановано, і взагалі, чи виконується хоч що-небудь. Без функції контролю також неможливо управляти персоналом. Процес управління - це функціональний процес для організаційного контролю, він повинен виростати з цілей та стратегічних планів організації

Чотири елемента функції контролю

До функції менеджменту контроль відноситься чотири основних етапи:

Визначити показники та методику вимірювання результатів.

Виміряти результати.

Визначити, чи відповідають результати планом.

Застосувати коригуючі дії.

«Контроль» означає список, що ведеться в двох екземплярах (фр. contr?le, від contrer?le —, від лат. contra - проти і rotulus - сувій).

Завдання планових значень і методики вимірювання результатів

Необхідно сформувати набір важливих для контрольованого процесу показників і визначити для кожного планові значення в задані моменти часу. Коли при настанні цього часу вимірюється фактичний результат, менеджери отримують сигнали про те, як йдуть справи і, таким чином, їм немає необхідності перевіряти кожен крок виконання планів.
Показники мають бути чітко сформульованими, вимірюваними і суттєвими для контролю. На промисловому підприємстві показники можуть включати обсяги продажів і випуску продукції, ефективність використання робочої сили, показники безпеки та інше. При наданні послуг, з іншого боку, показники повинні включати, наприклад, число клієнтів, змушених чекати своєї черги на обслуговування до банку нових клієнтів, залучених у результаті оновленої рекламної кампанії. Точки вимірювання на часовій шкалі також повинні вибиратися не випадково, а зв'язуватися з критично важливими, з точки зору контрольованого процесу, періодами часу або початком/закінченням важливих етапів процесу. Це можуть бути

Початок або кінець планового періоду – зміни, доби, тижня або місяця.

Початок або кінець важливого етапу: завершення підготовки виробництва, початок остаточної зборки виробу, відвантаження виробу замовнику.

Вихід нового релізу продукту або досягнення планових обсягів послуг.

Функції планування та контролю в менеджменті дуже тісно взаємопов'язані і не мають змісту одна без іншої. Ніким не контрольований план перетворюється в порожній папірець. Так само пов'язані функції менеджменту мотивація і контроль.

Вимірювання результатів

Вимірювання результатів в контрольних точках і порівняння їх з плановими показниками має виконуватися на основі проактивного підходу, так, щоб відхилення могли бути виявлені як можна раніше або навіть спрогнозовані до їх появи, що дозволить уникнути або звести до мінімуму коригувальні дії. Якщо контрольні точки правильно сплановані і доступні засоби, що дозволяють визначити точно, що роблять підлеглі, оцінка поточної та очікуваної продуктивності буде точною і легкою. Однак існує багато видів діяльності, в яких важко визначити точні контрольні точки, існує також багато активностей, які важко вимірювати. Досить просто, наприклад, встановити показник норми часу для виробництва масової продукції і настільки ж легко виміряти фактичні значення за цими показниками Складніше йде справа з далекими від техніки видами робіт. Наприклад, контролювати роботу менеджера по трудовим відносинам нелегко, оскільки нелегко розробити чітку систему показників. Керівник менеджерів такого типу часто покладається на такі розпливчасті показники, як відносини з профспілками, ентузіазм і лояльність підлеглих, плинність кадрів та/або трудові спори. У таких випадках і результати вимірювання підлеглого керівником теж розпливчасті.

Відповідність результатів планом

Це нескладний, але досить важливий етап процесу контролю. Він включає в себе порівняння виміряних результатів із заздалегідь визначеними плановими показниками. На цьому етапі украй важлива заздалегідь розроблена методика порівняння. У цьому документі має бути чітко визначено, що конкретно вимірюється, в який момент часу і при яких умовах. Слідувати цій методиці треба неухильно, в іншому випадку, результати вимірювання та порівняння з планом будуть недостовірними. Якщо показники відповідають плановим, менеджмент може вважати, що все під контролем. У цьому випадку немає необхідності втручатися у повсякденну роботу організації.

Коригувальні дії

Цей етап стає найважливішим у тому випадку, якщо показники не дотягують до планових і аналіз показує необхідність коригувальних дій. Такі корегуючі дії можуть включати в себе зміни в одному або декількох аспектах повсякденної роботи організації. Наприклад, керівник філії банку повинен вирішити, що необхідно зайняти більше операционисток в залі, щоб витримати раніше встановлений показник максимального п'ятихвилинного чекання. Або начальник цеху приймає рішення вивести верстатників понаднормово, щоб витримати строки здачі продукції. Контроль також допомагає виявити некоректно поставлені планові показники, і в цьому випадку коригуючий вплив буде полягати у виправленні планових показників, а не в боротьбі за зміну поточних обмірюваних значень.

Своєчасність коригувальних дій

Треба завжди розробляти конструктивний шлях до доведення показників до планових значень, інакше доведеться запізніло усвідомити, що збій вже стався. Чим раніше встановлена помилка або збій, тим більше шансів її виправити або надолужити відставання. І тим менше будуть витрати часу, матеріальних і трудових ресурсів на її виправлення. Відхилення, виявлені на пізніх термінах, буває і зовсім неможливо виправити. У цьому випадку організація несе чутливі фінансові та репутаційні втрати, аж до припинення свого функціонування. Погані новини сьогодні краще, ніж ті ж новини завтра. Д. С. Чедвік

Взаємозв'язок функцій управління

Функції менеджменту: мотивація і контроль тісно пов'язані один з одним. Для побудови ефективної системи мотивації підлеглого керівнику необхідний доступ до точним і своєчасним результатами контролю. Контроль може здійснюватися на відповідність:

планових показників;

стандартам якості;

корпоративним політикам;

вимогам щодо безпеки та охорони праці;

вимогам контролюючих державних або громадських організацій.

Контроль може бути періодичним і разовим, запланованим і екстреним, приватним і в рамках загального аудиту діяльності організації.

Висновок

Основна функція контролю у менеджменті - забезпечення виконання плану і досягнення таким чином цілей організації. Додаткові функції - підтримка організації та мотивації та взаємодія з ними. Функція контролю в менеджменті є найважливішою. Зміст контролю не в тому, щоб викрити підрозділ або співробітників у невиконанні плану і покарати їх. Сенс полягає у своєчасному виявленні відхилень від плану. Тоді є шанс встигнути виконати коригувальні дії. Продумана організація процесів контролю – запорука точного і своєчасного виконання планів і досягнення поставлених цілей.