Види нарад: протокол проведення, структура і зміст

Немислимо уявити роботу будь-якої організації без ділових комунікацій. Правильно вибудувана комунікативний зв'язок між співробітниками дозволяє злагоджено і швидко вирішувати поставлені завдання. Існує безліч видів нарад в організаціях, і кожен з них має свої особливості і завдання. Знання таких нюансів допоможе полегшити обговорення ділових питань. Дана стаття розповість про види проведення нарад, допоможе зрозуміти, для чого вони проводяться і яким чином фіксуються у діловодстві.

Цілі ділових нарад

Головна мета проведення будь-якого виду зборів і нарад – вироблення конкретних конструктивних рішень актуальних проблем та розгляду нагальних робочих питань. А також під час колективного збору персонал має можливість поділитися з вищестоящими керівниками думками, ідеями або внести пропозицію щодо найкращого вирішення проблем.


Будь-який вид службових нарад дозволяє побачити комплексну картину що відбувається в організації ситуації, визначити її слабкі і сильні сторони. Варто відзначити, що при участі в такому форматі ділових комунікацій відбувається швидка адаптація нових співробітників компанії або підприємства.

Завдання

Можна виділити наступні завдання всіх видів наради:

рішення поточних проблем і питань;

інтеграція дій підрозділів у відповідності зі стратегічною метою фірми;

оцінка діяльності компанії та її окремих структурних підрозділів;

підтримання і розвиток політики компанії.

Для того щоб зрозуміти, в якому форматі провести таке діловий захід, необхідно визначитись, яка з перелічених вище завдань буде йому відповідати, а вже після цього можна зрозуміти, до якої класифікації воно буде ставитися.

Види та класифікація

Нарада, як вид ділового спілкування, може мати різну форму проведення, від чого залежить його тематика та перелік присутніх посадових осіб. Слід виділити основну класифікацію нарад:

Область приналежності. Тут можна виділити такі види нарад, як адміністративні (які передбачають обговорення проблемних питань), наукові (семінари і конференції, метою яких є обговорення актуальних наукових питань), політичні (передбачають збори членів будь-яких політичних партій і рухів) і змішані типи.

Масштаб. Тут виділяють міжнародні, де залучаються фахівці з інших країн або зарубіжні партнери, національні, регіональні, а також міські.

Регулярність. У будь-якому форматі наради можуть бути постійно діючими або періодичними.

За місцем дислокації - місцеві або виїзні.

А також всі види наради можна поділити наступним чином:

Інструктивні, що передбачають директивний формат проведення, де вищестоящий керівник доносить інформацію безпосередньо своїм підлеглим, яка далі розходиться і передається по вертикалі влади. Найчастіше в ході такої ділової комунікації доносяться розпорядження генерального директора, які можуть значним чином впливати на хід роботи підприємства, а також це можуть бути норми поведінки чи важливі нововведення.

Оперативні (диспетчерські). Мета проведення цього виду наради – одержання інформації про стан справ в організації або на підприємстві. Потік інформації в цьому випадку спрямований від нижчестоящих підлеглих до керівників підрозділів або генеральному директору. В основному на оперативних нарадах розглядаються питання про виконання дорожніх карт, планових заходів, стратегічних і оперативних планів. Важливою відмінністю оперативного (диспетчерського) наради від всіх інших є те, що вони проводяться регулярно і мають незмінний список учасників. А також варто відзначити, що в ході його проведення можливо відсутність порядку денного.

Проблемні. Така нарада скликаються в разі екстреної необхідності прийняття рішення для виконання завдань в короткі терміни або для вирішення глобальної для підприємства проблеми.

Крім усього перерахованого вище, можна окремо виділити один найпопулярніший вид виробничої наради – планірку. Як правило, такий захід проводиться щодня або один раз у тиждень, на якому присутній керівник підрозділу і безпосередні виконавці, які отримують завдання на день і обговорюють хід їх виконання.
Темою зібрання персоналу підприємства на нараду може бути будь-який вид питань, що виникають в процесі діяльності підприємства, а також хід обговорення може бути присвячений змінам зовнішнього середовища, в якому функціонує конкретна організація.

Організація наради

Будь-який вид наради, незалежно від його формату, що вимагає ретельної підготовки до нього, так як від цього моменту залежить його ефективність. Спочатку необхідно визначити наступні моменти:

мета;

обговорювані питання;

постановка завдань персоналу (виходячи з функціоналу і підлеглості);

етапи виконання завдань.

На сьогоднішній день більшість нарад проводиться вельми посереднім чином, з-за чого втрачається їх зміст, а поставлені завдання можуть виконуватися неякісно. Тому вкрай важливо продумувати весь хід таких ділових зустрічей і вибудовувати робоче обговорення таким чином, щоб воно не просто забирало час, а мало зворотну реакцію з боку колективу.

Проведення нарад

Слід зазначити, що великі фірми та організації, що прагнуть завоювати певну частку ринку і розвинути свою компанію з метою одержання великого прибутку роблять велику ставку на обговорення важливих питань саме за допомогою нарад. З практики успішних менеджерів можна сформувати наступний звід правил, на тему як необхідно підготуватися до наради: Для початку визначається список учасників. Слід чітко розуміти, кого запрошувати на нараду і яку роль він буде на ньому виконувати. Часто трапляється, що запрошені особи можуть не розбиратися в питанні, і запрошені «на всяк випадок», однак у цей момент вони б могли займатися своїми посадовими обов'язками і не витрачати час даремно. Важливо підготувати порядок денний. Якщо нарада має плановий характер, то завчасно розробляється порядок денний, в якому зазначаються питання, що обговорюються, а також визначаються основні доповідачі. Важливо пам'ятати, що цей документ необхідно направити відповідальним за підготовку інформації і тим, хто буде присутнім для того, щоб всі учасники змогли підготувати звіти, пропозиції і додаткові питання. У разі необхідності порядок денний може коригуватися.

На перший план наради слід виносити головні і стратегічні питання. Доповідачами таких питань обов'язково повинні вялятся особи (керівники підрозділів, ділянок, цехів), які несуть персональну відповідальність за виконання яких-небудь стратегічних заходів компанії.

Важливі моменти

Важливо запам'ятати, що будь-нарада має два головних етапи – це підготовка до нього і саме його проведення. Перший етап включає визначення актуальності проведення ділового збору, позначаються завдання, головні і другорядні цілі, формується перелік учасників і доповідачів, готуються доповіді, презентації та звіт згідно з тематикою або певної порядку денному. Другий етап передбачає реалізацію раніше наміченого ходу проведення наради, заслуховування доповідей та обговорення поточних і стратегічних питань. Якщо під час ділового спілкування необхідно вирішити, що і кому робити із співробітників, то можна виділити третій етап – прийняття рішень. Як правило, рішення визначає голова, який очолює нараду, виходячи зі своїх усмотрений або ж шляхом обговорення або колективного голосування.

Приклад плану проведення наради

Маючи перед собою чітко прописаний план, будь-який керівник може якісно та ефективно провести нараду, що дозволить отримати зворотну реакцію від персоналу і поставити перед ними правильні завдання. Цей план може включати такі аспекти:

вітальне слово;

заслуховування доповідей та підбиття підсумків за певний проміжок часу (квартал, тиждень, півріччя, місяць);

висвітлення поточних проблем, актуальних для фірми;

заслуховування пропозицій щодо усунення проблем (мозковий штурм);

оцінка запропонованих варіантів і обговорення їх виконання;

акумулювання варіантів;

голосування за прийняття того чи іншого варіанту;

визначення кордонів під час вирішення проблем (визначення відповідальних, термінів, методів і способів).

Протоколювання

Більша частина видів нарад потребує фіксації їх на паперовому носії (документі), який називають протоколом. Ведення такого роду документації дозволяє узаконити прийняті рішення. А також завдяки протоколу завжди можна відстежити хід виконання заходів, а в разі невиконання поставлених завдань визначити, хто несе за це відповідальність. Прокол, як правило, веде секретар керівника, який є головою наради. Однак часто така функція може бути виконана та іншими працівниками.

Функції та завдання секретаря

Перед початком проведення ділових нарад секретар повинен бути ознайомлений зі списком запрошених та переліком обговорюваних питань. Проте варто відзначити, що якщо нарада проводиться на регулярній основі, то саме ця посадова особа збирає всю документацію (списки, плани, порядок денний і т. п.) і допомагає керівнику підготуватися до проведення наради. Спочатку і при необхідності секретар може попросити з'явилися осіб заповнити реєстраційний лист, де будуть вказані Ф. І. О. та посаду. Це знадобиться при складанні протоколу. Далі секретар оголошує порядок денний, що позначає початок наради. Далі, коли присутні починають обговорення питань, секретар фіксує хід проведення даного заходу. По закінченні наради дана посадова особа готує готову версію протоколу, після чого підписує його у голови і направляє всі причетним особам. Секретарю вкрай важливо при складанні, приділити належну увагу зовнішньому вигляду протоколу наради. Він обов'язково повинен включати в себе шапку, місце проведення, список присутніх, обговорювані питання і прийняті рішення.

Висновок

З вищевикладеної інформації стає зрозуміло, що проведення нарад на підприємствах має дуже велике значення. Однак завжди варто пам'ятати, що якісна підготовка до таких заходів несе в собі більше 50% запоруки успіху при висвітленні інформації, постановці задач та їх якісному виконанні.