Контролінг на підприємстві: інструменти, цілі і завдання

Ті, хто вперше чує слово "контролінг", як правило, уявляють собі контроль за чим-небудь, але насправді це зовсім не так. Контролінг на підприємстві - це складна система, яка спрямована на удосконалення фінансових, кадрових, технологічних процесів з метою досягнення ефективного функціонування організації в цілому. На відміну від контролю, який призначений для виявлення проблем і помилок, допущених у минулому, контролінг прагне до побудови системи управління процесами у фірмі, які фокусуються на поточних і майбутніх справах. Чому це так важливо? Служба контролінгу на підприємстві є важливим елементом, так як його працівники можуть мінімізувати втрати ресурсів, зробити аналіз поточних і майбутніх планів, а також виявити можливі помилки, тобто ті, які можуть бути допущені в ході діяльності компанії. Однак для того, щоб зрозуміти, що собою являє цей вид діяльності, важливо детальніше вивчити його особливості та ключові моменти. У даній статті будуть розглянуті основні поняття, цілі і завдання контролінгу, а також його концепції, інструментарій та функції.

Поняття і визначення

Контролінг – це новий напрямок у системі менеджменту, тому сьогодні немає однозначного визначення цього поняття. Однак існує кілька визначень, які користуються найбільшою популярністю і відображають суть цього терміна. Його походження пов'язане з англійським дієсловом to control. У перекладі "контролінг" – це "керівництво, спостереження, контроль, управління, регулювання". Однак такого опису мало для того, щоб зрозуміти суть цього явища, тому варто розглянути два наступних більш точні визначення. Контролінг є відокремленим напрямком діяльності в організаціях, яке пов'язане із здійсненням економічної функції і спрямоване на прийняття правильних стратегічних і оперативних рішень керівним персоналом.


Контролінг – це комплекс дій, спрямованих на супровід всіх процесів необхідним інформаційно-аналітичним забезпеченням для прийняття правильних управлінських рішень. Найчастіше вони націлені на збільшення прибутку організації. Сучасний контролінг на підприємстві обов'язково повинен включати в себе систему менеджменту якості, управління ризиками та системою ключових показників, а також управління процесами при реалізації будь-якого виду планування.

Цілі і завдання

Виходячи з основних понять, можна зробити висновок, що головною метою контролінгу на підприємстві є орієнтація всіх процесів управління на досягнення певних поставлених цілей, які можуть виражатися в удосконаленні продукції, досягнення належного рівня конкурентоспроможності і так далі. Іншими словами, мета – це підтримка ефективного управління організацією. Яке його призначення? Виходячи з мети, виділяють наступні основні завдання контролінгу при управлінні компанією:

розробка методології планування та його організація;

облік, що включає збір інформації та її обробку;

контроль;

організація заходів по спеціальній системі спостережень.

Дані завдання, викладені в стислому вигляді, мають своєрідні підзадачі, які повинні виконуватися службою або відділом, на який покладена функція контролінгу. Розробка методології планування і його організації включає в себе наступне:

забезпечення створення нормативної бази, яка допоможе здійснювати прогнози розвитку компанії;

надання консультативної допомоги особам, які розробляють стратегічні плани;

виконання координаційної роботи при складанні різних планів, при визначенні головних цілей фірми і складанні бюджетів;

прийняття участі в обговореннях і визначеннях параметрів (якісних і кількісних) роботи.

Завдання обліку включає в себе наступне:

розробка структури передачі і отримання інформації;

створення системи інформаційного забезпечення для надання довідок, відомостей і звітів особам, відповідальним за певний процес в управлінні компанією;

визначення потреби у забезпеченні необхідною інформацією менеджерів або інших відповідальних осіб;

зіставлення планів та звітів та складання проміжної звітної документації, яка відображає хід виконання планів;

аналіз відхилень від планів, виявлення можливих причин і розробка пропозицій щодо запобігання впливу негативних чинників, які спричинили збої в роботі.

Завдання контролю включає в себе:

відстеження виконання планів, спрямованих на досягнення стратегічних цілей;

відстеження стану умов зовнішнього середовища, взаємопов'язаних з відпрацюванням стратегічних планів;

контроль за слабкими місцями, які були виявлені при плануванні або аналізі ходу виконання програм.

Завдання по організації заходів по спеціальній системі спостережень передбачає наступне:

розробка нормативної бази для одержання та надання інформації всередині організації;

розробка заходів, що передбачають додаткове інформаційне та аналітичне забезпечення.

Особливе місце в системі контролінгу фінансів, персоналу і ресурсів займає ведення звітності. Як правило, традиційна звітність передбачає орієнтацію на минуле і виклад фактичних даних про минулі процесах і явищах, а звітність в контролінгу орієнтована в майбутнє. Таким чином, можна побачити, що організація контролінгу на підприємстві сприяє створенню поточного контролю за процесами з метою визначення наслідків тих або інших управлінських рішень. А також можна сказати, що впровадження контролінгу дозволяє вберегти керівництво компанії від прийняття незважених або нерентабельних рішень, що тягнуть за собою витрата ресурсів.

Методи

Для виконання всіх поставлених завдань при управлінні організацією контролінг передбачає застосування наступних загальнонаукових методів:

аналіз;

дедукція;

індукція;

конкретизація;

абстрагування;

синтез;

аналогія;

моделювання.

Після того як були розглянуті цілі, завдання та методи даного напряму діяльності, дуже важливо зупинитися і на його функціях.

Функції

Система контролінгу на підприємстві включає в себе такі основні функції, як:

інформаційна;

обліково-контрольна;

аналітична;

функція планування.

А також умовно можна виділити три функції, які будуть сукупністю перерахованих вище – сервісну, комментирующую і управлінську.

Причини виникнення контролінгу

На стику дев'ятнадцятого і двадцятого століть багато американські керівники в процесі управління організаціями зіткнулися з гострою необхідністю поліпшення методів господарського обліку і фінансового контролю. Перші спроби поліпшення облікової системи виглядали таким чином – керівники підприємств покладали на головного фінансиста і секретаря фірми завдання з надання аналітичної інформації з питань економічної і господарської частини. Таким чином формувалася тісний робоча взаємозв'язок між фінансовою службою і людиною, який асистує головному керівнику. Згодом було встановлено, що із-за різноманіття інформації і потреби її деталізації доцільно покласти це завдання на окремих посадових осіб. Таким чином і сталося впровадження контролінгу на підприємстві. Можна виділити наступні передумови виникнення контролінгу:

світовий економічний криза;

ускладнення і посилення для підприємців системи оподаткування;

ускладнення форм фінансування.

Розвиток контролінгу як галузі економічної науки зумовлено наступними причинами:

інтернаціоналізації та диференціації компаній;

зміною технологій, задіяних у виробничих сферах;

ускладнення системи управління підприємством;

ускладнення зовнішнього середовища;

ускладнення комунікативних процесів для прийняття управлінських рішень, що спричинило гостру потребу в компетентних кадрів у сфері системотехніки і організації.

Сьогодні багато керівників зарубіжних підприємств відзначають, що після створення відділів контролінгу на підприємстві, наприклад, збільшилися доходи фірми, використання фінансових, людських та інших видів ресурсів стало більш правильним і вдалося значним чином скоротити витрати.
Перед службою контролінгу в організації стоїть дуже серйозне завдання – забезпечувати оперативний збір і складання детального аналізу інформації по всіх наявних витрат в цілях управління підприємством. Директор підприємства, начальник фінансової служби і начальники виробничих відділів повинні своєчасно і регулярно отримувати інформацію, щоб у разі можливих відхилень встигнути прийняти правильні заходи і скорегувати роботу всього підприємства.

Концепції

На сьогоднішній день в економічній літературі виокремлюють німецьку і американську концепцію контролінгу. В цілому дані концепції дуже схожі один на одного, проте основною їх відмінністю є те, що перша більш орієнтована на розгляд проблем внутрішнього обліку та аналізу внутрішнього середовища організації, а друга - проблем зовнішнього середовища, з якою тісно взаємопов'язана компанія. Варто відзначити, що німецька концепція отримала широке визнання. Відповідно до даної концепції, центральної завданням є вирішення проблем внутрішнього обліку планової, контрольної та документальній формі. Американська концепція також ставить на передній план вирішення питань, пов'язаних з планової, контрольної та документальної формою внутрішнього обліку, однак тут центральне місце відведено ще і вирішення завдань оцінки зовнішнього середовища та її детального аналізу.

Інструменти

Інструменти контролінгу – це певний набір дій, який дозволяє виконувати певні функції і завдання. Даний інструментарій можна класифікувати за такими критеріями:

період дії (стратегічний або оперативний);

область застосування (залежить від поставлених завдань).

Для того, щоб чітко зрозуміти, які основні інструменти використовуються в контролінгу і за яких обставин їх краще всього застосовувати, слід розглянути подану нижче таблицю.

Область застосування



Інструментарій



Період дії



Облік



Звіти про господарську діяльність Облікові форми Показники обліку Методи аналізу звітності



Оперативний



Організація потоків інформації



Система документообігу



Стратегічний



Планування



Робота з обсягами замовлень Аналіз точки беззбитковості ABC-аналіз Аналіз слабких місць фірми Аналіз інвестиційних проектів Аналіз знижок Аналіз збуту і структури споживання Оцінка рентабельності запуску виробництва сировини для виготовлення власної продукції Оцінка кривої навченості Методи логістики Бенчмаркінг Оцінка потенціалу фірми SWOT-аналіз Карти сприйняття Оцінка якості обслуговування Графік Гантта Розрахунок рівня запасів Планування роботи потужностей Ціноутворення Аналіз бар'єрів входу Мережеве планування та ін.



Стратегічний



Моніторинг і контроль



Система своєчасного попередження Аналіз витрат Аналіз відповідності показників (планових і фактичних) Аналіз розривів



Стратегічний

До питання вибору інструментарію контролінгу необхідно підходити вкрай обережно. Наприклад, організації, яка веде свою діяльність в умовах ринку олігополії або монополії, абсолютно немає сенсу використовувати аналіз конкурентів. Перераховані вище інструменти контролінгу фінансів дозволяють значно спростити процедуру економічного розвитку та складання планової та звітної документації.

Стратегічний і оперативний контролінг

Існує два види контролінгу, які відрізняються періодом свого дії, а також завданнями і способами їх вирішення. Стратегічний контролінг направлений на виконання довгострокових програм, стратегій. Його мета – формування чіткої системи планування, яка дозволить надійно керувати компанією, що призведе до збільшення прибутку. А. Гэльвайтер (вчений-економіст) у своїх працях виділив вісім напрямків, які повинен охоплювати стратегічний контролінг, а саме:

Визначення повноти планів компанії, а також їх формальне і фінансове утримання.

Контроль за нестабільними умовами всередині організації і в зовнішньому середовищі, які тісто пов'язані з реалізацією стратегічних планів фірми.

Контроль за прийняттям важливих рішень та їх виконанням, виходячи з аспекту термінів.

Відстеження виконання планів, особливо на складних або важливих етапах його здійснення.

Своєчасне реагування на несприятливі зовнішні і внутрішні умови, які можуть заподіяти фінансовий шкоди організації або дати побічний результат діяльності.

Відстеження стратегічної ситуації фірми на основі регулярних аналізів.

Перевірка розмежування стратегічних одиниць підприємства.

Контроль дотримання визначальних принципів підприємства, які були визначені раніше.

Можна виділити такі завдання цього виду контролінгу:

визначення кількісних і якісних цілей;

відповідальність за планування;

опрацювання системи альтернативних стратегій;

визначення критичних точок у внутрішній і зовнішній середовищі для системи альтернативних стратегій;

визначення слабких місць організації і управління ними;

формування системи показників;

управління відхиленням та їх показниками;

управління мотивацією в установі;

управління економічним потенціалом.

Оперативний контролінг на підприємстві відрізняється від стратегічного тим, що він спрямований на надання допомоги керуючим у досягненні результатів короткострокових цілей. Варто відзначити, що його головне завдання полягає в тому, щоб не допустити кризового стану в організації та відстежити поточний процес виконання запланованих заходів. Для того щоб зрозуміти відмінні риси цих двох видів, слід розглянути подану нижче таблицю.

Ознаки



Стратегічний контролінг



Оперативний контролінг



Орієнтація



Внутрішнє середовище Зовнішнє середовище



Рентабельність Економічна ефективність



Рівень управління



Стратегічний (довгостроковий)



Тактичний та оперативний



Цілі



Створення умов для виживання Проведення антикризових заходів Підтримка успішного потенціалу



Забезпечення ліквідності та прибутковості



Головні завдання



Визначення кількісних і якісних цілей Відповідальність за планування Опрацювання системи альтернативних стратегій Визначення критичних точок у внутрішній і зовнішній середовищі для системи альтернативних стратегій Визначення слабких місць організації і управління ними Аналіз економічної ефективності



Методична допомога при розробці бюджету Пошук слабких місць для здійснення тактичного управління Визначення сукупності підконтрольних показників у відповідності з поточними цілями Порівняння планових і фактичних показників Визначення впливу відхилень на виконання поточних планів Мотивація

Взаємозв'язок оперативного та стратегічного контролінгу

Дані два види контролінгу є невід'ємними частинами одне одного. Найголовнішим завданням стратегічного контролінгу є забезпечення тривалого існування конкретного підприємства, а оперативного – поточне планування та реалізація визначених планів для отримання прибутку. Взаємозв'язок цих двох видів можна представити у вигляді таких висловів:

«робити правильну справу» - це стратегічний контролінг;

«робити справу правильно» - це оперативний.

Таким чином, можна зробити висновок, що оперативний контролінг є складовою частиною реалізації стратегічного.

Впровадження та організація роботи служби

Якщо керівник підприємства прийняв рішення про впровадження системи контролінгу, то йому знадобиться в першу чергу внести зміни в організаційну структуру і створити службу (відділ), яка обов'язково повинна бути у прямому підпорядкуванні у генерального директора або головного керівника. Служба контролінгу може включати в себе наступних фахівців:

начальник служби;

контролер-куратор цехів (підрозділів/ділянок/відділів);

спеціаліст з управлінського обліку;

спеціаліст з інформаційних систем.

Якщо обсяги виробництва або розмір організації невеликий, то можна об'єднати функції даних напрямків і виключити одну посаду. Для належної організації роботи при впровадженні такої системи слід прописати кожному фахівцю посадові інструкції, функціонал яких буде визначено виходячи з потреб підприємства. Кожен керівник, особливо тих підприємств, які розташовані на пострадянських територіях, повинен пам'ятати, що впровадження інноваційних методів управління може викликати у персоналу критику, а в деяких випадках і повне відторгнення. Тому перед запуском роботи служби контролінгу необхідно презентувати нововведення і донести до відома всіх співробітників головні завдання, цілі та основні функції, які буде виконувати даний структурний підрозділ. Також варто зазначити, що запровадження такої служби має бути поетапним і включати в себе підготовчу стадію, на якій вивчається стан підприємства, потім саме впровадження, і насамкінець здійснюється етап автоматизації, якщо в цьому є необхідність.

Висновок

В цілому контролінг відображає в собі величезний спектр наукових економічних і управлінських дисциплін — менеджмент, стратегічне планування, кібернетика, економічна теорія і так далі. Завдяки цьому професійний менеджер або команда з кількох спеціалістів, на яких покладено функцію контролінгу, здатні вирішувати виробничо-економічні та кадрові питання, враховуючи багатоплановість і широкий спектр проблематики даної діяльності. Саме тому наявність налагодженої системи контролінгу на підприємстві дозволяє вирішувати, а часто і передбачати проблеми, що, в свою чергу, призводить до своєчасного реагування та мінімізації різних витрат і серйозних фінансових втрат.