Основні етапи відбору персоналу, особливості процесу та критерії

Вирішення питань, що стосуються кадрового характеру, а саме етапів набору і відбору персоналу, є вкрай важливими для будь-якої організації. Цей факт обумовлений тим, що якісно підібрані співробітники здатні виконувати свої функції та посадові обов'язки вкрай ефективно, що тягне за собою злагодженість роботи всього підприємства та збільшення його доходів. Для того щоб етапи найму і відбору персоналу в організації проходили без проблем і приносили ефективні плоди, слід враховувати, що вся система управління людськими ресурсами будується на певних концепціях і носить комплексний характер. Виходячи з цього, керівнику або начальника кадрової служби необхідно володіти правильною методологією відбору кандидатів на вакантні посади і використовувати для цього специфічні знання та інструментарій. Дана стаття детально опише всі етапи та методи відбору персоналу, а також основні критерії цього процесу.

Підготовка до відбору

Керівництво організації може спочатку визначать образ і професійні якості людини, яку б він хотів бачити на конкретній посаді. Тому головною метою відбору є знаходження серед кандидатів самого підходящого людини, особисті і ділові якості якого б відповідали особливостям та умовам праці. Перш ніж визначити етапи і критерії відбору персоналу, необхідно врахувати, що існує деяка частка організаційних моментів, що впливають на цей процес. В момент прийняття рішення про наймання нових співробітників і задіюються різні способи залучення кандидатів (реклама в ЗМІ, залучення центрів зайнятості і т. д.) Після отримання відповідної реакції з боку зацікавлених кандидатів можна виявити якусь закономірність, яка розповість про те, які ж методи відбору необхідно задіяти і на скільки етапів відбору персоналу буде розділений весь цей процес.


Для цього професійні менеджери розраховують коефіцієнт відбору персоналу, який представляє співвідношення кількості відібраних кандидатів до кількості всіх бажаючих отримати конкретну посаду. Таким чином, провівши поверхневий аналіз резюме і оцінку спілкування з кандидатами по телефону, можна науковим шляхом зрозуміти, кому потрібно «вести боротьбу» – кандидатові за робоче місце або організації за кандидата. Результати коефіцієнта розкажуть про наступне:

Якщо коефіцієнт відбору дорівнює або дуже близький до 1 то відбір пройде просто і швидко. Це пояснюється зацікавленістю з рівносторонньою боку здобувачів і роботодавця.

Якщо коефіцієнт менше близький або дорівнює 05 – це говорить про те, що процес відбору стає важким. Однак у цьому випадку варто пам'ятати, що якщо коефіцієнт нижче 1 або навіть наближається до 0 то шанс знайти підходящого співробітника збільшується, так як тут спостерігається відповідність кандидата вимогам, які висуваються з боку організації.

Далі, в залежності від виявленого коефіцієнта, слід визначити етапи відбору персоналу.

Етап № 1: Попередній відбір

При будь-яких обставин та способів пошуку кандидатів менеджер починає знайомство з ним заочно, за допомогою резюме, телефонної розмови і т. п. Тому можна сказати, що це основний етап відбору персоналу, так як тут виявляється першорядні відповідності претендента для заняття їм планованої посади. Існує кілька форм відбору, які можуть бути використані для вивчення даних про заявника, вибір яких, як правило, спочатку визначається самим претендентом.
Однак організація має право визначати для себе, в якому форматі буде відбуватися вивчення даних на цьому етапі відбору персоналу. Приміром, якщо начальником відділу кадрів було визначено, що попередній відбір відбуватиметься за допомогою вивчення отриманих резюме, то в разі особистої явки людині пропонується залишити цей заявний документ і чекати рішення по даному питанню. Слід зупинитися на формах даного етапу відбору персоналу, з яких такі є основними, а саме:

Лист-звернення. Необов'язкова форма, яка передбачає написання людиною звернення на адресу керівника організації з проханням про розгляд його в якості кандидата на вакантну посаду. Даний документ може бути направлений в якості супровідного листа до резюме.

Резюме. Форма, що передбачає заповнення її у вільній формі з вказівкою основних даних про заявника, його попередніх місцях роботи, професійному досвіді, освіті і особистих якостях. На підставі цього заявительного документа приймається рішення, чи варто запрошувати кандидата в організацію для особистої бесіди.

Інтерв'ю під час телефонного дзвінка. Прекрасна форма відбору, яка дозволяє визначити рівень комунікабельності, вміння вести ділові переговори і т. д.

Співбесіду. Така форма – прекрасний шанс оцінити працівника шляхом аналізу його відповідей на запитання, а також невербальної форми спілкування.

Особовий листок з обліку кадрів. Ця форма є обов'язково при працевлаштуванні. Якщо претендентом на посаду є вже працює в організації працівник, вивчити інформацію про нього можна за допомогою цього документа.

Варто зазначити, що оцінити кандидата також можна і по тому, яким чином він зміг презентувати себе і наскільки якісно він зміг показати свої ділові якості на цьому етапі. Приміром, якщо людина направив резюме та у додатку до нього склав лист-звернення, в якому вказав, чому він бажає отримати дане робоче місце, може сказати про те, що даний кандидат уміє використовувати ділові прийоми та оцінити особисті якості. А також варто відзначити, що при такому разі є додаткова можливість перевірити освітній рівень здобувача.

Етап № 2: Заповнення анкети

Даний етап процесу відбору персоналу дозволяє з'ясувати кваліфікацію кандидата на посаду і порівняти її з тими вимогами, які висуваються організацією. Перелік питань, як правило, складається менеджером по персоналу або начальником відділу кадрів. Затвердження питань знаходиться в компетенції головного керівника підприємства. Така процедура дозволяє зекономити значний час для погодження кандидатур з керівництвом менеджера по персоналу, а начальству бути впевненим в тому, що відбір дозволить знайти людину, яка дійсно підходить на вакантну посаду. Заповнення анкети, так само як і попередній відбір, є основним етапом відбору персоналу.

Етап №3: Попереднє інтерв'ю

Мета цього заходу – визначити по першому зовнішньому враженню і фізичної кондиції, чи підходить претендент на вакантну посаду. Недержавні організації можуть вдаватися до проведення таких зустрічей на нейтральній території, наприклад, в кафе або іншому нейтральному закладі.

У процесі цього етапу доцільно провести бесіду і переглянути документи кандидата, що підтверджують його освітній рівень, професійний стаж, сертифікати про проходження додаткових курсів і т. п. Як правило, попереднє інтерв'ю проводить менеджер з персоналу або начальник відділу кадрів.

Етап №4: Тестування

При професійному відборі персоналу, етап тестування може бути проведено в момент проведення попереднього інтерв'ю, що дозволяє заощадити час, або ж призначено на інший день. Тести можуть бути психологічними і типовими, мета яких – з'ясування мотиву здобувача в отриманні конкретної посади, складання психологічного портрета і, звичайно ж, визначення професійної придатності. Розробкою і підбором тестів займається менеджер з персоналу або начальник відділу кадрів, погоджує з лінійними керівниками цехів, відділів і служб, у яких відкриті вакансії. Затверджує перелік тестів керівництво фірми, виходячи з того, що воно хотіло б знати про нанимаемом працівника.

Етап №5: Рекомендації

Даний етап є необов'язковим, та її проходження здійснюється у двох випадках:

якщо здобувач самостійно надав рекомендаційні листи з колишніх місць роботи;

якщо є необхідність з'ясувати правдивість виявленої інформації про кандидата і дізнатися про ставлення інших людей до нього.

Етап рекомендації може здійснюватись за допомогою телефонного дзвінка колишньому керівництву претендента або ж складання офіційного запиту на його попереднє місце роботи. Варто відзначити, що до останнього вдаються вкрай рідко і тільки в тому випадку, якщо відбувається відбір кандидатів на керівні посади або ті, які мають дуже специфічну спрямованість.

Етап №6: Поглиблена бесіда

Мабуть, цей етап найму і відбору персоналу є одним з найголовніших, і виключати його абсолютно не рекомендується. В процесі поглибленої бесіди можна заповнити всі відсутні відомості про кандидата та визначити його відповідність вакантної посади. У практиці роботи з людськими ресурсами трапляється, що людина може не володіти належною професійною підготовкою або необхідним стажем роботи, але його природні таланти дозволяють йому претендувати на яку-небудь посаду. Підготовкою до цього етапу займається менеджер по персоналу, після чого проводить бесіду з лінійним керівником або головним керівництвом компанії.

Етап №7: Іспит

Даний етап передбачає видачу кандидату завдання, аналогічного тому, з чим йому доведеться стикатися в процесі трудової діяльності. Після проведення іспиту лінійний керівник оцінює результат і дає висновок про професійну придатність людини. Готує завдання до такого іспиту менеджер по персоналу спільно з лінійним керівником.

Заключний етап: Пропозиція роботи

Після того як були відсіяні невідповідні претенденти і організація прийняла рішення, претендентові пропонують робоче місце. На даному етапі заводиться особиста картка працівника, відбувається підготовка всієї документації і людини офіційно оформляють на посаду. У цей момент вкрай важливо передбачити такий момент - навіть якщо людина добре проявив себе на всіх етапах відбору персоналу в організацію, все одно існує ймовірність зіткнутися з непрофесійністю або іншими людськими факторами. Тому рекомендовано проводити оформлення співробітника з передбаченим випробувального терміну.

Формування резерву

У процесі відбору персоналу на розливних етапах його проведення відбувається відсіювання кандидатів, які з тих чи інших причин не підійшли на вакантні посади. Однак тут може статися наступне:

Кількість вакантних місць буде менше підходящих претендентів.

Серед людей, які претендували на певну посаду, будуть ті, які не підходять на неї, але абсолютно відповідають посадам, на які в майбутньому планується набір.

Для того щоб не втратити цінні кадри, які можуть знадобитися підприємству, менеджер з кадрових питань формує список резервістів. Даний список повинен включати в себе всі дані про заявника, з зазначенням контактного телефону чи адреси. В даному випадку претенденту на посаду відмовляють в її отриманні, але сповіщають про те, що він знаходиться в списку резерву і може бути запрошений у разі такої потреби.

Висновок

Підбір і відбір кадрів – це процес, який вимагає ретельного підходу і від того наскільки якісно спрацює кадрова служби залежить успішність всього підприємства в цілому. Тому в процесі пошуку потрібного персоналу повинні бути задіяні відповідні методи, інструменти, зазначені у перерахованих етапах відбору.