Функціональна Модель. Побудова моделі «як є» та «як буде»

Організація як живий організм являє собою систему організованих інформаційних процесів, що надходять ззовні, що циркулюють всередині, створюваних в якості результату. При цьому далеко не всі вони формуються свідомо керівництвом і/або працівниками, об'єктивна реальність грає свою помітну роль. Функціональна Модель - це система пов'язаних систем: окрім запланованого, багато структурні елементи, процеси і функції виникають у тому числі як результат помилок в управлінні, нерозуміння працівником поставленого завдання або необ'єктивної оцінки досягнутого результату керівником. Неадекватний аналіз зовнішніх впливів, дублювання завдань, різноманіття рішень, психологія прийняття рішень і багато інші обставини є підставами для дослідження, яке аналізує моделі управління організацією і пропонує ефективні рішення.


У будь-який момент часу можна визначити, як виглядає функціональна модель організації в стані «як є» (AS IS). З позицій сформованих методик можна виконати аналіз отриманих уявлень та сформулювати шляхи більш ефективної роботи і подальшого розвитку організації.

Існуючий досвід і методики

Основна методика моделювання IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) в даний час представлена різними варіантами і реальним позитивним досвідом. У його основі лежить уявлення про неподільній частці – блоці, який відображає деяку бізнес-функцію. Сторони блоку – його ролі. Ліва – вхід, права - вихід, верхня – управління, нижня - механізм.


Таке формальне ставлення до організації дозволяє представити її у вигляді взаємозалежних блоків (бізнес-функцій). Отже, структурна модель організації представляється сукупністю простих елементів. Принцип функціональної декомпозиції: один блок – одна бізнес-функція. Принцип обмеження складності обмежує кількість елементів на кожній діаграмі. Принцип контексту – суть бізнес-функції самої організації представляється як комбінація уявлень про те, що планувалося створити, що є і як це працює. Для об'єктивного побудови моделі управління організацією також важливий досягнутий досвід розробки і впровадження автоматизованих робочих місць, стимулом якого став прогрес у розвитку комп'ютерної техніки, поява локальних і глобальних мереж. Результат застосування методики: «як буде» (TO BE) зазвичай уявляє, як впроваджується та чи інша інформаційна система, а процес розвитку компанії розглядається як перехід зі сформованого стану в задане. Саме по собі застосування методики не завжди дає істотний результат. Далеко не кожна функціональна модель управління може бути адаптована до тієї чи іншої сучасної інформаційній системі.

Фундамент початку моделювання

Функціональна Модель організації - дуже непросте завдання. Для спрощення роботи слід для початку допустити, що матеріальна складова знаходиться в нормальному стані і функціонує бездоганно, а технічні служби організації забезпечують її усім необхідним, контролюють інженерні споруди і надходження необхідних видів енергії в достатніх кількостях.
При цьому припущенні можна визначити, як виглядає функціональна модель для даної організації в положенні «як є» (AS IS) в чистому вигляді. Якщо згодом виявиться, що матеріальна складова показала себе не з кращого боку, потрібно інше моделювання. Для досягнення успіху, перш ніж включити прилад, потрібно припустити, що в розетці є потрібне напруга.

Початкова мета моделювання

Сформулювавши бізнес-функцію організації, її положення в навколишньому соціально-економічному просторі, можна визначити спектр вхідних інформаційних процесів і вихідний трафік. Матеріали, інструменти, обладнання, а також результат функціонування організації: продукція, послуги, суспільно корисна діяльність вторинні і представляються в ході моделювання в якості описів, інформації про діючих реальних об'єктах. Загальна бізнес-функція як система, об'єднує безліч елементів і процесів, що представляється як сукупність блоків, що реалізують прості бізнес-функції. На цьому етапі визначаються дублюючі блоки, формується спектр вирішуваних завдань. Розуміти моделі управління організацією дуже важливо.

Управління в організації

Організація надає управління власнику, директору, менеджерам, керівникам різного рівня. Але функціональна модель повинна відображати реальний стан речей і розглядати персонал компанії як специфічний активний ресурс. Не суть важливо, хто виконує побудову моделі. Це може бути стороння організація або власний підрозділ. Істотно розмежування: управління організацією – це одне, моделювання – це абсолютно інше. Для точного визначення стану «як є» не слід орієнтуватися на думку співробітників – в даному випадку персонал по всьому його позиціям є перш за все предмет дослідження. Їх описує функціональна модель процесу, що в кінцевому підсумку дає повну картину всіх процесів.

Керівна і спрямовуюча

Вплив керівництва і власників істотно уповільнює процес моделювання, що погіршує функціонування організації. Про це говорить досвід застосування методики. Побудова моделі «як є» в контексті розуміння її керівництвом носить специфічний особистий характер. Вибравши виконавця, слід прийняти як безумовний факт: саме він несе відповідальність за свої дії і не зобов'язаний виконувати поради, рекомендації або прямі вказівки з боку організації.

Інформаційні системи: потрібна функціональність

Констатуючи досягнення в сфері розробки інформаційних систем для електронного документообігу, бухгалтерії, логістики і т. д., доводиться визнавати, що жорсткість рішень стала традицією. Поки ще немає таких систем, які б могли виходити за межі сформульованих на початку завдань. Завданням властиво розвиток, програмні рішення не розвиваються. Взявши будь-яку існуючу систему (наприклад, "1С: Бухгалтерія", "1С: Документообіг", eDocLib), можна не тільки бачити рівень уявлень розробника про її функціонал, але і відразу зіткнутися з обмеженнями в реалізації певних бізнес-функцій. Але треба враховувати те обставина, що, не застосувавши хоча б один з існуючих способів, можна отримати уявлення про те, яка саме функціональність потрібна, а яка очевидно зайва. Впровадивши ту чи іншу інформаційну систему, часто доводиться допрацьовувати алгоритми, розробляти додаткове програмне забезпечення. Це дуже важливий момент для моделювання основної бізнес-функції організації.

Інформаційний сервер компанії

Для ефективного застосування сформованих методик та формування моделі функціональної як ідеальною (бажаної) структури функцій і процесів зручно розглядати компанію у формі, наприклад, сайту. Це дозволяє створити власну внутрішню інфраструктуру (головний офіс і віддалені підрозділи), імплантувати в неї використовувані програми (бухгалтерія, логістика, документообіг) і надати функціонал відповідно посадовим обов'язкам співробітників. У такій формі зручно не тільки формалізувати функції кожного елемента (персонал, обладнання, використовувані програми, важливі таблиці тощо), але і забезпечити їх розвиток в процесі роботи компанії.

Поточний електронний "вінегрет"

Важко недооцінювати внесок, який внесли електронні таблиці і "вордовские" документи в організацію електронного документообігу. З точки зору моделювання і побудови функціональної моделі організації, аналізу інформаційних процесів використовуються таблиці і файли мають важливе значення. Систематизувавши інформацію про використовувані ресурси, легко визначити джерело їх змін, споживача, а насамперед актуальний зміст. Склалася традиція часто призводить до того, що повноцінні електронні документи у своїх форматах включаються в ті або інші системи документообігу. З точки зору реалізації це прийнятно, але з точки зору ефективності - ні. Останнім часом з'явилися і отримали свій розвиток інструментальні засоби для створення і обробки електронних таблиць і документів за допомогою бібліотек PhpOffice (PhpExcel і PhpWord). Використання цих засобів дозволяє виокремлювати з реальних документів тільки потрібну інформацію і формувати потрібні результати, які можна відкривати традиційно в MS Excel і MS Word.

Приватне узагальнення результатів

Застосування популярних методик функціонального моделювання, обраних інформаційних систем, бухгалтерських та логістичних програм, об'єднаних у єдину власну інформаційну систему (сервер), дозволяє створити бажану модель управління організацією. А за допомогою інструментальних засобів типу PhpOffice можна надати їй гнучкість, можливість розвитку. На жаль, без додаткового програмування побудувати бажану інформаційну систему рідко представляється можливим. Однак дуже важливо враховувати досягнуте розуміння функціональності використовуються в програмних продуктах. Зокрема сучасна електронна таблиця - це насамперед потрібний функціонал, а реальне її вміст - актуальне відображення того чи іншого функціонального блоку на структурній моделі. Якщо як приклад взяти "1С: Бухгалтерії", то можна помітити, що її структура і функціональність повноцінно відображають дійсність. При цьому технічна підтримка виробника нівелює жорсткість системи, надаючи можливість споживача отримувати потрібний функціонал, що відображає зміни в інформаційному бізнес-просторі.

Форс-мажор: непередбачені обставини

Згадуючи у своїх внутрішніх і зовнішніх відносинах про обставини непереборної сили, організація достовірно свідчить про своє незнання того, як вийде з тієї чи іншої ситуації. І тим самим автоматично розписується в гарантованому зняття з себе зобов'язань. Здатність організації відповідати за своїми зобов'язаннями має найважливіше значення для партнерів, для клієнтів та для власних співробітників, тобто для навколишнього соціально-економічного середовища.

Формула ідеальної компанії

Природа доцільна, кожен її організм продуманий до дрібниць і здатний не тільки адекватно реагувати на будь-яку зміну навколишнього середовища, але і відновлюватися самостійно, без стороннього втручання. Ідеальна організація - така, яка, по суті, "не існує", але її функція виконується. Коли організація органічно вписується в навколишнє її соціально-економічне середовище, стає її незамінною частиною і адекватно розвивається, тільки тоді ця середовище забезпечить життя компанії і буде піклуватися про неї, як про частини свого організму.

Зворотний цикл

Результат будь-якого моделювання будь-якої організації - насамперед підстава повторити процес. Моделювання – це більш високий рівень програмування дійсності, менш формальний і жорсткий, ніж побудова інформаційних систем. Будь-яка програма (так свідчить досвід) може бути покращено, оскільки сама по собі вирішена. Це дає підставу переглянути алгоритм рішення, його результат і більш компетентно оцінити вхідні дані. Побудована модель – програма більш високого порядку. При впровадженні вона дає неоціненний практичний досвід роботи, є хорошим приводом повернутися до початку.