Завдання і мета відрядження: приклади

Чи знаєте ви, як правильно вказати мету відрядження? Приклад можна, звичайно, без проблем знайти на всіляких професійних форумах бухгалтерів або спеціалістів з кадрової роботи. Але копіювання чужого досвіду не завжди виправдано. В нормативних актах немає переліку цілей поїздок за службової потреби. Тим не менш формулювати причину, з якої працівник відправляється в шлях, стоїть таким чином, щоб проїзні та добові витрати можна було відобразити в обліку для зниження оподатковуваного прибутку.


Для цього важливо врахувати ряд моментів.

Яких саме?

Практикуючі бухгалтери легко призводять різні приклади цілей відрядження і вказують на наступне:

Ділова поїздка працівника повинна очевидним чином відповідати інтересам компанії. Мета відрядження формулюється так, щоб було ясно: «подорож» вигідно для фірми, прямо або побічно сприяє тому, щоб підприємство заробляло прибуток, нарощувало обсяги діяльності, підвищувало якість товарів і послуг. Працівника організації не можна відправити у відрядження, поставивши перед ним завдання «відпочити», «відновити сили» або «вилікуватися». Для цього передбачені відпустки - щорічні або за станом здоров'я.

Мета відрядження не повинна суперечити посадової інструкції працівника. Так, бухгалтера не можна відправити в ділову поїздку для переговорів з клієнтами. А комерційний директор фірми не може бути відряджено до іншого міста з метою «перевезення співробітників».

Причина, по якій здійснюється ділова поїздка, має відповідати терміну «подорожі» і його маршруту. Якщо метою відрядження є, наприклад, участь у виставці, працівник організації зобов'язаний «рушити» у зворотному напрямку протягом доби після закінчення заходу.

Вкрай обережно слід віднестися до обґрунтування поїздок за службової потреби у вихідні. Якщо співробітник компанії вирушає в інше місто, наприклад, для проведення переговорів в понеділок, а час у дорозі становить один день, то можна виїхати не раніше вечора суботи. В іншому випадку вартість квитків або ПММ не можна буде віднести до витрат.

Краще уникати загальних формулювань. Важливо вказати, навіщо саме співробітник організації відправляється працювати поза місця постійної служби. Інакше у контролерів можуть виникнути сумніви в правомірності віднесення витрат до податкового обліку.

Мета поїздки слід формулювати так, щоб можна було зробити однозначний висновок про те, виконано або не виконано заплановане завдання. Після поїздки співробітник повинен буде представити звіт про результати, прикласти до нього документи, що підтверджують виконання поставленого завдання. До речі, можлива ситуація, коли мета відрядження не досягається. У цьому випадку роботодавець вимагає у співробітника «пояснювальну» із зазначенням причин, чому не вдалося виконати службове завдання. При наявності цього документа витрати на поїздку можна прийняти до податкового обліку.

Якщо мета відрядження об'ємна, складається з декількох завдань, важливо прописати також окремі завдання поїздки, виконання кожної з яких також потрібно підтвердити.

Якщо робота спеціаліста носить роз'їзний характер і переміщення в інший населений пункт пов'язано з виконанням повсякденних справ, то таке «подорож», згідно з Трудовим кодексом, не визнається відрядженням взагалі.

Будь чи співробітників можна посилати в ділові поїздки?

Це має настільки ж важливе значення, як і питання про те, як визначити мету відрядження. Приклади випадків, коли роботодавець був оштрафований за те, що направив в інше місто працівника, якого не можна було посилати в поїздку, не поодинокі. Перш ніж відрядити працівника в інше місто або країну, важливо врахувати те, що:

Категорично заборонено «споряджати в дорогу» вагітних жінок і неповнолітніх працівників (крім кадрів, зайнятих у сфері творчості).

Працівник, який направляється в ділову поїздку, повинен перебувати у трудових відносинах з роботодавцем. На момент відправлення вже повинен бути укладений договір найму, оформлений у відповідності з діючими законами.

Є категорії громадян, які мають право відмовитися від відряджень. Відправляти їх в інше місто або країну за службової потреби допустимо тільки при наявності їх письмової згоди.

До таких осіб належать:

Мами дітей віком до 3 років.

Батьки або опікуни інвалідів до 18 років.

Громадяни, які доглядають за хворими членами сім'ї, відповідно до медичним висновком.

Матері і батьки, які виховують дітей у віці до 5 років без чоловіка.

Працівники, які не належать до цих категорій, за невиконання наказу відправитися у відрядження підлягають дисциплінарної відповідальності. В окремих випадках можна навіть звільнити працівника, який відмовився поїхати в інше місто у справах фірми.

В яких документах пишуть мета відрядження?

До 2015 року поїздка працівника оформлялася:

Наказом.

Службовим завданням.

Командировочним посвідченням.

Звітом.

В даний час всі характеристики «подорожі» зазначаються в наказі. Уніфіковані форми «службового завдання», «посвідчення про відрядження» та «звіту» скасовано.
Для підтвердження факту поїздки і виконання наказу служать: квитки, шляхові листи, чеки на оплату ПММ, звіти, пояснювальні записки, протоколи переговорів, сертифікати про проходження навчання, укладені договори, опису. Зі складу й змісту цих документів повинно бути видно, досягнута визначена мета відрядження. Розглянемо, як визначаються завдання ділових поїздок для різних категорій співробітників.

Директор

Робота перших осіб підприємств часто пов'язана з «подорожами». Відрядження директора фірми, як правило, оформляється не наказом, а розпорядженням, що містить фразу: «Убиваю у відрядження з метою». Керівник компанії може відправитися в ділову поїздку, зокрема для завоювання нових ринків збуту, пошуку клієнтів, укладання контрактів на поставку продукції. Як в цьому випадку буде звучати мета відрядження директора? Приклади:

проведення переговорів та укладання контракту з ТОВ «Фірма»;

проведення переговорів з учасниками конференції «Товари майбутнього» в р. Н-ську«___»________ 20__ р.;

демонстрація зразків продукту «Предмет-1» компанії ТОВ «Великий замовник»;

презентація товарів для компанії АТ «Хороший клієнт».

Перша особа фірми може також поїхати в інше місто чи країну, щоб зустрітися з уже діючими клієнтами підприємства. Для цього випадку спеціалісти з кадрової роботи вже придумали, як писати мета відрядження в посвідченні про відрядження. Приклади:

обговорення умов договору на постачання виробничого обладнання ТОВ «Наш друг»;

узгодження з АТ «Концерн» плану закупівлі на 2-е півріччя ____ року.

Директори компаній час від часу направляються в інші міста або країни для «відкриття нового філіалу компанії». Таке формулювання бажаного результату допустима і в документах. Однак у цьому випадку варто позначити цілі та завдання відрядження. Приклад: «Відбуваю у р. Н-ск для організації роботи нового структурного підрозділу. Завдання:

Вивчення цільового ринку.

Тестування і прийом на роботу працівника на посаду керуючого філією.

Узгодження з керівником філії планів робіт на ___ рік».

Також глава невеликої компанії, як і фахівець відділу закупівель, може відправитися в інше місто або країну для того, щоб придбати нове обладнання, укласти договори на постачання сировини, матеріалів, комплектуючих, обговорити умови співпраці з постачальниками. У цьому випадку в документах також слід коректно вказати мету відрядження директора. Приклади:

проведення переговорів з ТОВ «Партнер» про закупівлю партії товару «Річ»;

укладення договору на придбання виробів ТОВ «Помічник»;

придбання обладнання «Верстат»;

дослідження зразків товару «Штука» від ТОВ «Виробник».

Як ще може бути сформульована мета ділової поїздки першої особи компанії? Приклади:

навчання персоналу;

участь у виставці, семінарі, конференції» (відвідування заходів, пов'язаних з фінансово-господарською діяльністю підприємства);

підвищення професійного рівня;

освоєння нових технологій;

перевірка якості роботи підрозділу.

Менеджер з продажу

В підрозділах, зайнятих реалізацією товарів і послуг, цілі поїздок за службової потреби, як правило, прописуються дуже докладно. Співробітники отримують детальні інструкції в письмовій формі з вказівкою на те, які завдання повинні бути виконані і які кількісні показники досягнуті. Спочатку ставиться основна мета відрядження менеджера з продажу. Приклади:

збільшення обсягів реалізації в регіоні;

вивчення ринку збуту;

переговори з потенційними клієнтами.

«Велике» службове завдання ділиться на етапи, за підсумками проходження кожного з яких співробітник складає письмовий звіт. Перед менеджером з продажу часто ставляться такі «підцілі»:

нанести візити діючим клієнтам, згідно з графіком відвідувань;

відвідати потенційних замовників у відповідності з планом зустрічей;

зібрати інформацію щодо нового ринку для відділу маркетингу;

відвідати торгові точки конкурентів, провести порівняльний аналіз.

Інженери, виробничий персонал

Ділові поїздки цих категорій працівників носять тривалий характер, так як зазвичай вони пов'язані з забезпеченням ефективної роботи верстатів, автоматичних ліній, роботів. Для інженерів і робітників теж дуже важливо коректно сформулювати мету відрядження в посвідченні про відрядження. Приклади:

установка, налагодження устаткування;

навчання відповідальних працівників роботі з виробничою лінією;

перевірка, тестування роботи верстатів;

гарантійний ремонт, сервісне обслуговування апаратів, поставлених за Контрактом №___ від«___»__________ р.;

регламентні роботи, профілактика обладнання.

Багато інженери відправляються в ділові поїздки для спілкування з колегами та отримання нових практичних знань. Це дуже поширена мета відрядження. Приклад:

обмін досвідом з розробниками апаратів «Потужні».

Бухгалтер

Головні бухгалтера виїжджають в інші міста для перевірки якості роботи облікових фахівців, навчання співробітників, збору інформації, підведення підсумків фінансово-господарської діяльності фірми. Рядовий рахівник може відправитися в шлях, щоб підвищити свою кваліфікацію, обмінятися досвідом з колегами, взяти участь у зборах. Як може бути сформульована мета відрядження бухгалтера? Приклад:

проведення внутрішнього аудиту, перевірка правильності відображення в бухгалтерському обліку фінансово-господарських операцій філії.

Допустима і будь-яка інша, відповідна до посадової інструкції рахівника, мета відрядження. Приклад:

відвідування для приймання справ.

Працівники сільськогосподарської галузі

Фермери, агрономи, механізатори, тваринники, пташники стикаються з необхідністю їздити у відрядження, мабуть, набагато частіше, ніж «міські» фахівці. Працюючи в сільській місцевості, вони зобов'язані постійно бути на зв'язку з «цивілізацією»: закуповувати насіння, корми для тварин, відвідувати виставки досягнень народного господарства, знайомитися з новими технологіями і, нарешті, реалізовувати продукцію підприємствам міста і приватним особам, відвідувачам ринків. У відповідності з завданнями конкретної поїздки формулюється мета відрядження сільгоспробітників. Приклади:

закупівля добрив;

отримання дозвільної документації;

подання інвестиційного проекту на спеціалізованій виставці;

участь у конференції фермерів, обмін досвідом;

придбання спецтехніки;

реалізація продукції на міський ярмарку;

доставка партії товарів заводу АТ "Замовник".

Водій

Ще одна категорія працівників, зайняття якої пов'язано з частими поїздками, – це водії. В їх обов'язки входить транспортування співробітників компанії, товарів, цінностей, документів. Від конкретного завдання залежить, як писати в наказі мета відрядження. Приклади для водія:

доставка товарів в компанію ТОВ «Наш клієнт» (адресу);

перевезення комерційного директора;

доставка ТМЦ, отримання накладних.

Як ще може «виглядати» мета відрядження водія? Приклади:

придбання запчастин для ремонту автомобіля;

планова діагностика автомашини;

доставка оригіналів документації по угоді.

Науковий співробітник

Вчені, дослідники, експерти, теоретики різних галузей, викладачі середніх і вищих навчальних закладів виїжджають у відрядження з метою участі в конференціях і конкурсах, обміну досвідом, вивчення унікальних джерел, відвідування спеціалізованих виставок і музеїв, участі в археологічних розкопках. Як може бути сформульована мета відрядження? Приклад:

Збір інформації для наукової роботи за темою (назва).

Або:

Вивчення оригіналів документації.

Висновок

Зовсім не обов'язково користуватися стандартними термінами», в яких зазвичай описують мета відрядження. Приклади лише полегшують процес вибору «підходящих» слів. Досвід багатьох співробітників доводить, що формулювання завдання може бути вільною.