Спискова чисельність: що це таке і як її розпізнати?

Таке поняття, як спискова чисельність, найчастіше зустрічається при складанні звітів. Фактично самому підприємству такі дані не дуже потрібні, адже завжди є можливість підняти інформацію з табелів і уточнити спірні моменти. Але для органів статистики все це вкрай важливо. На підставі даних, отриманих від усіх підприємств регіону або країни, можна з різним ступенем імовірності робити подальші прогнози розвитку. Крім того, це допомагає визначати проблеми в економіці, вести статистику офіційно працюючого населення і так далі.


В цілому звіт відіграє важливу роль, і саме тому до його заповнення, правильності даних, відповідності всім нормам і вимогам висуваються досить серйозні вимоги. Приміром, якщо пропустити термін здачі спискової чисельності, є висока ймовірність того, що фірмі доведеться платити штраф. Те ж вірно і в разі внесення невірних даних, тільки в такій ситуації доведеться виправляти не тільки один документ, але і всі наступні, в яких використовувалися цифри з неправильного звіту. Загалом, краще поставитися до проблеми максимально відповідально.

Спискова чисельність працівників організації

Під цим поняттям мається на увазі кількість працівників тієї чи іншої компанії. Потрібно пам'ятати, що всі дані можуть зазначатися виключно цілими числами, дробу тощо не допускаються. До переліку включаються практично всі категорії працівників, включаючи і тих, які працюють вдома, найняті на один сезон і так далі. Є також і певні винятки, які будуть більш детально розглянуті нижче. У будь-якому випадку спискова чисельність розраховується досить просто, потрібно просто взяти всіх працівників, які офіційно тим чи іншим чином входять у штат на дату складання звіту, та виключити тих, хто під цю категорію не підпадає. Приміром, є підприємство, на якому працює 100 осіб. З них 10 працюють на дому, ще 20 — сезонні службовці, та 5 осіб взагалі не мають договору. Загальна чисельність для звіту складе 95 осіб. Всі надомники та тимчасові робочі звіт увійдуть, а ось особи без трудових договорів сюди вже не потрапляють.

Хто в неї входить

Облікова чисельність включає всіх працівників, навіть разом з тими, хто працює всього один день або буквально завтра звільняється. Але треба виключати з переліку працівників, ніяк не фігурують у штаті підприємства, а також осіб, які виконують свої обов'язки відповідно до договору, який був укладений з державними органами. Також потрібно прибирати службовців, що працюють за сумісництвом. Вони обліковуються на тому підприємстві, яке вважається для них основним. До наприклад, якщо особа спочатку оформився на роботу в компанії «А», а після цього вирішив також виконувати певні функції на підприємстві «Б», то воно буде враховуватися тільки в «А». Крім того, в деяких випадках бувають такі співробітники, які числяться в одному місці, але фактично працюють в іншому. Якщо при цьому вони не отримують заробітну плату на основній роботі, то їх також не слід враховувати. Особи, які проходять стажування, отримують другу освіту, які перебувають на курсах підвищення кваліфікації і так далі, у разі якщо вони перебувають в неоплачуваній відпустці, теж не входять до переліку. Ну і останнє — в розрахунок не беруться всі, хто звільнився.
І тепер розглянемо на простому прикладі, як вважати спискову чисельність з урахуванням всього зазначеного вище. Формула буде приблизно такий: СЧ = ОЗ + НП + СС - БД - ДГ - СВ - У - УВ. Де СЧ — спискова чисельність, ОС — звичайні працівники, НД — надомники, СС — сезонні службовці, БД — працюють без договору, ДГ — виконують обов'язки за договором з державою, СВ — поєднують, В — учні, а УВ — звільнені. Тобто всього працюють на передбачуваному підприємстві 100 осіб. З них надомників — 10. Сезонних службовців — 5. Трудящих взагалі без договору — 1. Тих, хто уклав угоду з державою, — 5. Суміщають — 3. Навчаються на даний момент — 2. Звільнився — 1. Загальна чисельність облікового складу буде вираховуватися так: 10 + 5 — це кількість надомників і сезонних робітників. Виходить 15. 1 + 5 + 3 + 2 + 1 = 12 — це кількість тих, хто не враховується. Отже, виходячи з 100 чоловік, отримуємо 100 - 12 = 88 осіб. З них ми не вираховуємо перші дві категорії, так як вони у список потрапляють.

Чим відрізняється середня спискова чисельність

На відміну від стандартного варіанту усереднена версія списку співробітників вже складніше для розуміння. Але в зв'язку з тим, що саме її використовують для визначення середньої зарплати, коефіцієнта обороту, плинності, продуктивності праці та інших показників, вона навіть більше означає. З точки зору правил покарання за помилки в обох варіантах однакова, але допустити їх, коли розраховується середня чисельність облікового складу, значно простіше. Головною відмінністю є період, за який проводиться облік. Так, якщо в першому випадку вказується конкретна дата, то у варіанті з усередненими показниками головну роль грає конкретний термін. Зазвичай беруть строк з першого числа місяця до останнього числа, незалежно від кількості вихідних, свят і так далі.
Облік співробітників в той час, поки підприємство не працює, проводиться досить просто: слід взяти останній робочий день, що передує вихідним або свят, і вказувати кількість у відповідності з ним. До прикладу, свято припадає на понеділок. До цього є два вихідних дні – субота і неділя. За всі ці три доби розрахунок ведеться як за п'ятницю – попередній робочий день. Але це тільки частина проблеми. Набагато складніше розібратися з тими, хто має включатися в даний список, а хто – ні. На відміну від того, як розраховується звичайна спискова чисельність, середня її варіація володіє набагато більшою кількістю особливостей.

Склад

Як і в простій варіації, тут є певна кількість працівників, які не повинні фігурувати в загальному переліку. Так, якщо жінка перебуває у декреті або ж взяла відпустку для усиновлення малюка, то вона в список не потрапляє. Аналогічною є ситуація, коли людина доглядає за дитиною. Це найбільш поширені проблеми, при яких виникає найбільше помилок. Крім усього іншого, людей, спрямованих на сільськогосподарські роботи або ж які займаються налагодженням обладнання, зведенням споруд або виконують будь-які подібні дії в іншій фірмі, в середню спискову чисельність організація включати не повинна. При цьому абсолютно неважливо, де і як вони отримують свою заробітну плату. Особливу увагу варто приділити тій компанії, на благо якої такий співробітник працює. Саме вона зобов'язана включити його в перелік, так як просто так зникнути людина не може. Так само як і в ситуації з простою чисельністю, не повинні входити в список люди, які навчаються на момент складання звіту (точніше, котрі навчалися в період, за який цей документ оформляється). Але тут треба розуміти, отримують вони за це навчання зарплату чи ні. Якщо отримують, то все-таки включати їх треба. Приміром, якийсь співробітник був направлений від підприємства для отримання другої вищої освіти. На період навчального відпустки компанія продовжує платити йому гроші, так як розуміє, що чим квалифицированней стане фахівець, тим більше користі він принесе. Така особа в перелік входить. А якщо людина вирішила отримати цю освіту за власною ініціативою і ті знання, які у нього з'являться, фірмі не потрібні, то платити йому не будуть. І в список включати – теж. Останньою з груп, яка також ніколи не буде фігурувати в переліку, є ветерани Великої Вітчизняної війни. Але це все теж було досить просто. Далі цікавіше. Є групи робітників, які враховуються в списку, але як би не повністю. У першу чергу до них відносяться громадяни, які виконують свої функції неповний робочий день. Вони повинні враховуватися в списку пропорційно відпрацьованому часу. Тобто береться кількість годин за зазначений період, коли такий чоловік займався роботою. Потім вони діляться на середній час роботи. Приміром, за місяць людина відпрацювала 80 годин. Ділимо на тривалість робочого дня – 8 годин і отримуємо 10 днів роботи. Слід пам'ятати, що надомники все одно враховуються в повному розмірі. Вони можуть попрацювати і менше, і більше, але свій план все одно виконають.

Розрахунок

Найскладніше визначити, як саме враховувати всіх робітників, які виконують свої функції відповідно до договором, який вони уклали з державними органами. Тут потрібно розуміти не кількість таких співробітників, а їх заробітну плату. Визначити спискову чисельність усередненого зразка можна, обчисливши середню заробітну плату звичайної людини в компанії, зайнятого в схожій діяльності. Далі слід взяти всю суму, яку отримує за місяць група осіб з державними договорами, і поділити останнє на перше. Наприклад, є 10 осіб, які отримали за місяць роботи 100 тисяч рублів. Середня заробітна плата в тій же сфері становить 20 тисяч рублів. Ділимо 100 на 20 отримуємо 5. Саме стільки людей потрібно вказувати у звіті. Увага! Не 10 а саме 5!

Групування за категоріями

Наступний важливий пункт звіту – категорії. Їх по своїй суті дві – робітники і службовці. Але ось службовці, в свою чергу, поділяються ще на три підгрупи. В принципі, різниця непринципова і потрібна тільки для звіту, але все-таки. У зв'язку з тим, що службовців як таких простіше описати і зрозуміти, кого саме сюди слід включати, то саме на них і будемо орієнтуватися. За замовчуванням усі, хто не службовці, ті робітники. Отже, третя підгрупа включає діловодів, секретарів, обліковців і тому подібні посади. Друга складається з інженерів, бухгалтерів, економістів і так далі. І перша підгрупа – це керівний склад. Головний бухгалтер, керівник підприємства, відділу або структурного підрозділу, головний економіст і так далі. Цілком логічно, що перехід з однієї групи в іншу може проводитися досить вільно, головне, щоб кваліфікації співробітника вистачало. У деяких випадках робітники отримують значно більше службовців, так що на заробітну плату такий поділ теж практично не впливає.

Інформація про звіт

Існує строга форма, за якою зобов'язаний здійснюватися облік спискової чисельності. Будь-які розбіжності з нею неприпустимі. Крім цього, всі дані, які вносяться у звіт, зобов'язані бути підтверджені: наказами, лікарняними, заявами на відпустку і так далі. Причому брати можна тільки оригінали, так як в противному випадку можлива помилка, яка загрожує штрафом. Окремо потрібно враховувати можливість, яка в основному буває на великих підприємствах – переформування, створення або розформування відділів. За такої ситуації всі внесені зміни повинні з'явитися у звіті не відразу, а в наступному періоді. Ще один важливий момент – помилки. Зрозуміло, що всі люди можуть їх здійснювати. Головне – вчасно про це повідомити і виправити проблему. Але тут в інтересах підприємства своєчасно виявити такий факт, адже якщо помилка буде знайдена через тривалий термін, то і виправляти доведеться абсолютно всю документацію. Тобто все те, що було зроблено з моменту складання неправильного звіту.

Відповідальність за складання

Спискова чисельність може складатися як керівним складом, так і звичайними, рядовими співробітниками. Важливо пам'ятати, що відповідальними за неї все одно залишаються керівник відділу/підрозділу/підприємства і головний бухгалтер. Вже потім, після того як вони понесли покарання від державних органів, вони можуть самостійно оштрафувати винного працівника. Але прямої відповідальності він не несе.

Особливості прибуття і вибуття

Окремо слід сказати про особливості обліку прийому на роботу і звільнення. Це змінні величини, якими характеризується штатна чисельність. Спискова чисельність, у свою чергу, також враховує всі зазначені параметри. Існує навіть ціле поділ за групами, які вносяться в різні пункти. Так, якщо людина прибуває в організацію, то основним фактором є те, звідки він прийшов. Виділяють тих людей, які були влаштовані по розподілу з навчального закладу, переведені з іншої організації, що потрапили в штат по організованому набору або були обрані підприємством самостійно (тобто більшість). Звільнення, або вибуття, також поділяється на категорії. Є варіант перекладу в іншу організацію, закінчення терміну дії договору, вихід на пенсію, відправка в армію чи на навчання, звільнення за бажанням працівника або за прогулів.

Короткий підсумок

В цілому всі розрахунки і загальне розуміння проблеми не відрізняються особливою складністю. Головне - вникнути у всі особливості, зрозуміти, кого і коли треба і можна враховувати, а кого – ні і так далі. У переважній більшості випадків підприємства функціонують в однаковому режимі, і всі можливі ситуації або відбуваються постійно, або вже були, і система відпрацьована. Потрібно просто звикнути до певного переліку проблем.