Access - це що таке? Створення бази даних в Microsoft Access

Будь-який користувач комп'ютерних систем на основі Windows знає, що в стандартний пакет офісних програм від Microsoft будь-якої версії входить унікальний редактор Access. Це що за програма, як з нею працювати, зараз і буде розглянуто. Природно, тут будуть наведені тільки початкові ази, оскільки опис абсолютно всіх можливостей програми займе не одну сторінку.

Що таке Access?

Що ж собою являє ця програма? Access – це повнофункціональна система для роботи з базами даних будь-якого типу на основі реляційної моделі з можливістю динамічного обміну даними з іншими додатками або інтернет-публікаціями. Вона передбачає застосування інструментів автоматизації обробки інформації будь-якого типу, яка представляється в структурованому вигляді.


Крім того, Access – це ще пакет, в якому передбачена підтримка елементів керування ActiveX, що істотно розширює можливості програми в плані того, що вона може використовувати не тільки табличні або текстові компоненти, але і мультимедіа, і об'єкти в інтернеті. Встановлюються в додатку зв'язку між базами даних (БД) дозволяють виробляти точне відстеження змін в будь-який з них з автоматичним коректуванням параметрів в інших.

Основні напрямки у використанні додатки

Не дивно, що Microsoft Access в більшості випадків використовується для повної автоматизації процесів аналізу будь-яких процесів в бухгалтерії, бізнесі і т. д. Завдяки універсальній структурі, програма може усувати поява так званої надмірності даних, коли потрібно змінити якийсь параметр не шляхом введення нового, а через коригування старого, причому так, щоб його зміна відобразилося у всіх пов'язаних БД.


Наприклад, на підприємстві з допомогою Access ведеться облік постачальників, клієнтів і заходів, в яких вони задіяні. У одного постачальника змінюються банківські реквізити. Достатньо в базі даних їх змінити, як автоматична коригування торкнеться всіх інших БД. Буде проведена заміна даних, а не введення нових поряд з існуючими. І ця зміна торкнеться тих же пов'язаних заходів. Тобто в деякому сенсі користувач отримує повну автоматизацію. Те ж саме стосується, наприклад, складського обліку. Коли якась група товару продається через відповідний підрозділ підприємства, товарні позиції автоматично списуються в базі даних товару, який є в наявності на складі. Але це найпростіші приклади. Насправді додаток має значно більш широкі можливості.

Структура Microsoft Access

Що ж стосується зручності, то воно досягається завдяки наявності основних елементів, що грають важливу роль при аналізі та обробці даних БД. Серед головних елементів виділяють наступні:

таблиця – елемент, що зберігає основну інформацію у певному форматі (числовий, текстовий, графічний тощо);

запит – засіб звернення до пов'язаним елементам, інших баз даних або стороннім програмам;

форма подання інформації або даних у зручному для користувача вигляді;

звіт – виведення оброблених результатів;

макрос – програмний елемент, що дозволяє виконувати певні дії при виникненні якоїсь події, створенні запиту, складання звіту;

модуль – засоби мови Visual Basic, що дозволяють істотно розширити можливості програми на основі створення процедур і використання численних функцій.

Зв'язок з іншими програмами і зовнішніми базами даних

Як вже зрозуміло, Access – це програма, що дозволяє не тільки використовувати власні дані, що вводяться користувачем, але і зв'язувати їх між собою. Можливості програми такі, що інформація може бути імпортована з інших додатків (FoxPro, Paradox, Excel, Word та ін). Для спрощення процедур дані можна імпортувати, а зв'язати, причому не тільки з зазначеними програмами, а і з джерелами в мережевому оточенні або в інтернеті.
Сам же процес зв'язування здійснюється на основі запитів по типу того, як працюють бази даних (SQL Access їх теж підтримує).

Створення бази даних на основі шаблонів

В Access таблиця є головним елементом. За зовнішнім виглядом цей компонент дуже схожий з таблицями Excel, однак можливості Access набагато ширше, а принципи роботи з такими елементами мають свої відмітні особливості. Тим не менш створити власну базу даних при запуску програми можна досить просто. Після появи вітального вікна користувачеві надається вибір шаблонів, на основі яких буде створена майбутня структура БД у вигляді таблиці. Це так зване подання Backstage. Тут можна знайти вбудовані заготовки, які знадобляться для виконання конкретних завдань, або звернутися до пошуку на офіційному ресурсі Microsoft, якщо жоден з них не відповідає потребам користувача (хоча це малоймовірно). Після вибору шаблону його потрібно зберегти у вигляді файлу, вказавши ім'я та розташування, після чого програма автоматично сформує потрібну табличну структуру.

База даних з нуля

Якщо ж користувачеві нічого не підійшло і він хоче зробити БД самостійно, при створенні нового файлу у відповідному меню потрібно вибрати порожню базу даних. Тут варто врахувати деякі обмеження. Наприклад, БД для настільних ПК не підтримують інтернет-публікації, веб-бази не узгоджуються з деякими функціями попередніх.
Створивши початкову таблицю, можна переходити до внесення даних. Зверніть увагу, що дані можна вводити виключно в суміжні стовпці і рядки. Також не варто додавати між ними порожні клітинки по типу того, як це робиться в Excel. Крім того, найважливішою умовою є те, що кожен стовпець повинен містити дані тільки одного типу, тобто, якщо спочатку формат передбачає використання часу та дати, інформація з обчисленнями на основі експоненти, введена в стовпці, розпізнаватися не буде. Так що по можливості планувати таблицю потрібно саме в цьому ракурсі. Для спрощення роботи можна використовувати і спеціальний режим конструктора.

Нюанси імпорту і зв'язування даних з іншими джерелами

Що стосується імпорту даних, тут можливості програми практично не обмежені. Головною умовою є тільки те, що імпортовані дані повинні бути розділені за типом табличних як таблиці в Excel або Word). Якщо ж імпорт здійснюється, наприклад, у текстовому варіанті з «Блокнота», створити подібну структуру можна за допомогою табулятора (клавіша Tab). Можна використовувати списки SharePoint, а також зв'язувати дані для спрощення роботи. Для цього застосовується спеціальна команда на вкладці зовнішні дані, розташованої в групі імпорту і зв'язування. Тут пропонуються вже готові рішення (Excel, Word тощо). При виборі залишиться тільки вказати розташування потрібного файлу, місце збереження в поточній базі даних і підтвердити вибір.

Висновок

Таке додаток Access. Програма є досить популярною серед широкого кола користувачів, оскільки її розробники постаралися максимально об'єднати в ній можливості інших програмних продуктів цього типу. І саме це зробило цей додаток дуже гнучким у налаштуванні та автоматизованому застосуванні більшості функцій. Залишається додати, що Access – це дуже потужний засіб обробки даних, хоча тут і були розглянуті тільки початкові відомості про програму.