«Бітрікс24» - що це таке? Опис, підключення та налаштування

Досить багатьом людям, задіяним у підприємництві, мабуть, невідомо про програму «Бітрікс24». Що це таке? Для чого воно потрібне?

Загальна інформація

Додаток «Бітрікс24» є системою управління і автоматизації відносин з клієнтами. Вона може бути застосована не тільки для великого бізнесу, але і по відношенню до малих і середніх підприємств. В рамках статті будуть оцінені і позитивні, і негативні сторони цієї системи. Отже, давайте визначимося, для чого використовується і що собою являє «Бітрікс24».


Бізнес-процеси, автоматизація взаємодії та оптимізація зайнятості персоналу підприємства – так коротко можна охарактеризувати цю систему. Вона є величезним корпоративним порталом, який намагається охопити майже все, що тільки можливо. Тут можна знайти функції соціальних мереж, будувати проекти, обговорювати завдання, управляти персоналом і робити багато чого іншого. Всім новим користувачам допомогу пропонується вельми корисне керівництво. Його ми розглядати не будемо, оскільки це виходить за рамки статті.

Тариф використання

Читаючи про додаток «Бітрікс24» відгуки, складно не помітити, що серед негативного часто проскакує такий параметр, як необхідність обов'язково купити систему. На жаль, використання на безкоштовній основі не передбачено. Існує два основних варіанти:

придбання коробкового рішення;

робота в хмарі.

У першому випадку набувається окремий екземпляр програмного продукту для подальшої установки на свій власний сервер. Робота в хмарі передбачає використання під потреби підприємства пропоновані компанією мережеві ресурси. Підключення до «Бітрікс24» в такому випадку може бути здійснено з будь-якої точки земної кулі, був би тільки інтернет.


Якщо ознайомитися з вибором, що присутній на офіційному сайті, то можна помітити, що є ще і безкоштовний тарифний план. Але не радійте завчасно – це скоріше маркетинговий хід, ніж придатні до використання напрацювання. Важливо розуміти, що це пропонується ціла багатофункціональна корпоративна система, тому не варто дивуватися, що за неї потрібно заплатити.

Первинна установка

Отже, ми вже знаємо, що собою являє «Бітрікс24». Як використовувати в бізнесі цю систему, ми зараз розберемося. Отже, спочатку необхідно запустити робочу область. В результаті будуть відображатися загальні інструменти порталу. Спочатку представлені наступні компоненти:

повідомлення;

мій диск;

завдання;

календар;

стрічка.

Багато людей у зв'язку з цим дивуються. Мовляв, є робоча область програми «Бітрікс24», вхід ж саму систему управління відсутня! Де він? Не хвилюйтеся, ми розберемося і з цим. Слід зауважити, що спочатку користувачеві відображається список функцій. І лише після цього можна входити в саму систему.

Наслідки

Отже, користувач запустив додаток «Бітрікс24». "Що це таке?" – перша у нього думка. Але з часом з усім можна спокійно розібратися. Такий підхід має і позитивну, і негативну сторони. До першої можна віднести те, що користувачі отримують значно більше, ніж вони планували, завдяки чого можна розгорнутися в повну силу. Спочатку це викликає непідробне захоплення. Але з часом приходить розуміння, що наявність великої кількості непотрібних інструментів ускладнює пересування та роботу людини в системі.
До того ж присутність додаткових функцій завжди вимагає ресурсів. І це при тому, що вони не використовуються! Проблемою даної системи є і те, що прибрати непотрібні інструменти надзвичайно складно. Це під силу тільки програмістам, що спеціалізуються на «Бітрікс24». Що це означає для пересічного підприємця? Якщо є бажання доопрацювати систему управління під свої конкретні потрібні, потрібно розщедритися на додаткового спеціаліста.

Можливості

Але, безсумнівно, головна перевага розглянутої системи управління – це широкі можливості. Так, вона спрямована не стільки на продажу і роботу з клієнтами підприємства, скільки на інші завдання. Деякі з них визнаються потрібними і надзвичайно корисними, для інших це сміття. Але якщо почитати про «Бітрікс24» відгуки, то дуже часто можна зустріти нарікання, що в таких випадках нераціонально використовується праця людини. Так, користувач поступово розпорошує свої зусилля, коли починає працювати з різними можливостями, що надаються системою. І те, заради чого і купувався «Бітрікс24», поступово відходить на другий план. І замість продажу користувач починає зберігати файли, писати повідомлення, експериментувати з варіантами контролю робочого часу для своїх співробітників і так далі. Ось такий недолік, на думку людей, має «Бітрікс24». Процеси ці, звичайно, можна мінімізувати, але повністю уникнути їх навряд чи вийде.

Про програмне забезпечення замовимо слово

Розглядати додаток «Бітрікс24» (що це таке і як працює) без складової ЗА малоефективне і малоценно. Але буде приділено увагу не всьому комплексу, а безпосередньо системі управління. Адже по продукту «Бітрікс24» можна написати цілу книгу. А ми обмежені розміром статті. Отже, спочатку необхідно зауважити, що «Бітрікс24» – це повноцінний портал. Він надає широкі можливості і для рядових користувачів, і для адміністраторів. Важливо, щоб за додатком «Бітрікс24» стежив досвідчена людина, яка розбирається в тому, що він робить. Адже перед адміністратором, що буде налаштовувати програму, стоїть велика кількість питань, на які необхідно дати відповіді.
Кінцевий результат і його якість багато в чому залежать від того, чи визначилися самі клієнти, для чого їм потрібна система і як вона буде працювати. Ось, є модуль, який відповідає за документообіг. Безумовно, ця функція корисна. Але перехід на електронний документообіг вимагає значної кількості часу, сил і ресурсів. Готове підприємства їх витратити? Чи може вимкнути цю можливість? Але ж рано чи пізно (все йде до того) доведеться скористатися їй. І що, тоді її знову активувати?

Структура роботи

Давайте приділимо увагу роботі системи управління продажів. Як все відбувається? Послідовність дій під час процесу продажу виглядає приблизно так:

Система отримує запит про те, що хтось бажає зробити покупку. Він, а також отримані контактні дані клієнта (поки що потенційного) реєструються, і вільний продавець отримує повідомлення про нього. Для цього може використовуватися як сама система, так і пошта.

Створюється потенційна угода. На її основі формується рахунок, який відправляється разом з комерційною пропозицією.

Після отримання згоди з боку клієнта і укладення договору, створюється контакт.

На підставі даних з пункту 3 оформляється продаж за внутрішніми документами, відвантажують продукцію і проводять оплату.

Угода закривається.

Як все це реалізовано?

Для відповіді на це питання давайте розглянемо вміст робочої області системи управління. В рамках процесу продажу для нас інтерес надають три пункти:

Потенційні клієнти. Сюди відносяться люди, які все ще не є покупцями, але вже виявили певний інтерес до компанії та пропонованих нею товарів чи послуг настільки, що зважився залишити свої дані.

Контакти компанії. Сюди відносять тих людей і організації, які знаходяться в процесі обробки. Тобто їх замовлення вже виконується.

Потенційна угода. Може створювати на основі окремих клієнтів або контактів.

В цілому для здійснення процесу продажу може використовуватися будь-який з цих пунктів. Основне питання полягає в тому, що при цьому доведеться заповнювати (тобто яку інформацію вказувати в блоках даних). Щоб налаштувати роботу з системою, практикується запрошення фахівців, які опрацьовують організаційні питання. Наприклад, вони часто рекомендують здійснювати поділ за таким принципом:

Потенційні клієнти. Люди, що зацікавилися діяльністю компанії, але поки що нічого не придбали.

Контакти. Люди, які вже щось придбали або знаходяться в процесі покупки.

Компанії. Те ж, що і контакти, але вже на рівні юридичних осіб.

Відгуки

Ось і підходить до логічного закінчення стаття. Що являє собою додаток «Бітрікс24», було розглянуто. Але необхідно відзначити, що при вирішенні застосовувати цю систему управління необхідно добре підготуватися до цього кроку. Так, на думку користувачів, слід вирішити, які функції підприємства можна перенести в «Бітрікс24», щоб в подальшому полегшити діяльність. Це може бути і формування звітів, і встановлення зв'язку між різними відділами або просто складання єдиної системи календарних планів. Людям подобається, що можна додати окремий модуль контролю робочого часу співробітників. Але, як вже говорилося вище, за всіма цими турботами необхідно простежити, щоб вони не затьмарили собою основне призначення системи – продажу. Все інше – це просто доповнення. Вони повинні тільки полегшувати роботу підприємства. Так, на думку користувачів, формування електронних звітів дозволить економити на принтерах, фарбі і часу, необхідному для того, щоб віднести документ. Але от якщо додати можливість написання повідомлень, то може виникнути ситуація, коли співробітники замість роботи будуть займатися розмовами на довільну тематику.