Хто такий діловод? Обов'язки працівника

Останнім часом однією з найбільш популярних спеціальностей вважається діловод. Обов'язки цього працівника полягають в обробці великої кількості документів. Чим саме він займається, і чому так важливо мати в штаті працівника такої професії? З цим треба розібратися детально.

Основи професії

Кожній більш-менш великій компанії неодмінно потрібно діловод. Обов'язки, які лягають на плечі такого співробітника, включають в себе в основному суто паперову роботу. На перший погляд вона здається нудною і нікому не потрібною. Але так думають тільки ті, хто зовсім не уявляє собі весь документообіг підприємства.

Щоб розібратися в цьому потоці інформації, і потрібен діловод. Обов'язки та функції, які він повинен виконувати, полягають у наступному:

Ведення всього обороту документів на підприємстві.

Телефонні дзвінки і розмови з клієнтами.

Обробка та реєстрація вхідної кореспонденції.

Здійснення контролю документів, які знаходяться на виконанні у інших співробітників.

Архівація документів.

Все це вимагає відповідного знання норм і правил ведення діловодства. Подібні навички, звичайно, можна отримати на практиці, але краще додатково мати гарну теоретичну підготовку.

Важливі особливості

Яким же повинен бути справжній діловод? Обов'язки і умови роботи завжди накладають свій відбиток. Це стосується абсолютно всього. Для початку варто окремо сказати про особисті якості. На такому робочому місці від співробітника потрібно:

Аналітичний розум, щоб легко орієнтуватися в потоці інформації і приймати правильні рішення.

Здатність тривалий час концентрувати свою увагу на конкретній проблемі.

Здатність займатися кількома справами одночасно.

Хороша пам'ять, щоб постійно тримати в голові потрібну інформацію.

Порядність.

Товариськість і доброзичливість.

Стресостійкість та вміння справлятися зі своїми емоціями.

Комунікабельність.

Спокійне ставлення до критики на свою адресу.

Вміння вести ділові переговори.

Знання культури спілкування і правильна мова.

При наявності всіх цих вимог діловод зможе як слід виконувати свою роботу. Але у такої професії є і деякі медичні протипоказання. Серед них:

захворювання органів дихання (туберкульоз, астма та інші);

проблеми з серцем (гіпертонія, аритмія, порок);

нервові розлади.

Якщо таких немає, то працівник може сміливо приступати до роботи і сподіватися на добрі результати.

Коло обов'язків

Практично в кожному місті є підприємство або організація, на якій трудиться діловод. Посадові обов'язки такого працівника, як правило, полягають в наступному:

Прийом та обробка вхідної кореспонденції. Фахівець повинен зареєструвати лист, передати його адресату, а потім проконтролювати виконання вказівок, зазначених в резолюції. Така інформація заноситься в спеціальні журнали або картки і складає банк даних.

Супроводжує проходження кожного документа за всіма стадіями: підготовка, оформлення – обробка – зберігання. У будь-який момент діловод повинен мати можливість надати за запитом повний розклад.

Облік відправлених та отриманих паперів.

Архівація документів.

Правильна організація обліку і створення довідкової бази для швидкого і зручного пошуку.

Контролює правильність оформлення та підписання документів, а також накладення відповідних віз.

Відповідає за збереження всієї документації підприємства.

З усім цим може впоратися тільки спеціально підготовлений діловод. Посадові обов'язки його складено таким чином, щоб виконувана робота була максимально ефективною.

Споріднені професії

Утримувати в штаті діловода можуть собі дозволити лише великі підприємства. Для організацій з малою чисельністю робочих одиниць це розкіш. Невеликий обсяг документообігу дає можливість економити фонд оплати праці. А нескладну роботу з документами бере на себе секретар. Це дозволяє спеціалісту максимально завантажити свій робочий день. Тому обов'язки секретаря-діловода представляють собою гармонійне поєднання функцій, що відповідають обом посадам. Вони повинні бути зібрані в одну інструкцію і обов'язкові для виконання. Особливість полягає в тому, що обидві ці професії (діловод і секретар) дуже схожі між собою. Обидві вони передбачають роботу з документами і спілкування по телефону. Тут навіть складно визначити, яка обов'язок якої спеціальності підходить найбільше. Як і раніше, залишаються основні напрямки їх діяльності:

робота з вхідною та вихідною кореспонденцією;

здійснення контролю виконання документів;

відповіді на телефонні дзвінки та їх перенаправлення для спілкування з іншими фахівцями;

ведення архіву.

Все це і становить обов'язки секретаря-діловода.

Вплив специфіки роботи

Робота будь-якого підприємства пов'язана з потоками різних документів. Систематизувати її та перетворювати в стрункий механізм повинен саме діловод. У дитячому садку обов'язки такого плану теж існують в достатньому обсязі.
Крім того, треба врахувати, що дитячі дошкільні установи, на підставі закону Російської Федерації «Про освіту», останнім часом стали досить самостійними і отримали досить широкі права. Це стосується наукової, фінансової, кадрової, господарської та інших видів діяльності. Керівництво таких установ може вести роботу в самих різних напрямках, самостійно укладаючи договори і ведучи відповідні переговори. Все це відбивається на паперовому потоці всередині організації, який вимагає своєчасної обробки і систематизації. Діловоду доводиться не тільки вивчати, але також класифікувати документи, поділяючи їх за призначенням:

розпорядчі;

інформаційні та довідкові;

організаційні;

кадрові (по особовому складу);

фінансові;

технічні.

Всі вступники паперу необхідно привести у строгу систему, а потім передати для виконання і реагування.

Важливі функції

Приступаючи до складання посадової інструкції, необхідно особливу увагу звернути на функціональні обов'язки діловода. Деякі плутають їх з посадовими. Але між цими поняттями є серйозна відмінність. У першому випадку маються на увазі ті головні функції, які повинен взяти на себе спеціаліст-діловод:

Робота з вхідними документами, їх реєстрація та розподіл по структурним підрозділам.

Облік руху паперів і контроль їх виконання.

Передача обробленої кореспонденції адресатам.

Організація зберігання документів.

Це головні напрями, за якими повинна бути організована робота спеціаліста подібного роду. Коли мова йде про посадових обов'язках, то мається на увазі те, чим зобов'язаний займатися співробітник на конкретному підприємстві. Перераховані дії розраховані на певну структуру компанії та особливість взаємодії її окремих дільниць і підрозділів.