Комплексне обслуговування будівель і споруд

Власникам офісних будівель нерідко доводиться розплутувати цілий клубок господарських та адміністративних проблем – адже кожен наймач бажає працювати в чистому, якісно відремонтованому сучасному офісі з відмінними комунікаціями, опаленням і дизайном. Обслуговування будівель може відбуватися силами самого власника офісного приміщення або через договір з надання подібних послуг, підписаний зі сторонньою компанією. В окремих випадках ремонт і обслуговування будівель, що перебувають в оренді, перебувають у віданні наймачів. Якщо домовленість була саме такою, то подібний пункт обов'язково повинен був відображений в договорі оренди.

Що таке комплексне обслуговування

Догляд за величезними приміщеннями вимагає невпинної уваги до різних дрібниць і постійною роботою над тим, щоб орендарі відчували себе комфортно і спокійно. Комплексне обслуговування будівель - це пакет послуг за прибирання, ремонту, сервісу і обслуговування комунікаційних мереж. Іноді сюди входять послуги call-центру, оплата робота адміністратора на ресепшені, інші послуги.

Хто займається комплексним обслуговуванням

Договору на обслуговування укладаються з клінінговими компаніями, індивідуальними підприємцями або аутсорсинговими компаніями. Зручно, коли комплексне обслуговування будівель ведеться одним підприємством – у такому разі не буде взаємних звинувачень і перекладання відповідальності за невиконану роботу, адже весь пакет послуг повинна виконувати одна організація.

Базові послуги організації

Стандартний договір включає в себе наступні послуги, обов'язкові до виконання сторонньою організацією.

Техобслуговування будівель (курирування інженерних комунікацій, підтримка справного стану частин будівлі і поточних режимів робіт існуючих інженерних систем, необхідні процедури по регулюванню обладнання).

Профілактичні та планові заходи (проведення оглядів, сезонні та позачергові попереджувальні роботи).

Проведення косметичних ремонтних робіт.

Господарське та технічне обслуговування будівель.

Послуги клінінгу, догляд за прилеглою територією.

Озеленення та сервіс паркувальних місць і інше.

Зазвичай адміністрація розглядає кілька заявок від сторонніх фірм, які бажали б здійснювати обслуговування будівель. Для участі в тендері фірма повинна надати:

статутні документи;

дозволи на надання послуг подібного роду;

атестація працівників компанії – наявність необхідних дозволів (наприклад, робітник по обслуговуванню будівель має допуск до обслуговування електромереж);

специфікацію послуг із зазначенням вартості кожного пункту.

За результатами розгляду заявок адміністрація будівлі вибирає компанію, яка запропонувала оптимальне співвідношення параметрів ціна-якість, і укладає з нею договір по наданню послуг.

Типовий договір на обслуговування будівель

Договір на обслуговування будівель полягає для оптимізації роботи фірми-замовника за основним видом діяльності. Зміст договору, що укладається на технічне обслуговування полягає в передачі сторонній компанії функцій з техобслуговування наявного обладнання,налагодження нових машин і механізмів, ремонту будівель і споруд підприємства замовника.
Договір передбачає: 1. Представлений план ремонтних робіт по обслуговуванню основних засобів компанії-замовника.
2. Технічне обслуговування будівель та споруд і устаткування підприємства.
3. Впровадження систем і технологій, що дозволяють проводити повне обслуговування будівель і споруд, забезпечувати своєчасний ремонт обладнання, спрямовувати зусилля на поліпшення експлуатації наявних машин і механізмів.
4. Виконання ремонту у визначені договором терміни, коригування вартості ремонту при дотриманні високих стандартів ремонтних робіт.
5. Удосконалення ремонтного виробництва, ефективне використання нових технологій для обслуговування компанії-замовника.
6. Облік первинних документів та складання звітності про ремонтно-виробничої діяльності, роботу з атестації, яку проходить кожен робітник по обслуговуванню будівель.
7. Проведення робіт з планування технічного розвитку виробництва і модернізації устаткування, у розслідуванні причин підвищеного спрацювання, аварій устаткування та виробничого травматизму.

Порядок прийому виконаних робіт

Технічний супровід процесу надання послуг контролюється за допомогою звітів, регулярно надаються в кінці звітного періоду. За підсумком роботи складається акт про надання виконаних послуг, який є підтвердженням виконаної роботи. Якщо адміністрація офісу погоджується з актом, документ підписується і проводиться з бухгалтерського обліку, а фірмі-постачальнику послуг перераховуються гроші. Окремими пунктами в даному договорі повинні бути:

обов'язкове визначення відповідальності за несвоєчасні або неякісні послуги;

за страхування працівників від нещасних випадків;

за компенсацію збитку третім особам.

Договір повинен був зрозумілий і узгоджений обома сторонами угоди.

Відділ прийому заявок

Для узгодженої роботи нового оператора послуг підприємство організовує спеціальний відділ. Зазвичай він називається диспетчерською службою щодо прийняття претензій і заявок. Вона ж здійснює зворотний зв'язок між бригадами, які виконали цю роботу, і наймачами. Якщо будинок невеликий, така функція може бути покладено на адміністратора або спеціаліста, який веде прийом відвідувачів. Зрозуміло, будь-який власник офісного приміщення вправі сам наймати персонал для прибирання та обслуговування будівлі. Але якісне надання комплексних послуг можливо лише спеціалізованою фірмою. Укладаючи договір, власники офісних висоток звільняються від відповідальності за контроль стану приміщень і можуть не турбуватися про комфорт і безпеку для своїх орендарів.