Постановка задач по SMART: приклади

Звернувшись до будь-якої сучасної сфері діяльності, будь то будівельна індустрія, сфера освіти або інформаційні технології, можна зіткнутися з проектною діяльністю. Проектна діяльність дозволяє правильно формувати завдання, вибирати мету і розставляти акценти на важливих аспектах, направляючи загальний хід роботи у вірне русло. У проектній діяльності важливим етапом є постановка мети. Одним з популярних і ефективних методів цілепокладання є технологія SMART (СМАРТ).

Що таке постановка задач по SMART?

Дана технологія цілепокладання з'явилася досить давно і вже встигла зарекомендувати себе з кращої сторони. Завдяки цьому методу вдається чітко сформувати завдання, узагальнити доступну інформацію, вибрати терміни і кількість ресурсів. Будь-який поважаючий себе управлінець повинен володіти навичками постановки завдань по SMART.


SMART – це абревіатура, яка розшифровується як:

Specific – Визначена.

Measurable – Вимірні.

Achievable – Досяжна.

Realistic – Прагматична (Реальна).

Timed – Визначена за часом.

Розберемо кожну складову більш докладно.

Specific – завдання повинна бути конкретною

Для того щоб збільшити вірогідність успішної реалізації того чи іншого проекту, необхідно встановити конкретну мету. По суті, потрібно вже на початковому етапі вирішити, яким буде результат. В конкретизації майбутньої мети допомагає ряд питань, прихованих за акронімом 5W:

What? (Що?) – Що мені потрібно, яку мету я переслідую, чого хочу досягти?

Why? (Навіщо?) – Навіщо мені або мій команді/компанії це потрібно?

Who? (Хто?) – Хто буде працювати над цим завданням?

Where? (Де?) – Де слід займатися цим завданням?

Which? (Які?) – Які вимоги й обмеження, з якими доведеться зіткнутися?

Важливо розуміти: якщо мета одна, то й результат за нею йде один. Будь-які зміни в плані результатів повинні спричинити зміни в кількості цілей.

Measurable – завдання повинна бути вимірною

Постановка цілей і завдань по SMART вимагає чіткого розуміння того, що являє собою успішне завершення цього завдання. Вимірювання успіху може бути виражене у певній, визначеній грошовій прибутку або підвищення веб-трафіку, кількості аудиторії і так далі. Щоб чіткіше сформувати вимірну задачу, слід звернутися до себе з наступними питаннями:

В який момент мета буде вважатися вирішеною?

Який з обраних показників (сума виручки, кількість відвідувань на веб-ресурсі) надає більший вплив на успіх і говорить про те, що завдання виконано?

Яким має бути значення цього показника, щоб проект чи завдання вважалися успішно завершеними?

Achevable – завдання повинна бути досяжною

Постановка задач по SMART увазі під собою постановку реалістичною завдання, такої, якої може досягти ваша команда або компанія. Це вкрай важливий елемент системи SMART, так як він робить величезний вплив на мотивацію виконавця. Недосяжні цілі майже ніколи не доводять до кінця. Щоб зайвий раз не марити, а дотримуватися реальності, слід спиратися на досвід робіт, наявність тих чи інших ресурсів. Також необхідно тримати в увазі існуючі обмеження.
В якості обмежень можуть виступати:

Часовий ресурс.

Наявність інвестицій.

Кількість працівників/виконавців.

Наявні знання та досвід (людський капітал).

Доступ до необхідної інформації.

Можливість лідера повністю контролювати процес роботи.

Realistic – завдання має мати цінність

Постановка задач по SMART відрізняється своєю адекватністю, важливо не просто прописати робочий процес, але і реалізувати саме ті цілі, які будуть значущими для компанії. Потрібно вибирати такі цілі, які будуть корисні в довгостроковій перспективі та дозволять розвиватися команді/компанії. Простіше кажучи, якщо реалізована мета не несе ніякої вигоди, то це не SMART-мета, і робота над нею йде даремно. Важливо зауважити, що важлива не тільки прагматична складова, але також і сумісність з реаліями компанії, принципами виконавців, загальною стратегією розвитку.

Timed – завдання повинна мати часові рамки

Система постановки завдань SMART накладає на виконавця ряд обмежень, у їх число входить і обмежений часовий ресурс. Формуючи таку задачу, необхідно встановити остаточний термін (дедлайн), перевищення якого автоматично робить ціль/проект провальним. Подібне обмеження позитивно впливає на мотиваційну складову, а також полегшує контроль над виконанням завдання. Природно, сама задача, розрахунок ресурсів та інше повинні формуватися з урахуванням часових обмежень. Простіше кажучи, час, необхідний на виконання завдання, має співвідноситися з встановленими термінами.

Постановка задач по SMART: приклад

Ось один наочний зразок. Припустимо, співробітниця компанії з виробництва труб (назвемо її Лена) отримала велике замовлення від одного з клієнтів, перевіривши базу даних на наявність товару, Олена домовляється про доставку його клієнту. Після деякого часу клієнт спілкується з Оленою і заявляє, що кількість товару не відповідає заздалегідь обговореному. Так сталося через те, що інший співробітник годиною раніше продав труби іншому клієнту.
Такого курйозу можна було б уникнути, якби Лена працювала за схемою SMART:

S – Лена чітко формує замовлення, дізнається, що вимагає клієнт.

M – Лена уточнює кількість необхідного товару, який повинен отримати клієнт.

A – Лена погоджує замовлення з клієнтом, а також із співробітниками компанії. Наприклад, вона могла б подзвонити на склад і переконатися, що до потрібного для клієнта часу товару буде достатньо.

R – Вироблені дії допомогли б переконатися в тому, що завдання здійсненне і не створить проблем компанії.

T – Виходячи з отриманої інформації, можна було б вказати реальні терміни.

Таким чином, постановка завдань по SMART допомогла б співробітниці реалізувати задуману операцію, не підриваючи авторитет компанії.

Технологія цілепокладання SMART в повсякденному житті

Навики постановки завдань по SMART можуть стати в нагоді і в повсякденному житті, адже структуру проектної діяльності можна застосувати на будь-якої мети. Уявімо, що хтось загорівся бажанням вивчити іноземну мову, так як це передбачає перспективну роботу перекладачем.

S – Людина чітко формує свою мету: вивчити мову. Він знає, він буде працювати один, він знає, що цей навик дозволить влаштуватися на хорошу роботу. Також він знає, з якими труднощами пов'язаний цей процес і з чого почати.

M – чим виміряти знання мови? Мірилом в цьому випадку може виступити наявність сертифіката. Подібний сертифікат можна отримати, здавши міжнародні іспити.

A – Досяжною така мета? Так. У людини є маса вільного часу, доступ в Інтернет, можливість піти на курси і кошти на ці курси.

R – чи Є користь від виконання цього завдання? Так. З такого досвіду, як володіння іноземною мовою, можна отримати вигоду.

T – Щоб не пропускати заняття і не байдикувати, людина може поставити конкретні тимчасові рамки, скажімо, рік. Цього часу достатньо, щоб отримати необхідні навички.