Аутсорсинг бізнес-процесів: переваги і недоліки

Фахівці в області бізнесу вважають, що правильно організований аутсорсинг призводить до фантастичним результатами. Але це правило актуально не для кожного випадку. Особливості послуги, нюанси використання, переваги і недоліки заслуговують окремої уваги.

Аутсорсинг бізнес-процесів: переваги і недоліки

Перш за все, слід розібратися в термінології, так як слово «аутсорсинг» у вітчизняному бізнес-секторі з'явилося порівняно недавно. Якщо перекласти буквально, то означає «залучення сторонніх ресурсів». З контексту зрозуміло, що мова йде про залучення людських ресурсів у діяльність компанії з метою поліпшення або підтримання поточного рівня ефективності.


Аутсорсинг як бізнес-інструмент особливо поширений в Росії. На думку економістів, робити висновки ще рано, так як потенціал цій галузі практично не розкритий. Порівняти можна з європейськими та західними країнами, де компанії середніх і малих масштабів віддають на зовнішнє управління близько 80% внутрішніх процесів. Тому є кілька вагомих аргументів. Але не можна сказати, що аутсорсинг бізнес-процесів обіцяє суцільну вигоду. Мова піде також про недоліки такого підходу. Але про все по порядку.

Як виглядає процес?

Для того щоб зрозуміти суть процесу, необхідно чітко уявити собі анатомію явища. Використання послуг фахівців зовнішнього призначення відноситься до категорії послуг B2B – надання послуг компаніям і приватним підприємцям. Тому насамперед компанія-замовник підписує договір з аутсорсинговою компанією. У ньому буде зазначений порядок співробітництва.


Послуги аутсорсингу, по суті, представляють собою групу «прихожих» фахівців. Виконавець може бути юридичною особою, приватним підприємцем або фахівцем, який має інше дозвіл на ведення комерційної діяльності. Для клієнтів аутсорсингового спеціаліста важлива не форма діяльності, а досвід виконавця, а також потенційна користь, на яку він може розраховувати. Об'єктивно аутсорсинг бізнес-процесів може гарантувати деякі вагомі переваги.

Експертна думка

Комерційна діяльність цікава тим, що вона на кожному етапі дає можливість підтвердити або спростувати ту чи іншу теорію. Наприклад, обраний спосіб податкового або бухгалтерського обліку може бути вірним і допоможе заощадити кошти або, навпаки, збільшити витрати. Другий результат цілком можливий, якщо бухгалтер компанії або добрий радник керівника «забув» врахувати невелика зміна в податковому законодавстві. А витрати повинна покрити компанія. Керівник, будучи впевненим у тому, що його справи ведуть фахівці, може і не здогадуватися про те, які можливості втрачаються. Сила фахівця пропорційна кількості складних завдань, які він зміг успішно вирішити і показати конкретні результати. Для цього необхідно інша умова – динамічність загальних процесів в компанії. Послуги аутсорсингу чудово забезпечують своїм фахівцям такі умови, так як кожен клієнт – це нова складна задача.
У результаті за короткий час фахівці набирають безцінний досвід і вже мають в своєму арсеналі кілька готових рішень на кожен критичний випадок.

Прискорення процесів

Психологи відзначають такий ефект: чим менше обов'язків у співробітника, тим швидше він втрачає мотивацію до роботи, і навпаки. Керівник може найняти хорошого фахівця, призначити йому солідний оклад і соціальний пакет. Але буде обурений тим, що дуже скоро фахівець починає зривати терміни робіт, показувати низьку ефективність і в цілому негативну тенденцію. Причина не в тому, що працівник недостатньо хороший, а в малому обсязі роботи, який не здатний створити ефект динамічного зростання. В цей же час, такий же співробітник, але працює в аутсорсинговій компанії, паралельно веде справи кількох компаній і показує успіхи. Якщо керівник звернеться в цю компанію, справи його компанії також будуть швидко зроблені, а оплата праці, можливо, виявиться нижче, ніж утримання штатного співробітника.

Зниження ризиків

Важливий фактор у будь-якій справі – об'єктивний аналіз і оцінка ризиків. Насправді мало таких компаній, де кожен співробітник несе відповідальність за результати своїх праць. Звичайна практика для компаній: є успіх – видача премій, провал закінчується доганою або позбавленням премії. Інша ситуація, коли спеціаліст несе рівну відповідальність разом з керівником, то і ефективність його роботи зростає. Пояснення таких проявів співробітництва лежить більше в площині психологічних наук, ніж у практичних поясненнях. У будь-якому випадку незаперечний факт, що аутсорсинг компанії буде виправданий і по цьому пункту.

Зниження витрат

Цей пункт особливо актуальний для початківців і маленьких компаній. У таких офісах обсяг роботи для одного фахівця може бути невеликим. Наприклад, підприємець не може обходитися без послуг юриста, але найм фахівця з вищою юридичною освітою та досвідом на повний робочий день може обходитися йому в солідну суму. Аутсорсинг бізнес-процесів, зокрема, передача деяких видів робіт на зовнішнє управління, допоможе істотно скоротити витрати. Підприємець може звертатися до дистанційного співробітникові тільки за виконанням певної роботи та проводити оплату згідно з її обсягом. Якщо мова йде про компанії середньої величини, то вона також може істотно знизити витрати. У таких компаніях зазвичай прийнято містити цілі відділи за різними напрямками діяльності. Зазвичай після ретельного HR-аудиту стає ясно, що частина відділу можна негайно скорочувати, і від цього компанія тільки виграє. Аутсорсинг компанії та окремих її завдань може забезпечити блискучі результати при низькій вартості послуг.

Унікальні можливості

Для перспектив бізнесу немає меж. Ця фраза буде правдивою і в буквальному сенсі. Весь світ знає, що в деяких куточках планети праця оцінюється дуже дорого, в інших – коштує копійки. Це стосується всіх видів праці: висококваліфікованого, розумового і інтелектуального.

Інтернет дав можливість об'єднати такі умови. Кожна із сторін отримує свою вигоду: фахівець знаходить роботу з гідною оплатою, а підприємець – спеціаліста з хорошою кваліфікацією. Аутсорсинг бізнес-процесів цілком можливий через Інтернет. В залежності від типу діяльності, що можна організувати роботу так, щоб бізнес працював цілодобово і по всьому світу.

Спрощення трудових відносин

Використання послуг найманих робітників створює чималу кількість зобов'язань. Для управління цим аспектом виникає необхідність у створенні HR-відділу. Це проблема великих компаній. У маленьких теж є свої складності. У них HR-відділу може і не бути. Але в невеликих колективах, як показує практика, складно дотримуватися субординації. А це дуже негативно відображається на ефективності роботи. Кадри в аутсорсингу бізнес-процесів, в принципі, не мають можливості піддаватися тим явищам, які зазвичай відбуваються всередині компанії. Суть всіх відносин тут зводиться до умов договору надання послуг.

Сміливо можна планувати

Про розподіл ризиків і відповідальності вже згадували. Покладаючись на досвід і знання виконавців, тепер підприємець може планувати більш ризиковані проекти та рішення. Достатньо лише поставити до відома своїх виконавців про це. Можливість експериментів відкриває перед бізнесом раніше не бачені перспективи і можливості.

Спокій і передбачуваність

Складно вести бізнес, коли він стає причиною безсоння, забирає здоров'я і душевний спокій. Настане час, коли підприємець більше не зможе знайти в собі сили для продовження справи. Функції аутсорсингу бізнес-процесів полягають у тому, щоб спростити ведення бізнесу до максимально можливого рівня.
Якщо фахівець хороший, то немає необхідності хвилюватися про те, що його можуть забрати конкуренти. Немає необхідності звіряти кожен крок з ТК, стежити за дисципліною, вимагати результатів і домагатися їх високою ціною. Всі ці проблеми лежать на плечах аутсорсингової компанії, яка за договором несе відповідальність за своїх клієнтів.

Недоліки

Є і ряд недоліків, які повинен враховувати підприємець. Наприклад:

Відсутність контролю. Мова йде про контроль над виконанням поставлених завдань. Такий великий ризик при роботі на аутсорсингу з іншими країнами. Замовник не знає, хто конкретно виконує його роботу, яким чином і яким буде точний результат.

Витік інформації. В ході роботи дистанційний співробітник отримає доступ до справ компанії, а також її важливою даними. У договорі надання послуг безпека повинна займати особливе місце. Компанії гарантують інформаційну безпеку. Але не зайвим буде попросити внести в договір додаткових заходів для забезпечення конфіденційності.

Залежність від іншої компанії. Занадто тісне співробітництво з іншою компанією може поставити справи замовника в залежному становищі. Щоб не допустити концентрацію всіх сил в одні сторонні руки, рекомендується користуватися послугами різних компаній або трохи знизити частку аутсорсингових справ.

Що можна віддати на аутсорсинг?

Враховуючи всі переваги і недоліки, виникає питання про те, які бізнес-процеси слід виносити на аутсорсинг, а які ні. Сьогодні практикуються представлені нижче види бізнес-процесів на відстані.

Бухгалтерський облік.

Аудиторські послуги.

Послуги юриста.

Аутсорсинг бізнес-процесів в постачанні.

Відділ продажу.

PR-відділ.

Друкарські процеси.

Клінінгова частина.

Послуги вантажників.

Аутсорсинг бізнес-процесів в рекламі.

Послуги з перекладу.

Обов'язки HR-відділу.

Це неповний список того, що можна доручити дистанційним найманим працівникам. Багато що залежить від сфери діяльності компанії і від специфіки робіт. Завдяки широким можливостям Інтернету, можна знайти будь-якого фахівця вузької спрямованості і за тією ціною, яка влаштовує обидві сторони.