Менеджер з постачання: посадова інструкція та обов'язки

Менеджер з постачання зараховується до категорії керівників на підприємстві. Щоб отримати дану посаду, людина повинен мати середню спеціальну або вищу освіту, при цьому обов'язково з економічним ухилом. Стаж роботи повинен складати не менше 3 років, причому прямо в галузі постачання.

Обов'язкові знання менеджера з постачання

Нормативно-правові акти, інформація щодо матеріального та технічного постачання підприємства у всіх аспектах.

Особливості планування успішного і правильного постачання всіх структур фірми або холдингу, а також правила ведення обліку і своєчасної поставки матеріально-технічних ресурсів, серед яких особливо важливим є сировина, напівфабрикати та інші матеріали.

Порядок встановлення нормативів, що регламентують мінімальний і максимально можлива кількість виробничих запасів, а також особливості енергозберігаючих заходів.

Особливості організації та контролю матеріально-технічного забезпечення.

Проведення зустрічей з офіційними постачальниками, особливості укладання договорів з ними, а також правила контролю за їх виконанням.

Основні приписи, які стосуються формування всієї документації на відпуск товарно-матеріальних цінностей. Дані ресурси повинні бути повністю, рівномірно і раціонально розподілені між робочими підрозділами.

Важливі відомості, якими володіє менеджер

Співробітник знає умови технічного характеру і правила, що регламентують особливості дотримання умов щодо матеріального і технічного аспектів забезпечення якості продукції, а також порядок і правила розробки даних правил; ціни на оптові партії продукції, а також вартість однойменної продукції в роздрібній торгівлі, номенклатуру цінностей, споживаних у робочих процесах. У компетенцію співробітника входять технології, службовці правильної і раціональної організації праці робочих, управління діяльністю конкретного підрозділу; вимоги, що пред'являються до форми обліку операцій з постачання, а також особливості формування звітних документів, що відображають ситуацію виконання плану забезпечення матеріально-технічної частини підприємства.

Відомості, що сприяють успішному здійсненню трудової діяльності

Співробітник повинен знати особливості формування і вручення претензій постачальникам, якщо товар був привезений несвоєчасно або в неналежному вигляді. Також слід вміти стягувати компенсацію за неправильне або неякісне виконання зобов'язань за договором, навчитися розривати угоду на максимально вигідних для компанії умовах. Менеджер знає спобличчя обробки, перетворення і зберігання інформації, користуючись своєчасними технологіями і засобами комунікації; положення трудового законодавства, які стосуються діяльності конкретної фірми; основні норми і правила охорони праці працівників кожного підрозділу.

Що робить менеджер з постачання?

Організовує політику конкретного підприємства, що стосується забезпечення матеріально-технічної частини виробничого і робочого процесів.

Керує розробкою проектів різних планів, що мають матеріальне або технічне значення для діяльності фірми.

Бере діяльну участь у розрахунках запасів, що мають виробниче значення, на основі визначення важливих потреб організації. Часто це сировинні ресурси, напівфабрикати, обладнання, а також різні інші матеріали. Це обов'язково повинен виконувати менеджер з постачання виробництва.

Керує розробкою та впровадженням програм по забезпеченню підприємства сировиною ресурсами всіх необхідних видів для повноцінного виробництва продукції.

Шукає постачальників, порівнюючи і аналізуючи показники кожного виробника за ціною, якістю, термінами і умовами поставок.

Важливі зобов'язання менеджера

Постійно займається вибудовуванням відносин з постачальниками, при цьому аналізує їх можливості щодо своєчасної доставки якісної продукції, а також визначає, чи укладення довгострокових торгових відносин.

Займається підготовкою та коригуванням документації, яка знадобиться при укладенні договорів.

Організовує і здійснює важливі переговори з постачальниками для оприлюднення замовлення, узгодження строків та особливостей поставок. Це передбачають посадові обов'язки менеджера відділу постачання.

Після узгодження всіх умов підписує договори з постачальниками продукції.

Вивчає пропозиції дрібнооптових покупців, особливості ринку, оптових ярмарків, а також висуває ідеї з придбання витратних матеріалів за оптимальними цінами.

Контролює процес доставки придбаних ресурсів від постачальників або окремих продавців.

Організовує і контролює обробку матеріально-технічних ресурсів. Сюди входить грамотна приймання товарів з урахуванням їх цілісності, кількості і якості, складання і збір необхідної документації, яку необхідно надати зі звітом вищестоящому керівництву, подальше переміщення та організація зберігання продукції в належному вигляді і в межах швидкої доступності. За це відповідає менеджер з постачання, посадові обов'язки якого включають великий список подібних робіт.

Додаткові дії

Менеджер оформляє різні претензії до постачальникам, якщо помічено порушення ними зобов'язань, передбачених договором, здійснює контроль за звітами ефективності даних претензій, виправленню сформованої ситуації, погоджує з постачальниками зміни умов, які різняться з початковими. Цим повинен займатися менеджер із закупівель і постачання. Іноді цей співробітник проводить оцінку та звірку виконання постачальниками умов за договором на предмет якості та ефективності їх виконання, доцільності деяких пунктів, а також приймає рішення про зміну постачальників або зміну умов взаємодії з ними. Це передбачає посадова інструкція менеджера з постачання. Менеджер контролює запаси матеріально-технічних ресурсів, дотримання лімітів, передбачених раціональними нормами, здійснює контроль за їх грамотним витрачанням і застосуванням тільки у важливих цілях, необхідних для виробництва якісної продукції. Цим повинен займатися менеджер з постачання, інструкція (посадова) якого передбачає даний аспект.

Розробка і впровадження різноманітних заходів

В обов'язки обличчя, яка обіймає посаду менеджера з постачання, входить підвищення раціональності й ефективності використання всіх матеріально-технічних ресурсів конкретних відділів і всього підприємства; зниження витрат, що відносяться до витрат на транспортування і підготовку належних умов для зберігання матеріально-технічних ресурсів. Одна з головних цілей - удосконалення та розвиток чіткої системи контролю, яка покликана визначати доцільність витрачання різних матеріалів, мають технічну або економічну цінність; визначення і своєчасна реалізація зайвих матеріально-економічних ресурсів, щоб не було навіть мінімальної псування продукції.

Розробка нових технологій

Даний співробітник вносить пропозиції по заміні дорогих і важкодоступних матеріально-технічних ресурсів дешевшими без втрати якості готової продукції, випущеної підприємством. В обов'язки менеджера по збуту входить не тільки зниження собівартості, але і пошук можливостей придбання продукції за базовою ціною, тобто безпосередньо від виробника. В обов'язки менеджера з постачання входить скорочення інвестицій і непродуктивних запасів матеріально-технічних ресурсів. Це досягається поліпшенням систем управління і вибором найкращих постачальників; поліпшенням якості і надійності всіх матеріально-технічних ресурсів, стеженням за актуальністю використовуваних матеріалів, можливостями їх постійної модернізації; зменшенням сировинних компонентів у продукції, яка випускається певною компанією.

Права

Самостійне визначення взаємовідносин з постачальниками як в економічному, так і в технічному плані, проте менеджер з постачання завжди повинен діяти на благо компанії.

Займатися перевіркою і підписанням документів, які надходять до працівника, в межах його компетенції.

Запитувати письмово або усно від керівників підрозділів або компанії всю необхідну інформацію, документи, які мають відношення до професійної діяльності та можуть послужити на благо компанії.

Знайомитися з усіма положеннями, своєчасно отримувати інформацію про зміну приписів щодо здійснення трудової діяльності, враховувати критерії оцінки якості виконання власних посадових обов'язків.

Можливості, передбачені посадою

Менеджер може вносити пропозиції і ідеї керівництву компанії, які служать поліпшенню умов їх виконання, а також вимагати їх розгляду керівниками компанії, що завжди робить менеджер з постачання. Обов'язки і права в цьому випадку ідентичні. Працівник має можливість вимагати від усіх керівників компанії швидкого і належного забезпечення умов виконання роботи, а також вдосконалення документації, що відноситься до інструктажу або розпорядженням, для виконання своїх посадових обов'язків. Співробітник зобов'язаний своєчасно виконувати власні обов'язки, прагнути забезпечити максимальну якість продукції і сировинної бази, що повністю перебуває в його компетенції. Менеджер з постачання несе відповідальність за якість що надходить продукції, всіх матеріально-технічних ресурсів, від чого залежить успішна діяльність підприємства.