Організація інвентаризації майна. Етапи проведення

Інвентаризація майна і фінансових зобов'язань організації здійснюється, як правило, перед складанням звітності за підсумками року. Ця процедура має ряд особливостей. Розглянемо їх у статті.

Загальні відомості

Проведення інвентаризації майна організації являє собою комплекс заходів, спрямованих на перевірку і документальне підтвердження наявності, стану і вартості матеріальних цінностей. Інформація про них міститься у відповідній документації. На підприємстві передбачається спеціальний відділ, який веде бухгалтерський облік. Інвентаризації майна організації передує видання відповідного наказу. У цьому документі зазначаються підстави для здійснення цієї процедури, призначається комісія. У наказі також вказуються строки виконання робіт. Інвентаризації майна організації можуть здійснюватися як планово, так і позапланово.

Завдання

Інвентаризація майна організації необхідна:

Для встановлення фактичної наявності матеріальних цінностей.

Порівняння отриманих даних з даними бухгалтерської звітності.

Виявлення некондиційних ресурсів, формування мотивованих висновків, підготовки документації для їх списання або уцінки. При здійсненні цих процедур можуть залучатися необхідні фахівці і компетентні структури.

Визначення винних при виявленні надлишків, нестач, псування майна.

Перевірки повноти та достовірності відображення майна та зобов'язань, дотримання контрагентами договірних термінів, застосування заходів стягнення та погашення заборгованостей, списання їх по закінченні терміну давності.

Класифікація

Існують різні види інвентаризації майна і зобов'язань організації. Наприклад, процедури можуть бути частковими, вибірковими, повними, періодичними. Між тим перевірити достовірність і повноту звітності, виявити, наскільки зміст даних та первинної документації відповідає фактичному положенню справ, дозволяє суцільна інвентаризація майна організації. Вона є обов'язковою відповідно до п. 7 інструкції, що регламентує правила складання та подання підсумкових (місячних, квартальних, річних) показників. Інвентаризація майна організації, оформлення її результатів здійснюються згідно з методичними вказівками, затвердженими наказом Мінфіну № 49 від 13061995 р.

Загальні правила

Організація інвентаризації майна здійснюється у відношенні матеріальних цінностей, незалежно від місця їх розташування. Процедура поширюється на виробничі запаси та інші матеріальні ресурси, які не належать підприємству, але знаходяться на зберіганні, в оренді, отримані для переробки та ін. Інвентаризація проводиться і щодо неврахованого майна. Ревізія здійснюється за місцем знаходження матеріальних цінностей. Це може бути цех, майстерня, виробнича дільниця, лабораторія і так далі. Порядок проведення інвентаризації майна організації включає в себе наступні стадії:

Видання наказу.

Перевірка і опис.

Документальне оформлення.

Зіставлення даних.

Складання висновку.

Наказ

Він повинен бути прийнятий завчасно, щоб організація інвентаризації майна не стала для працівників та відповідальних осіб несподіванкою і вони змогли б до неї підготуватися. В наказі вказується склад комісії, її голова, об'єкти, щодо яких буде здійснюватися ревізія, її терміни. Документ можна скласти за формою, наведеної в методичних вказівках. Наказ реєструється у книзі контролю.

Комісія

У якості її членів можуть виступати адміністративні працівники, бухгалтери, інші фахівці, які мають відповідну компетенцію і професійні навички для оцінки стану зобов'язань і майна підприємства. Не допускається включення до складу комісії матеріально відповідальних осіб. У разі відсутності хоча б одного з призначених членів результати ревізії можуть бути визнані недійсними. Це особливо актуально у випадках, коли організація інвентаризації майна спрямована на виявлення винних у крадіжці, псування матеріальних цінностей, перевірка здійснюється при зміні матеріально-відповідальних осіб, а також при передачі ув'язнення до суду. При великій кількості об'єктів перевірки можуть формуватися робочі комісії. Вони знаходяться у підпорядкуванні голови постійно діючої основної групи ревізорів. У завдання робочих комісій входить не тільки перевірка стану та наявності матеріальних цінностей. Вони мають право вносити пропозиції щодо поліпшення контролю, зберігання, приймання, відпуску майна.

Здача матеріалів

Організація інвентаризації майна передбачає визначення залишків матеріальних цінностей і існуючих заборгованостей за документами. Для цього члени ревізійної комісії вивчають всі прибутково-видаткові відомості, звіти про рух об'єктів і засобів. Головою візуються всі документи, які додані до реєстрів. При цьому робиться позначка із зазначенням дати інвентаризації. Це виступає в якості підстави для визначення бухгалтерією залишків матеріальних цінностей до початку процедури.

Важливий момент

Перед тим як провести інвентаризацію майна організації, матеріально-відповідальні службовці представляють розписки у тому, що вся витратно-прибуткова документація здано в бухгалтерію або передана комісії, а також що всі надійшли об'єкти були оприбутковані, а вибулі – списані. Такі ж папери складають особи, які мають підзвітні суми або довіреності на придбання/отримання матеріальних цінностей. Перевірку фактичного наявності майна виконують при обов'язковій присутності відповідальних службовців. У разі їх зміни прийняли особи розписуються в описі про отримання. На момент перевірки всі операції з об'єктами припиняються. В разі надходження матеріальних цінностей у процесі ревізії їх розміщують окремо і складають на них опис. Якщо інвентаризація проводиться кілька днів, приміщення з майном опечатуються.

Перевірка матеріальних цінностей

Як правило, вона виконується суцільним методом. Він передбачає перерахунок абсолютно всіх цінностей. Даний процес досить трудомісткий. У правилах проведення інвентаризації допускається застосування спрощених методів перевірки тільки у виняткових випадках. Наприклад, такі способи можна при ревізії товарів і матеріалів, що знаходяться у непошкодженій тарі постачальника. У цьому випадку кількість об'єктів може встановлюватися на підставі супровідної документації при обов'язкової ревізії в натурі. У разі якщо за результатами вибіркової перевірки буде виявлено розбіжність між показниками, відображеними у маркуванні або специфікації постачальників, і фактичною наявністю цінностей, комісія зобов'язана здійснити суцільну (повну) інвентаризацію.

Ревізія заборгованостей

Інвентаризація зобов'язань підприємства являє собою звірку даних по розрахунках з замовниками/підрядниками. В ході ревізії перевіряється обґрунтованість виникнення заборгованостей (наявність первинної документації), правильність розрахунків і формування кінцевого залишку на дату здійснення процедури. У разі необхідності комісія має право запитати акт звірки. Його дані порівнюються з інформацією з бухгалтерського обліку підприємства.

Складання описів та актів

В інструкції № 25н (додаток 3) передбачаються окремі форми документів для кожного об'єкта ревізії. Бланки описів підприємство має право розробити і самостійно. У цьому випадку у формах можуть бути присутніми додаткові реквізити і величини, в яких враховується специфіка відображення інформації по матеріальних цінностей і особливості їх зберігання. Однак у будь-якому випадку на таких бланках повинні бути показники, встановлені додатком 3. В акти і описи інвентаризації вносяться дані по фактичному наявності майна і реально прийнятих на облік зобов'язань. За забезпечення повноти і точності внесення інформації відповідає ревізійна комісія. Кожна опис складається як мінімум в 2 примірниках.

Специфіка заповнення

Назви об'єктів інвентаризації зазначаються у відповідності з номенклатурою і в одиницях, прийнятих в обліку. На кожному аркуші зазначається кількість цінностей (прописом) і загальна кількість у натуральних показниках, записаних на сторінці, незалежно від того, в яких величинах (кілограмах, штуках, метрах тощо) вони показані. При допущенні їх виправлення помилок здійснюється у всіх примірниках шляхом закреслення неправильних записів і проставлення зверху правильних. При цьому ставляться підписи членів комісії і матеріально відповідальних осіб. Не допускається залишати в описах незаповнені графи. Порожні рядки, на останніх сторінках перекреслюються. Окремі описи повинні складатися на майно, яке перебуває в оренді, на відповідальному зберіганні яких отримано для переробки. Один примірник документа підлягає відправленню власникові матеріальних цінностей. На останній сторінці робиться відмітка про перевірку таксировки, цін і підрахунку результатів. Вона засвідчується всіма членами комісії та матеріально відповідальними співробітниками. Після проведення процедури останні дають розписку в тому, що перевірка була проведена у їх присутності, у них немає претензій до ревізорів і вони прийняли майно на відповідальне зберігання.

Зіставлення даних

Акти і описи, підписані членами ревізійної комісії, передаються до бухгалтерії. В ній перевіряється правильність оформлення і підрахунків, здійснюється порівняння фактичних даних з показниками звітності. У разі виявлення відхилень складається відомість розбіжностей за формою 0504092. У цьому документі повинні бути відображені такі відомості:

Недостача у межах і понад нормованих величин природних втрат у вартісному та кількісному виразі.

Ринкова ціна об'єкта, різниця між нею та балансовою вартістю.

Надлишки у вартісному та кількісному виразі.

Кількість примірників відомості – не менше 2. При порівнянні показників слід брати до уваги пересортицю цінностей, сумові різниці, що виникли в результаті неї. Крім цього, слід списати втрати в межах нормованих величин природного убутку. Результати ревізії фіксуються в інвентаризаційному описі. Для кожного типу матеріальних цінностей заповнюються окремі форми.

Документи

В процесі інвентаризації використовуються опису:

Цінних паперів.

Залишків на облікових рахунках грошових коштів.

Заборгованості за позиками, кредитами.

Стану держборгу у цінних паперах.

Бланків суворої звітності і фінансових документів.

Стану державного боргу РФ за наданими гарантіями та отриманими кредитами.

Розрахунків за надходженнями.

По нефінансовим активам.

Готівкових коштів.

Розрахунків з постачальниками, покупцями, іншими кредиторами та дебіторами.

Відповідальність

Відомості бухгалтерської звітної документації можуть визнаватися недостовірними, якщо інвентаризація була проведена не за правилами або її результати були задокументовані з порушеннями вимог. Це виявляється, наприклад, у випадках, коли підприємство вирішить накласти стягнення на матеріально-відповідального працівника через суд. Як обґрунтування своєї позиції організації доведеться представити уповноваженої інстанції інвентаризаційні документи. Згідно із загальним правилом інспекція не може накласти на підприємство штраф за те, що їм не була здійснена ревізія, незважаючи на існуючу обов'язок. В законодавстві взагалі не встановлено ніяких санкцій за не проведення інвентаризаційних заходів. Підприємства повинні розуміти важливість і необхідність здійснення цієї процедури. Адже саме за результатами інвентаризації формується достовірне уявлення про стан свого майна та існуючих заборгованостей.