Бізнес-процеси: приклади і опис

Що собою представляють бізнес-процеси? Приклади дозволять нам краще розібратися в даному предметі, тому ми будемо активно їх використовувати.

Загальна інформація

Для початку давайте розберемося, чим же є бізнес-процеси. Так називають сукупну послідовність певних дій, спрямованих на те, щоб перетворити ресурси, отримані на вході в завершений продукт, що володіє цінністю для споживачів на виході. Завдяки таким визначенням можна зрозуміти, що бізнес-процеси є всередині кожної організації. Формалізовані вони чи ні, це ролі не грає. Запам'ятайте: всюди можна зустріти бізнес-процеси. Приклади будуть наведені далі в статті.


Давайте розглянемо побутовий приклад. Є домогосподарка, яка хоче помити посуд (бізнес-процес). Вона доручає цю задачу посудомийній машині. На вході ми маємо брудний посуд. Під час процесу будуть використовуватися вода, миючий засіб і електрика. І на виході ми отримаємо чистий посуд. За подібною схемою і будуються бізнес-процеси. Приклади, які будуть внесені в подальшому, тільки підтвердять ці слова.

Функціональний підхід

Оскільки нас цікавлять бізнес-процеси компанії (конкретні приклади), то давайте не будемо відкладати їх розгляд, а відразу візьмемося до справи. Припустимо, у нас є компанія, де діє функціональний підхід до питань управління. Згідно йому, підприємство – це набір підрозділів. Причому кожне працює на виконання своєї певної функції. Але в таких випадках, коли окремі підрозділи орієнтовані на досягнення їх показників, часто страждає загальна ефективність компанії.


Давайте розглянемо один типовий процес з конфліктом. Відділ продажів вимагає збільшення максимально можливого асортименту для росту обороту. При цьому вони також хочуть, щоб запас товару був завжди на складі. Тоді як відділ постачання планує закуповувати вузький асортимент і великими партіями. Адже в таких випадках вони будуть працювати ефективно, і буде зростати їх головний показник (точніше – падати ціна від постачальника). Тобто є бізнес-процес реалізації, на який відділи дивляться по-різному.

Процесний підхід

Він розглядає все, що відбувається як набір процесів. Існують основні і підтримуючі. Кожен процес має свою певну мету, яка підпорядкована завданню, що стоїть перед всією компанією. Крім цього, є власник, який керує ресурсами і відповідає за виконання всього необхідного. Також повинна бути система контролю якості і виправлення помилок. Само собою, що жоден процес не може протікати без ресурсів. І завершує список компонентів система показників, по яких і оцінюються бізнес-процеси. Приклади цього будь, адже було обіцяно, що вони будуть? Ось зараз давайте один і розглянемо. Уявіть собі карту. У самому центрі знаходиться основний бізнес-процес. Він ділиться на окремі складові. Їх супроводжують керуючий і підтримує процеси, які стежать за тим, щоб все виконувалося так, як потрібно. Це і буде процесний підхід. Коли робота одного елемента завершена, його напрацювання передаються наступному.

Опис бізнес-процесів

Приклади цього в загальному вигляді можна бачити протягом всієї статті. Але повноцінна документація часто по товщині порівнянна з невеликими книгами (або навіть більшими, якщо вивчається робота гігантської компанії). Моделювання бізнес-процесів (приклади яких також тут наведені) вимагає, щоб всі операції підприємства були максимально зрозумілими і прозорими. Це дозволить їх аналізувати найкращим чином і виявляти різні проблеми ще до того, як вони дадуть збій. Необхідно пам'ятати, що головне завдання описів – це розібратися у взаємодії розрізнених підрозділів, простежити за тим, що і кому вони передають на кожному етапі виконання завдання. Завдяки цьому можна значно спростити адаптацію нових співробітників і знизити залежність стабільності роботи підприємства від нестійкого людського фактора. Також при грамотному підході будуть зменшені і операційні витрати. Ось чим допомагає опис бізнес-процесів. Приклад такої оптимізації може продемонструвати керуючий практично будь-якої успішної компанії.

Порядок розробки

Давайте розглянемо практичний приклад бізнес-процесу на підприємстві. Спочатку нам необхідно подбати про робочої команді проекту. Вона формується з працівників компанії. Найчастіше виявляється, що однієї робочої команди недостатньо. Що тоді може бути зроблено? Для заповнення нестачі сил можна залучити тимчасову групу. Не завадить також створити і опис того, як процес функціонує на даний момент часу. При цьому слід прагнути виявити зв'язки між діями, а не фіксувати найдрібніші подробиці. Щоб уникнути відходу в бік, можна використовувати стандартні карти і форми процесів. При розробці процесів рекомендується використовувати метод послідовних наближень. Іншими словами, необхідно повторювати цикл дій щодо поліпшення, поки не буде отриманий прийнятний результат.

Чому варто приділити увага?

Слід сконцентруватися на наступних розділах:

Стандартні форми.

Карта.

Маршрути.

Матриці.

Блок-схеми.

Опис стиків.

Допоміжні опису.

Документування.

Розгорнутий опис.

Визначення індикаторів і показників.

Регламент виконання.

Найкраще поняття про необхідних елементах зможе дати реальний приклад -реінжиніринг бізнес-процесів існуючого підприємства. Але в таких випадках необхідно бути готовим до того, що доведеться ознайомитися з величезною кількістю документації.

Про картах замовимо слово

Отже, ми вже розглянули, що собою представляють бізнес-процеси, приклади їх у реальному житті. Зараз давайте пройдемося по технічній документації, яка повинна бути, якщо нам потрібно точний і чіткий опис. Отже, спочатку хочеться приділити увагу карті бізнес-процесу. Вона є графічним представленням, виконаним як блок-схема. При цьому необхідно подбати про те, щоб для кожного учасника був відведений свій окремий стовпець. У рядка заносять тимчасові інтервали. Повністю оформлена карта дозволяє перевірити, чи була синхронізована операція. Також можна простежити і те, проходить і як інформація між різними підрозділами компанії. Для отримання найкращого ефекту слід поставити кілька запитань. Хто здійснює цю операцію? Навіщо її необхідно виконувати? Що вона собою являє? Коли потрібно проводити операцію? Де вона здійснюється? При поліпшенні здійснюваних процесів слід ще поцікавитися, чи можна її вдосконалювати.

Матриці

Вони необхідні для виділення найбільш важливих бізнес-процесів в рамках підприємства. Під час їх складання враховується і взаємозв'язок подій, а також ступінь взаємовпливу. При аналізі ланцюжка процесів нескладно виявити, що обмін інформацією пересувається з верхнього лівого кута в нижній правий. Тобто в такому математичному вигляді описуються відносини між постачальником і споживачем, представлені у вигляді прямокутника. У кожній клітинці матриці при цьому вказуються всі необхідні вимоги для дії, що були/здійснюються/будуть зроблені. Вони є своєрідними двовимірними моделями, за допомогою яких можна судити про те, що і як робиться і яка мета при цьому переслідується. Складності при складанні матриці тут бувають в тому, що для прорахунку з максимальною точністю часто доводиться використовувати значну кількість даних. А це передбачає наявність великої кількості інформації. При цьому в таких випадках зазвичай використовується цифрова інформація, яку часто ще доводиться обраховувати.