Зона ресепшн – це «візитна картка» компанії, організації, підприємства

Вже стало звичним в солідній або нової компанії бачити на вході зони ресепшн. Це місце, де відвідувач може отримати консультацію адміністратора або менеджера по роботі з клієнтами. Він може дізнатися інформацію про режим роботи, розташування офісів на поверхах або інші відомості щодо діяльності компанії.

Визначення

Слово reception (у вимові "ресепшен" або "ресепшн") запозичено з англійської мови. Означає воно зону прийому відвідувачів, гостей, клієнтів. Передбачається, що в цьому місці новоприбулі отримують подальші інструкції щодо планованого заходу, уточнюють порядок поведінки, реєструються. Ця зона стає відправною точкою їх подальшого просування по коридорах нової будівлі. Дослівно перекладається, як "отримувати" або "брати". Меншою мірою використовується також у значеннях: "сприйняття", "прийняття", "зустріч". І це цілком логічно: в залежності від виду заходу, структури організації або типу компанії (підприємства) відвідувачі можуть мати різні цілі візиту.




В наших реаліях поняття ресепшн – це ще й особливий тип офісних меблів. Такий комплект може включати тільки стійку, нагадує робоче місце адміністратора готелю. Або ж це буде якийсь куточок (стінка в кімнаті загального призначення) на вході в офісну будівлю з невеликою зоною очікування та супутньої цього меблями.

Правопис

Точних даних про правильність використання цього слова в російській мові поки немає. В деяких джерелах нібито наводяться рекомендації про необхідність застосування форми слова ресепшен за аналогією з уже наявними запозиченням (промоушен). Інші наполягають на варіанті ресепшн. Як правильно писати (є ще варіанти: рецепшн, ресепшин, рецепція) – сказати складно, зважаючи на відсутність офіційних джерел інформації. При відмінюванні будь-яке з них звучить «кострубато». Висуваються пропозиції взагалі цього не робити (на ресепшне), а використовувати словоформу як є в будь-якому відмінку.

Сфера застосування

Де ще можна зустріти зони ресепшн? Це було раніше і в нас. У готелях завжди, так чи інакше, присутня стійка адміністратора, де новоприбулі постояльці реєструвалися. Проживають там отримували або здавали ключі від номерів, а виїжджаючі – розраховувалися. На підприємствах і в організаціях, де будівлі адміністрації перебували за спільним парканом, функцію прийому відвідувачів виконував чергував охоронець на прохідній. Це важко порівнювати: турнікети і пропускна система – і доброзичливо налаштовані менеджери по роботі з клієнтами, які очікують відвідувачів в затишній і добре організованою зоні прийому гостей. Зараз ресепшн можна зустріти і в салоні краси, і в торговому центрі, і вже на оновлених (реконструйованих) прохідних заводів і фабрик. Ринок меблів підлаштовується під ці віяння. Багато компаній пропонують клієнтам різні варіанти оновлених за західними зразками зручних стійок адміністраторів.

Організація зони

Щоб «на рівні» зустріти гостей, відвідувачів або клієнтів (інвесторів), стійка ресепшн зобов'язана бути універсальною. Від її форми і конструкції залежить зручність і адміністратора, і відвідувачів. Турбота про клієнтів і про персонал однаково важлива для компанії. Тому до меблів для зони ресепшн пред'являються особливі вимоги. Стійка, як правило, поєднує в собі відразу дві зони. Це робоче місце персоналу на першому рівні. Вище, зазвичай, розташовується стіл для відвідувачів. Він повинен бути зручним, клієнти люблять в очікуванні вирішення їхнього питання покласти зручно руки, надійно спертися, спокійно озирнутися. Все зайве: засоби комунікації, монітори, офісні приналежності ховаються в нішах між цими двома рівнями. Бачити в основному клієнт повинен привітне обличчя адміністратора на ресепшн, за його спиною – атрибути компанії, на столі або поряд на стендах і стелажах – візитки, рекламні і інформаційні буклети, приємні оку і не відволікаючі елементи декору, сувеніри.

Призначення

За великим рахунком, ресепшн – це багато в чому дійсно особа компанії, так сказати, «одяг», за якою зустрічають. І тут доречно постаратися, щоб показати справжній потенціал. Займають лідируючі позиції компанії, щоб підтримати імідж, вважають своїм обов'язком придбати для прийому клієнтів розкішні блискучі стійки зі скла і металу в комплекті з розкішними килимами, кріслами і диванами для зони очікування. Ясна річ, що невеликий, починає свій шлях фірмі або організації не обов'язково так витрачатися. Добре виглядає і приємно вражає проста, але зі смаком підібрана в тон загального інтер'єру стійка. Набагато важливіше буде для гостя враження від спілкування з персоналом, що знаходиться по іншу сторону столу. Від того, як складеться спілкування, як швидко і якісно вдасться відвідувачу вирішити первинні питання організаційного плану, буде залежати його враження. Психологи вважають, що вони багато в чому предрешают результат майбутньої зустрічі.

Адміністратор на ресепшн

У нас персонал зони прийому гостей може виконувати різноманітні функції. В солідній організації прийомом відвідувачів зазвичай займається окремий співробітник. Секретар керівника знаходиться в безпосередній близькості від головної особи компанії. Введення первинної інформації, реєстрацію вхідної документації та інші організаційні питання - все це виконують окремі службовці. В маленьких фірмах часто всі ці функції закріплені за однією людиною. Він приймає гостей, чергує на телефонах, консультує з загальних питань і навіть може займатися рекламою або продажем супутніх товарів. У такому випадку саме він є «обличчям» компанії. Адміністратор на ресепшн повинен виглядати презентабельно, розбиратися в діяльності фірми, бути хорошим рекламним агентом, можливо, навіть компетентним продавцем і вже точно уважним і чуйним співрозмовником.