Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

Адміністрування проекту - це суттєва частина роботи будь-якої сучасної організації, націленої на отримання результату. Від якості її виконання залежить успіх реалізації програм і швидкість досягнення поставлених цілей організації.

Адміністрування проекту - що це таке

Будь-яка діяльність потребує чіткого контролю і координації. Зокрема, це стосується реалізації різного роду ідей і програм. Адміністрування проектів - це керівництво з використанням матеріальних, нематеріальних і людських ресурсів для досягнення оптимальних показників щодо фінансових, часових і якісних показників. Його необхідність зумовлена такими факторами:

Без контролю неможливо своєчасне і гармонійне вирішення великої кількості завдань. Для об'єднання зусиль фахівців і надання їм єдиного напрямку необхідна система координації - це адміністрування проекту.

Досягнення цілей можливо при наявності ресурсів із внутрішніх або зовнішніх джерел. Пошук коштів - ще одна задача керівника.

Реалізація дій по досягненню цілей вимагає розробки структури управління і чіткої організації процесу.

Основні елементи

Поняття адміністрування проекту можна розділити на такі основні елементи:

Мета. Це кінцевий результат, який планується отримати за підсумками реалізації проекту. Виражається в числовому часовому значенні.

Складність. Це перелік завдань, які необхідно вирішити для досягнення кінцевої мети, а також взаємозв'язку між цими процесами.

Унікальність. Проект є разовим починанням, яке у майбутньому не повинно повторюватися в незмінному вигляді. Навіть дублюючі ідеї можуть істотно відрізнятися за середовищу реалізації і структурою ресурсів.

Часові рамки. Кожний план має початкові і кінцеві точки, які характеризуються календарними параметрами.

Життєвий цикл. Це стадії, що характеризують ступінь досягнення поставлених цілей.

Принципи адміністрування

Менеджери повинні керуватися такими основними принципами адміністрування проекту:

чітке формулювання цілей і планованих результатів з урахуванням ймовірних ризиків;

визначення центрів відповідальності не тільки за проектом в цілому, а також по окремих його складових;

створення ефективної системи планування робіт і прогнозування параметрів;

регулювання ходу реалізації;

створення ефективної команди, яка буде мотивований спільними інтересами.

Типи завдань

В теорії адміністрування проектів виділяють три типи задач. А саме:

Детальні. Це завдання найнижчого рівня, вони забезпечують функціонування проекту.

Складові. Відносяться до проміжного і вищого рівнів. Безпосередньо відносяться до предметної області проекту.

Віха. Це завдання з нульовою тривалістю, яка являє собою дату завершення того чи іншого етапу роботи.

Класифікація

Організація адміністрування проекту може дещо відрізнятися, в залежності від того, до якого типу він належить. За сферами діяльності виділяють:

Технічний (будівництво будівель, впровадження нових технологій виробництва, розробка і так далі).

Організаційний (створення нового підприємства або ж реорганізація існуючого, впровадження нових систем управління і так далі).

Економічний (впровадження нових систем бюджетування або центрального планування тощо).

Соціальний (реформування системи соціального забезпечення та соціального захисту працівників, а також екологічна відповідальність).

Змішаний.

За розмірами виділяють:

Монопроекты (мають конкретну мету і призначення).

Мультипроекты (складаються з декількох монопроектов).

Мегапроект (цільові програми складаються з комплексу монопроектов і мультипроектов).

За цільовим призначенням виділяють:

Інвестиційний (створення чи оновлення основних фондів з залученням фінансових коштів ззовні).

Інноваційний (розробка та впровадження нових технологій або керуючих систем).

Науково-дослідний (розробка нових продуктів або способів виробництва).

Навчально-освітній (підвищення кваліфікації співробітників).

Змішаний.

Чим займається відділ адміністрування проектів

На великих підприємствах питання адміністрування покладено на спеціалізовані відділи. У невеликих організаціях цим займається менеджер або ж генеральний директор. Адміністрування проекту передбачає таку діяльність:

організація нарад, їх протоколювання і контроль виконання прийнятих рішень;

збір звітної інформації;

підготовка довідок і презентацій;

підбір інформації для виступу менеджера;

оформлення планів-графіків виконання проектів;

організація прийому учасників проекту;

координація нарад;

виконання доручень керівника проекту;

проведення коригування календарних планів;

інформування зацікавлених осіб та розсилання документації;

документаційне забезпечення проекту.

Основні учасники проектів

У питаннях адміністрування проекту важливу роль відіграють його учасники. Ось основні зацікавлені сторони проекту:

Замовник - майбутній власник результатів проекту. Він визначає вимоги до параметрами і результатами діяльності. Він також забезпечує фінансування, використовуючи власні або позикові кошти.

Ініціатор - співробітник, який, усвідомлюючи потребу в проекті, вносить пропозицію про його реалізації. Ця людина може працювати в організації або бути запрошеним з поза.

Куратор - чоловік, який стежить за процесом реалізації проекту та надсилає його. Він здійснює загальний контроль та підтримує проект.

Менеджер - особа, яка несе безпосередню відповідальність за адміністрування проекту і його реалізацію.

Керівник - забезпечує щоденне управління командою, яка працює над реалізацією проекту.

Інвестор - особа або організація, яка забезпечує реалізацію проекту фінансовими ресурсами.

Основні процедури

В процесі адміністрування проекту виконується ряд процедур. Ось основні з них:

визначення особливостей внутрішнього та зовнішнього середовища;

формулювання сутності проекту;

визначення вимог;

постановка чітких, вимірних і реалістичних цілей;

балансування параметрів якості та часу виконання проекту;

планування заходів з реалізації проекту;

адаптація планів під інтереси та потреби зацікавлених осіб;

технічне виконання;

контролюючі заходи.

Життєвий цикл проекту

Адміністрування проекту є складним і різнобічним процесом, який включає в себе кілька етапів, співвідносні з життєвим циклом проекту.



Стадія життєвого циклу проекту



Завдання адміністрування



Початкова



- аналіз початкового стану; - збір даних про проект; - формулювання альтернатив і їх порівняльна оцінка; - експертиза та апробація пропозицій; - затвердження обраної концепції учасниками проекту



Розробка



- розробка основних складових проекту; - підготовка до процесу реалізації



Реалізація



Виконання основних робіт по досягненню цілей проекту



Завершення



- досягнення кінцевих цілей проекту; - вирішення конфліктних і спірних ситуацій; - підведення підсумків; - закриття проектів

Помилки адміністрування

Поняття, принципи і процеси адміністрування проекту дають чітке розуміння того, в якому напрямку потрібно рухатися для отримання очікуваних результатів. Тим не менш, менеджери нерідко допускають помилки, які стають перешкодою на шляху досягнення цілей. Ось про що йде мова:

великі часові витрати на пошук альтернатив і оцінку правильності прийнятих рішень;

здійснення планування "зверху вниз";

недостатньо детальна розробка плану призводить до того, що упускаються з виду "підводні камені";

початок роботи без отримання достатніх обсягів докладної і актуальної інформації;

відстеження робіт замість контролю ключових показників.

Відмінність сучасного адміністрування від застарілих систем управління

Система адміністрування проектів безперервно удосконалюється. Порівняння теперішньої і минулої ситуації наведена в таблиці.


Зараз



Раніше



Орієнтація на ринкову економіку і приватну власність. Головна мета - це задоволення інтересів усіх учасників проекту з пріоритетом інвесторів і замовників



Орієнтація на планово-розподільчу економіку і державну власність. Реалізація проекту здійснюється у монопольних умовах за відсутності конкуренції



Критерій ефективності - результат реалізації проекту, виражений у дотриманні фінансових і тимчасових норм, а також досягнення максимального показника прибутку



Критерій ефективності - це відповідність отриманих показників запланованим



Істотне значення надається людському фактору. Важливий лідер проекту який зможе повести за собою інших членів організації



Істотне значення надається теорії і практиці управління, а також організаційної структури. Людський фактор не сприймається, як предмет окремого розгляду

Американські "закони" адміністрування

Сучасні тенденції адміністрування прийшли до нас із Заходу. Тому, доречно буде розглянути американські "закони". Ось ключові з них:

Не варто боятися змін у процесі реалізації проекту. Як показує практика, не один з важливих проектів не закінчується вчасно, в межах бюджету та без зміни керівного складу.

Проекти реалізуються досить швидко до 90 % рівня готовності. Реалізація решти 10 % розтягнута в часі.

Розпливчасті цілі не дозволяють чітко прорахувати кошторис витрат. Це усуває дратівливий чинник, пов'язаний з великою сумою витрат на реалізацію проекту.

Ніколи не можна спокушатися тим, що справи йдуть "як по маслу". У будь-який момент може з'явитися перешкоду або наступити криза.

Систему неможливо позбавити від помилок. Більш того, спроби виправити одну помилку приведуть до появи нових.

Чим детальніше опрацьований план реалізації проекту, тим більше шансів "вписатися" у терміни виконання робіт.

Проектні групи скептично ставляться до проміжної звітності, так як вона є демонстрацією відсутності результатів.

Чинники успішного адміністрування

Успішної реалізації проекту сприяють такі ключові фактори, як:

Чітке формулювання цілей. Це дозволяє задати напрямок діяльності робочої групи, а також допомагає уникнути двояких трактувань.

Компетентний керівник. Адміністратор повинен володіти достатнім рівнем знань і навичок, а також високою кваліфікацією і значним досвідом роботи, щоб втілити в життя сформульовані ідеї.

Підтримка топ-менеджерів. Адміністратор та робоча група повинні відчувати зацікавленість з боку вищого керівництва організації.

Забезпеченість ресурсами. Перед стартом реалізації проекту адміністратору повинен бути забезпечений повний і безперешкодний доступ до матеріальних і кадрових ресурсів.

Повне інформування. У адміністратора і його команди повинен бути постійний доступ до повного об'єму інформації, яка стосується цілей, поточного статусу і умов реалізації ідеї.

Зворотній зв'язок. Всі зацікавлені особи повинні мати можливість комунікацій з адміністратором з метою отримання актуальної інформації, а також внесення пропозицій.

Незмінність кадрового складу. Адміністратор повинен докласти максимум зусиль до збереження постійного складу команди до кінця терміну реалізації плану.