Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

0 5

Адміністрування проекту - це суттєва частина роботи будь-якої сучасної організації, націленої на отримання результату. Від якості її виконання залежить успіх реалізації програм і швидкість досягнення поставлених цілей організації.

Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

Адміністрування проекту - що це таке

Будь-яка діяльність потребує чіткого контролю і координації. Зокрема, це стосується реалізації різного роду ідей і програм. Адміністрування проектів - це керівництво з використанням матеріальних, нематеріальних і людських ресурсів для досягнення оптимальних показників щодо фінансових, часових і якісних показників. Його необхідність зумовлена такими факторами:
  • Без контролю неможливо своєчасне і гармонійне вирішення великої кількості завдань. Для об'єднання зусиль фахівців і надання їм єдиного напрямку необхідна система координації - це адміністрування проекту.
  • Досягнення цілей можливо при наявності ресурсів із внутрішніх або зовнішніх джерел. Пошук коштів - ще одна задача керівника.
  • Реалізація дій по досягненню цілей вимагає розробки структури управління і чіткої організації процесу.
  • Основні елементи

    Поняття адміністрування проекту можна розділити на такі основні елементи:


  • Мета. Це кінцевий результат, який планується отримати за підсумками реалізації проекту. Виражається в числовому часовому значенні.
  • Складність. Це перелік завдань, які необхідно вирішити для досягнення кінцевої мети, а також взаємозв'язку між цими процесами.
  • Унікальність. Проект є разовим починанням, яке у майбутньому не повинно повторюватися в незмінному вигляді. Навіть дублюючі ідеї можуть істотно відрізнятися за середовищу реалізації і структурою ресурсів.
  • Часові рамки. Кожний план має початкові і кінцеві точки, які характеризуються календарними параметрами.
  • Життєвий цикл. Це стадії, що характеризують ступінь досягнення поставлених цілей.
  • Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

    Принципи адміністрування

    Менеджери повинні керуватися такими основними принципами адміністрування проекту:


  • чітке формулювання цілей і планованих результатів з урахуванням ймовірних ризиків;
  • визначення центрів відповідальності не тільки за проектом в цілому, а також по окремих його складових;
  • створення ефективної системи планування робіт і прогнозування параметрів;
  • регулювання ходу реалізації;
  • створення ефективної команди, яка буде мотивований спільними інтересами.
  • Типи завдань

    В теорії адміністрування проектів виділяють три типи задач. А саме:
  • Детальні. Це завдання найнижчого рівня, вони забезпечують функціонування проекту.
  • Складові. Відносяться до проміжного і вищого рівнів. Безпосередньо відносяться до предметної області проекту.
  • Віха. Це завдання з нульовою тривалістю, яка являє собою дату завершення того чи іншого етапу роботи.
  • Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

    Класифікація

    Організація адміністрування проекту може дещо відрізнятися, в залежності від того, до якого типу він належить. За сферами діяльності виділяють:
  • Технічний (будівництво будівель, впровадження нових технологій виробництва, розробка і так далі).
  • Організаційний (створення нового підприємства або ж реорганізація існуючого, впровадження нових систем управління і так далі).
  • Економічний (впровадження нових систем бюджетування або центрального планування тощо).
  • Соціальний (реформування системи соціального забезпечення та соціального захисту працівників, а також екологічна відповідальність).
  • Змішаний.
  • За розмірами виділяють:
  • Монопроекты (мають конкретну мету і призначення).
  • Мультипроекты (складаються з декількох монопроектов).
  • Мегапроект (цільові програми складаються з комплексу монопроектов і мультипроектов).
  • За цільовим призначенням виділяють:
  • Інвестиційний (створення чи оновлення основних фондів з залученням фінансових коштів ззовні).
  • Інноваційний (розробка та впровадження нових технологій або керуючих систем).
  • Науково-дослідний (розробка нових продуктів або способів виробництва).
  • Навчально-освітній (підвищення кваліфікації співробітників).
  • Змішаний.
  • Чим займається відділ адміністрування проектів

    На великих підприємствах питання адміністрування покладено на спеціалізовані відділи. У невеликих організаціях цим займається менеджер або ж генеральний директор. Адміністрування проекту передбачає таку діяльність:
  • організація нарад, їх протоколювання і контроль виконання прийнятих рішень;
  • збір звітної інформації;
  • підготовка довідок і презентацій;
  • підбір інформації для виступу менеджера;
  • оформлення планів-графіків виконання проектів;
  • організація прийому учасників проекту;
  • координація нарад;
  • виконання доручень керівника проекту;
  • проведення коригування календарних планів;
  • інформування зацікавлених осіб та розсилання документації;
  • документаційне забезпечення проекту.
  • Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

    Основні учасники проектів

    У питаннях адміністрування проекту важливу роль відіграють його учасники. Ось основні зацікавлені сторони проекту:
  • Замовник - майбутній власник результатів проекту. Він визначає вимоги до параметрами і результатами діяльності. Він також забезпечує фінансування, використовуючи власні або позикові кошти.
  • Ініціатор - співробітник, який, усвідомлюючи потребу в проекті, вносить пропозицію про його реалізації. Ця людина може працювати в організації або бути запрошеним з поза.
  • Куратор - чоловік, який стежить за процесом реалізації проекту та надсилає його. Він здійснює загальний контроль та підтримує проект.
  • Менеджер - особа, яка несе безпосередню відповідальність за адміністрування проекту і його реалізацію.
  • Керівник - забезпечує щоденне управління командою, яка працює над реалізацією проекту.
  • Інвестор - особа або організація, яка забезпечує реалізацію проекту фінансовими ресурсами.
  • Основні процедури

    В процесі адміністрування проекту виконується ряд процедур. Ось основні з них:
  • визначення особливостей внутрішнього та зовнішнього середовища;
  • формулювання сутності проекту;
  • визначення вимог;
  • постановка чітких, вимірних і реалістичних цілей;
  • балансування параметрів якості та часу виконання проекту;
  • планування заходів з реалізації проекту;
  • адаптація планів під інтереси та потреби зацікавлених осіб;
  • технічне виконання;
  • контролюючі заходи.
  • Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

    Життєвий цикл проекту

    Адміністрування проекту є складним і різнобічним процесом, який включає в себе кілька етапів, співвідносні з життєвим циклом проекту.



    Стадія життєвого циклу проекту



    Завдання адміністрування



    Початкова



    - аналіз початкового стану; - збір даних про проект; - формулювання альтернатив і їх порівняльна оцінка; - експертиза та апробація пропозицій; - затвердження обраної концепції учасниками проекту



    Розробка



    - розробка основних складових проекту; - підготовка до процесу реалізації



    Реалізація



    Виконання основних робіт по досягненню цілей проекту



    Завершення



    - досягнення кінцевих цілей проекту; - вирішення конфліктних і спірних ситуацій; - підведення підсумків; - закриття проектів

    Помилки адміністрування

    Поняття, принципи і процеси адміністрування проекту дають чітке розуміння того, в якому напрямку потрібно рухатися для отримання очікуваних результатів. Тим не менш, менеджери нерідко допускають помилки, які стають перешкодою на шляху досягнення цілей. Ось про що йде мова:
  • великі часові витрати на пошук альтернатив і оцінку правильності прийнятих рішень;
  • здійснення планування "зверху вниз";
  • недостатньо детальна розробка плану призводить до того, що упускаються з виду "підводні камені";
  • початок роботи без отримання достатніх обсягів докладної і актуальної інформації;
  • відстеження робіт замість контролю ключових показників.
  • Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

    Відмінність сучасного адміністрування від застарілих систем управління

    Система адміністрування проектів безперервно удосконалюється. Порівняння теперішньої і минулої ситуації наведена в таблиці.


    Зараз



    Раніше



    Орієнтація на ринкову економіку і приватну власність. Головна мета - це задоволення інтересів усіх учасників проекту з пріоритетом інвесторів і замовників



    Орієнтація на планово-розподільчу економіку і державну власність. Реалізація проекту здійснюється у монопольних умовах за відсутності конкуренції



    Критерій ефективності - результат реалізації проекту, виражений у дотриманні фінансових і тимчасових норм, а також досягнення максимального показника прибутку



    Критерій ефективності - це відповідність отриманих показників запланованим



    Істотне значення надається людському фактору. Важливий лідер проекту який зможе повести за собою інших членів організації



    Істотне значення надається теорії і практиці управління, а також організаційної структури. Людський фактор не сприймається, як предмет окремого розгляду

    Американські "закони" адміністрування

    Сучасні тенденції адміністрування прийшли до нас із Заходу. Тому, доречно буде розглянути американські "закони". Ось ключові з них:
  • Не варто боятися змін у процесі реалізації проекту. Як показує практика, не один з важливих проектів не закінчується вчасно, в межах бюджету та без зміни керівного складу.
  • Проекти реалізуються досить швидко до 90 % рівня готовності. Реалізація решти 10 % розтягнута в часі.
  • Розпливчасті цілі не дозволяють чітко прорахувати кошторис витрат. Це усуває дратівливий чинник, пов'язаний з великою сумою витрат на реалізацію проекту.
  • Ніколи не можна спокушатися тим, що справи йдуть "як по маслу". У будь-який момент може з'явитися перешкоду або наступити криза.
  • Систему неможливо позбавити від помилок. Більш того, спроби виправити одну помилку приведуть до появи нових.
  • Чим детальніше опрацьований план реалізації проекту, тим більше шансів "вписатися" у терміни виконання робіт.
  • Проектні групи скептично ставляться до проміжної звітності, так як вона є демонстрацією відсутності результатів.
  • Адміністрування проекту: поняття, принципи і процеси

    Чинники успішного адміністрування

    Успішної реалізації проекту сприяють такі ключові фактори, як:
  • Чітке формулювання цілей. Це дозволяє задати напрямок діяльності робочої групи, а також допомагає уникнути двояких трактувань.
  • Компетентний керівник. Адміністратор повинен володіти достатнім рівнем знань і навичок, а також високою кваліфікацією і значним досвідом роботи, щоб втілити в життя сформульовані ідеї.
  • Підтримка топ-менеджерів. Адміністратор та робоча група повинні відчувати зацікавленість з боку вищого керівництва організації.
  • Забезпеченість ресурсами. Перед стартом реалізації проекту адміністратору повинен бути забезпечений повний і безперешкодний доступ до матеріальних і кадрових ресурсів.
  • Повне інформування. У адміністратора і його команди повинен бути постійний доступ до повного об'єму інформації, яка стосується цілей, поточного статусу і умов реалізації ідеї.
  • Зворотній зв'язок. Всі зацікавлені особи повинні мати можливість комунікацій з адміністратором з метою отримання актуальної інформації, а також внесення пропозицій.
  • Незмінність кадрового складу. Адміністратор повинен докласти максимум зусиль до збереження постійного складу команди до кінця терміну реалізації плану.

  • Схожі поради

    Публікації
    Корисні поради - поради.pp.ua

    Якщо ви використовуєте матеріали з сайту,посилання на сайт Обов'язкове!!!.