Обліковий склад працівників підприємства. Забезпеченість трудовими ресурсами

Дослідження структури штату та оцінка трудового потенціалу підприємства — найважливіше завдання його керівництва та відповідальних фахівців. В рамках її вирішення можуть застосовуватися методи, які передбачають обчислення такого показника, як списковий склад працівників. У чому полягає його специфіка? Яким чином він може застосовуватися на практиці?

Що являють собою спискові склади працівників?

Обліковий склад працівників підприємства повинен включати в себе всіх працівників, які зайняті на постійну, сезонну або тимчасову роботу — з моменту їх зарахування в штат організації. При цьому в обліковому складі працівників за кожний день враховуються як присутні на роботі фахівці, так і відсутні.


Встановлені законодавством правила обліку припускають співробітників відображення у списку: - працівників, які фактично з'явилися на роботу, а також тих, які не здійснювали своїх трудових функцій за причини виниклого простою; - працівників, які перебувають у відрядженнях за збереження заробітної плати в компанії; - працівників, які не з'явилися на роботу через хворобу; - працівників, які не з'явилися на робоче місце через виконання державних обов'язків; - співробітників, прийнятих в штат на неповний день або тиждень або на півставки; - працівників сільськогосподарських організацій; - фахівців, прийнятих в штат з випробувальним терміном; - співробітників, що виконують роботу на дому; - громадян, які проходять навчання у відомчих закладах; - громадян, які тимчасово залучаються на виконання сільськогосподарських робіт при збереженні зарплати за основною посадою. При цьому в списковий склад у випадку з урахуванням працівників, які працюють в рамках неповного дня, не включаються працівники, які за законодавством здійснюють трудову діяльність в рамках скороченого графіка — наприклад, у зв'язку з неповнолітнім віком, здійсненням роботи у шкідливих умовах. Також за скороченим графіком можуть працювати жінки, яким надаються додаткові перерви у здійсненні трудової діяльності для годування дитини.


Повний перелік категорій працівників, які повинні включатися в списковий склад підприємства, наведено в Інструкції зі статистики чисельності працівників, затвердженої Держкомстатом СРСР в 1987 році (Інструкція від 17091987 № 17-10-0370). Примітно, що дане джерело права діє до цих пір, і його юрисдикція діє на федеральному рівні.

Спискові склади: основні категорії фахівців

В цілому обліковий склад працівників підприємства представлений 3 основними категоріями фахівців: - працюють на постійній основі або більше за трудовим року договором; - оформлені тимчасово — на строк, що не перевищує 2 місяці, а у випадку з заміщенням тимчасово відсутнього спеціаліста — не перевищує 4 місяці; - які працюють за сезонним контрактом, який укладено на строк, що не перевищує 6 місяців. Але багато чого залежить від змісту договорів, що встановлюють правовідносини між конкретним працівником та роботодавцем. Можна відзначити, що списковий склад працівників за станом на вихідний або святковий день повинна прийматися рівною відповідного показника, фиксируемому в попередній робочий день. Аналогічно — якщо вихідних або святкових днів 2 і більше. Спискова чисельність станом на кожен з них має дорівнювати відповідному показнику за робочий день, що передував першого вихідного або святкового.
Таким чином, законодавством РФ передбачена досить складна класифікація співробітників, які потрапляють в спискові склади підприємств. Корисно буде також розглянути те, які категорії фахівців не включаються в список працівників у відповідності з нормами, прийнятими Держкомстатом СРСР.

Які співробітники не включаються в список?

В даному випадку мова йде про працівників, які: - не включені в штат підприємства і здійснюють свої трудові функції згідно з угодою на разові роботи; - оформлені на підприємство в рамках сумісництва з інших організацій; - залучені у фірму за договором з державною організацією; - тимчасово оформлені на роботу в іншу фірму при тому, що за ними зберігається заробітна плата на основній посаді; - спрямовані на навчання з відривом від трудової діяльності та отримують стипендію за рахунок роботодавця; - учні шкіл у період профорієнтації; - працівники, які проходять навчання для подальшої роботи на нових підприємствах; - молоді фахівці, які знаходяться в оплачуваній фірмою відпустці після закінчення навчального закладу; - направили у відділ кадрів заяву про звільнення, а також припинили трудову діяльність до моменту закінчення терміну винесення попередження або у випадку його відсутності. При цьому, якщо працівник в одній фірмі здійснює трудову діяльність на дві, півтори або менше однієї ставки або ж найнятий однією фірмою як внутрішній сумісник, то він враховується як одна людина в рамках облікової чисельності фахівців. Обліковий склад працівників за станом на певну дату повинен включати всіх працівників, які прийняті в штат з цієї дати, і в той же час у нього не повинні включатися звільнені фахівці.
Поряд зі списковим складом, в законодавстві РФ є норми, згідно з якими може визначатися середня чисельність працівників. Вивчимо її специфіку докладніше.

Для чого потрібні показники середньої чисельності працівників?

Розглянуті показники можуть використовуватися з причини досить частих змін в структурі штату підприємства. Середньооблікова чисельність (калькулятор — основний інструмент її визначення) обчислюється за такою формулою: сума спискового складу штату фірми за всі дні в рамках звітного періоду (наприклад, місяця, ділиться на кількість днів відповідного періоду. Також може братися, приміром, сумарний показник за рік по місяцях і ділиться на 12. Конкретний спосіб застосування формули залежить від тих завдань, які стоять перед службою кадрів підприємства. На практиці середня чисельність працівників фірми може визначатися, наприклад, в цілях формування звітності. В цьому випадку відповідний показник наводиться поряд зі списковим складом, який фіксується за станом на певну дату: таким чином, чисельність фахівців наводиться в середньому вираженні в рамках звітного періоду — місяця, кварталу, півріччя, року.

Використання спискового складу при оцінці трудових ресурсів

Практичне застосування таких показників, як спискова або середня чисельність може також здійснюватися в рамках оцінки трудових ресурсів підприємства. Розглянемо цей аспект детальніше. Існує велика кількість характеристик трудових ресурсів, аналізованих кадровими службами підприємств та іншими зацікавленими структурами, що мають відношення до бізнесу. Робоча сила — це один із ключових ресурсів будь-якої організації, рівень кваліфікації та інші значущі характеристики якої визначають конкурентоспроможність бізнес-моделі компанії, тому її оцінці менеджери фірми можуть приділяти найпильнішу увагу.

Основні характеристики робочої сили

У числі найбільш значущих характеристик робочої сили: - приріст; - явочний склад; - фактично працюють фахівці. Під абсолютним приростом правомірно розуміти різницю між показником чисельності фахівців за станом на початок і кінець того чи іншого звітного періоду. У свою чергу, обчисливши відношення між відповідним показником на кінець і початок звітного періоду можна визначити темпи приросту робочої сили. Подібні показники мають значення, якщо здійснюється кількісна оцінка трудового потенціалу фірми. Крім того, кадрові служби підприємств можуть вирішувати завдання, пов'язані з плануванням структури штату виходячи з віднесення фахівців до тих чи інших категорій працівників. У числі найбільш значущих показників, що застосовуються в даному випадку — явочний списковий склад працівників. Він відображає кількість працівників, які є на своє місце роботи протягом доби. Даний показник може визначатися з урахуванням різних коригувань — наприклад, тих, що враховують передбачувані неявки співробітників на роботу. Ще один важливий параметр, що характеризує забезпеченість трудовими ресурсами фірми — кількість фактично працюючих фахівців. Воно має принципове відміну, зокрема, від явочного кількості — оскільки розглянутий параметр не включає такий показник, як величина целодневних простоїв, тобто, тих, протягом яких фахівці не приступали до здійснення трудової діяльності протягом усього робочого дня за графіком.

Оцінка трудових ресурсів: нюанси

Розглянемо більш детально, яким чином можуть застосовуватися зазначені показники у цілях здійснення оцінки підприємством персоналу. Робоча сила — це, як ми зазначили вище, найважливіший ресурс організації, і тому управління ним має бути раціональним і відбивати специфіку побудови бізнес-моделі підприємства. Головна мета керівництва і компетентних співробітників компанії в даному випадку — забезпечити максимальну продуктивність праці в цілях збільшення обсягів, які поставляються на ринок товарів або послуг, а також забезпечення високої ефективності організації виробництва. Для цього менеджмент може здійснювати оцінку структури штату підприємства у цілях виявлення: забезпеченості фірми і її структурних підрозділів необхідними трудовими ресурсами, показників плинності кадрів, показників, характеризують продуктивність праці на підприємстві, ефективності використання співробітниками фірми робочого часу, раціональності використання підприємством фонду оплати праці. Джерелами даних, за допомогою яких можуть бути отримані ключові показники для вирішення зазначених завдань — такі як, наприклад, кількість працівників організації, їх спискові або середні показники чисельності, найчастіше є звітні документи — наприклад, форма № П-4 а також внутрішньокорпоративні джерела даних — наприклад, табелі обліку, що складаються фахівцями відділу кадрів.

Дані про кадрові ресурси: порядок оцінки

Розглянемо тепер те, в якому порядку може здійснюватися оцінка кадрових ресурсів підприємства. Використовуючи розглянуті показники, компетентні фахівці кадрової служби компанії, перш за все аналізують їх на предмет відповідності плановим показникам. У разі якщо спостерігаються зміни, оцінюються не тільки його кількісні характеристики, але також і якісні. В процесі аналізу показників по тим або іншим категоріям фахівців виявляються різні відхилення від цифр, які були зафіксовані за підсумками попередніх звітних періодів, і на основі порівняння даних здійснюється їх інтерпретація. Основним її користувачем є керівництво організації, яке може задіяти отримані дані для прийняття рішень: - про збільшення чисельності штату компанії; - про зміну структури штату фірми в цілях покращення продуктивності праці на підприємстві; - про внесення змін в структуру управління організацією з метою підвищення ефективності комунікацій між співробітниками фірми при вирішенні тих чи інших завдань. Варто відзначити, що список працівників фірми, середня їх чисельність і інші характеристики, що використовуються при оцінці трудового потенціалу компанії, у багатьох випадках доповнюються іншими показниками, що дозволяють зробити аналіз структури штату компанії ще більш інформативним. Наприклад, у розрахунку може братися кваліфікаційний склад штату підприємства, його структура з точки зору професійних навичок і компетенцій працівників. У багатьох випадках кадровики і керівництво фірми при прийнятті рішень про оптимізацію структури штату можуть акцентувати увагу як раз таки на підвищення кваліфікації фахівців, ніж на застосуванні тих чи інших організаційних заходів, спрямованих на поліпшення моделі управління кадрами підприємства. Але в багатьох випадках більше значення має фактична забезпеченість компанією фахівцями того чи іншого профілю. Цілком може з'ясуватися, що підприємство відчуває недоліків кадрів, що володіють необхідним рівнем кваліфікації.

Використання оцінки трудових ресурсів при розширенні бізнесу

Аналіз структури штату компанії може бути використаний також при вирішенні завдань, що характеризують розширення бізнесу. Детальне вивчення трудового потенціалу основного підприємства, показників продуктивності праці працівників, які здійснюють свою діяльність у цій фірмі, дозволить підвищити ефективність розгортання нових потужностей підприємства — наприклад, при відкритті ще однієї фабричної лінії в іншому місті. Наявність готових аналітичних даних, отриманих фахівцями кадрових служб і менеджерами основної компанії, дозволить скласти типовий штатний розклад, сформувати оптимальні графіки робіт, здійснити розподіл посад фахівців із тим чи іншим структурним підрозділам підприємства.

Резюме

Таким чином, обчислення облікового складу, а також чисельність працівників фірми виходячи з середніх значень, доповнених іншими значущими показниками, що характеризують трудовий потенціал фірми — наприклад, явочним складом, дозволяє менеджменту фірми вирішувати найважливіші завдання, пов'язані з підвищенням ефективності праці на підприємстві, оптимізацією продуктивності праці, розгортанням нових потужностей підприємства. Важливо підходити до аналізу відповідних показників комплексно, враховувати при цьому кваліфікаційні характеристики окремих груп спеціалістів, специфіку ринкових трендів і, що також дуже важливо — актуальні положення законодавства РФ. Успішне вирішення таких завдань дозволить підприємству бути більш конкурентоспроможною на ринку, готовим до реалізації як стратегій розвитку, так і планів, спрямованих на підтримку стабільного розвитку фірми.