Мета відрядження - приклади. Завдання на відрядження: укладення договору поставки, реклама продукції

Господарська діяльність організацій включає масу дій, операцій, видів комунікацій та інших аспектів щоденної рутини. Керівництво організації і її співробітники щодня стикаються з необхідністю вирішення різних питань і прийняття управлінських рішень. Деякі справи неможливо вирішити, перебуваючи на робочому місці, зручно влаштувавшись в офісному кріслі за комп'ютером. З'являється потреба у виїздах і відрядженнях, проведенню переговорів в інших містах і навіть країнах. В цій статті детально розглядається питання необхідності відрядження, її цілі та приклади оформлення за чинним законодавством, вимоги до документації, а також особливості поїздок по Росії і зарубіжжю. Також у цій статті буде розглянуто питання про те, кого можна відправити в поїздку і що слід враховувати в якості службового відрядження.

Поняття службового відрядження

У цього поняття є чітке визначення, що прописано у трудовому законодавстві. Згідно ТК РФ, відрядження - це направлення працівника керівництвом в поїздку з певним завданням. При цьому місце призначення досить віддалене від основного місця роботи, у поїздки є чітко сформульована мета, прописана в документах, а терміни її виконання обмежені. Оформлення супровідних документів, звітність по закінченні поїздки, гарантії для працівника регулюються трудовим і податковим законодавством. Також прописані можливі цілі відрядження, приклади яких представлені нижче.

Навіщо потрібні відрядження

Коли співробітник відправляється в ділову поїздку, керівництво визначає для нього чітке завдання, яке він повинен виконати в її процесі. Завдання може стосуватися різних сфер господарської діяльності організації. Приклади цілей відряджень можна привести наступні:

висновок договірних відносин з поставок або продажу з контрагентами;

переговори про співпрацю;

вирішення спорів, конфліктів та інших питань, що стосуються юридичної сторони діяльності;

закупівля обладнання, сировини і матеріалів;

ділові конференції, участь у зборах та виставках, що стосуються напрямку діяльності компанії;

просування товару на нових ринках збуту, розширення клієнтської бази;

участь у дослідницьких проектах, пов'язаних з діяльністю фірми;

підвищення кваліфікації співробітників;

дослідження ринків збуту, конкуруючих організацій та інших питань маркетингу;

налаштування обладнання, програмного забезпечення та робота з іншими технічними питаннями в дочірніх компаніях або підрозділах;

проведення перевірок роботи філіальної мережі і підрозділів.

Що не може вважатися відрядженням

Не кожна поїздка працівника може вважатися відрядженням. Оформлення відрядження неправомірно в наступних ситуаціях:

відсутність офіційного оформлення співробітника в організації, не укладений трудовий договір, немає запису в трудовій книжці;

у трудовому договорі працівника прописаний роз'їзний характер роботи;

співробітник є позаштатним працівником, які не мають певного стаціонарного місця роботи.

Види поїздок та їх терміни

Поїздки з корпоративним завданням можуть класифікуватися в залежно від різних характеристик. Так, за територіальною ознакою виділяють поїздки по території Російської Федерації і в іноземні держави. За строками відрядження виділяють короткострокові та довгострокові. За складом відряджаються - групові та одиночні. Також можуть бути планові і позапланові відрядження.
На сьогоднішній день в законодавстві немає чітких вказівок з приводу термінів поїздки. Ні мінімальних, ні максимальних обмежень немає. Керівництво організації самостійно визначає складність поставленого завдання і час, який потрібний для її виконання. Раніше обмеження існували. Вважалося, що максимальна тривалість відрядження не може перевищувати сорока п'яти днів. У будівництві максимальний поріг відрядження досягав року.

Законодавчі вимоги і регулювання

До поїздок, оформленим як ділових, пред'являються певні вимоги з боку законодавства. Регулюються відрядження ТК РФ і НК РФ. У Трудовому кодексі регламент щодо цих робочих процесів описується у статтях 166167168. В них розкривається цілий ряд питань, які можуть виникнути при оформленні цієї процедури: вважати відрядженням, гарантії для працівника, а також питання про відшкодування витрат у поїздці. У Податковому кодексі описано інформація, як відобразити витрати на відрядження в обліку, що можна списати, з яких здійснюються виплати сум до фондів соціального страхування громадян. Також існують окремі постанови, які містять максимально повну інформацію про внесені корективи в законодавчі акти, нововведення обліку та забезпечення вимог регулюючих органів. Знайти всю цю інформацію можна в наступних документах: Постанови №749729812 64.

Що працівникові гарантується

Гарантії працівникові не залежать від мети відрядження, прикладів може бути безліч. Але при будь-якому з них роботодавець несе певні зобов'язання перед працівником. Працівникові, якого направляють у відрядження, надаються такі гарантії:

збереження посади, робочого місця, середньоденної заробітної плати;

оплата вихідних днів, проведених у відрядженні, з подвоєною тарифікацією;

відшкодування витрат, які можуть виникнути у відрядженні з Росії і зарубіжжя, в тому числі оформлення закордонного паспорта, отримання візи, митні мита й інші збори.

Всі ці гарантії прописані в трудовому законодавстві і підлягають обов'язковому виконанню з боку роботодавця.

Кого відправляти в відрядження

Вибір співробітника, відправляється в поїздку, залежить від цілей відрядження, прикладів службового завдання, її тривалості та тяжкості передбачуваних умов. Різні причини поїздок вимагають від працівника специфічних знань і вмінь. Так, оформлення договору поставки необхідно доручати особі, підкованому в ділових переговорах і дипломатії. Це може бути фахівець, в посадові обов'язки якого входить здійснення закупок, планування і розрахунок бюджету на ділові відносини з постачальниками, або людина, який може грамотно пояснити свою позицію та досягти оптимальних умов укладається договір поставки. Якщо мета поїздки - налагодження обладнання або програмного забезпечення, для нього співробітника недостатньо знань діловодства та звичайної людської харизматичності. В таку поїздку відряджають посадова особа з технічною освітою. Така ж ситуація при проведенні виїзних перевірок та аудитів. В таку поїздку слід відправити бухгалтера або економіста.

Кого заборонено відправляти у відрядження

Крім людського фактора, питань про кваліфікації і особистих якостей кандидатів є й інший аспект у виборі співробітника для робочого відрядження. Існують вимоги законодавства щодо категорій громадян, яких не можна відрядити ні за яких обставин. До них відносять такі групи осіб:

неповнолітні працівники, стажисти, практиканти;

вагітні жінки;

працівники фірми, працюючі по учнівського договором (крім відрядження з метою навчання);

учасники виборчих компаній, кандидати на політичні посади;

люди, чиї можливості обмежені захворюванням.

Також є групи осіб, яких можна відправити у відрядження тільки при отриманні їх письмової згоди:

жінки з маленькими дітьми (до трирічного віку);

батько-одинак, який виховує дитину до п'яти років;

опікуни дітей, які не досягли повноліття;

співробітник, у родині якого є утриманець, що потребує постійного догляду.

Оформлення відрядження

Для того щоб відрядження можна було врахувати в податковому, бухгалтерському і управлінському обліку, необхідно правильно її оформити. В першу чергу складається завдання на відрядження, що встановлюються дати і терміни. Кандидат на поїздку повинен ознайомитися із складеним документом і дати свою згоду або відмову в письмовій формі. У разі позитивної відповіді керівник видає наказ про направлення спеціаліста в службову поїздку. Працівнику оформляється і видається командировочне посвідчення та службове завдання. По завершенні поїздки відряджений працівник повинен надати звіт про виконану роботу та авансовий звіт з підтвердними чеками, квитанціями та квитками. З 2016 року в законодавство внесено зміну, згідно з яким оформлення посвідчення та службового завдання перестало бути обов'язковим. Замість них використовують службову записку. Але багато організацій для метою внутрішнього обліку продовжують оформляти ці документи. При використанні особистого або корпоративного автомобільного транспорту необхідні службова записка і шляховий лист, а також довіреність та інші документи, що підтверджують правомірність використання конкретного автомобіля.

Інформація в документах

Службова записка оформляється у вільній формі, але при цьому є ряд реквізитів, обов'язкових до вказівкою: датований період відрядження, інформація про використовуваному транспорті, поставлені перед працівником цілі та підсумки їх виконання. Всі витрати, які поніс у поїздці працівник, повинні бути вказані в авансовому звіті. Ця вимога поширюється абсолютно на всі види витрат, в тому числі житло, транспорт, витрати на паливо, харчування та інші. Для того щоб підтвердити витрати по оплаті житла, необхідно надати до бухгалтерії по закінченні поїздки чек, квитанцію або розписку, містить інформацію про орендодавцеві, вартості та період оренди житлового приміщення. Відповідним чином повинен бути випущений і наказ керівництва. У діловодстві існує уніфікована форма №Т-9 але організація не зобов'язана використовувати виключно її. В обліковій політиці конкретної організації може бути зафіксована власна форма документа. Також можна скористатися можливістю скласти наказ у вільній формі. Головна умова - зміст в ній наступних даних:

найменування та реквізитів організації, відправила співробітника в поїздку;

інформації про співробітника;

дати складання наказу;

дати початку і закінчення періоду відрядження;

завдання співробітникові, мети поїздки.

Приклад завдання на відрядження

Чим відповідальніше завдання, тим більше рівнів воно містить. Чим більше компанія вкладається у будь-яку справу, тим більше результатів вона націлена отримати. Необов'язково всі дрібні деталі, які бажає дізнатися керівник, будуть вказані в наказі. Деякі з них можуть обговорюватися в усному варіанті на нарадах при інструктажі скеровується у відрядження. Але, швидше за все, працівнику за підсумками поїздки доведеться звітувати за всі пункти, навіть за ті, які не були офіційно прописані, але були оголошені усно. Для наочності наведемо приклад службового завдання нижче. Для прикладу візьмемо мета - "Укладення договору поставки, реклама продукції". Для зручності відображення використовуємо вид документа, сформованого програмою 1С. Знайти його можна в кадровому обліку, Форма №Т-10а. Ця форма містить 11 граф для заповнення: структурний підрозділ, посада спеціаліста, країна, місто та організація, в яку відправлений співробітник, дата початку і закінчення ділової поїздки, кількість календарних днів без урахування часу в дорозі, організація-платник, підстава, зміст завдання і короткий звіт про його виконання. Підписують документ, керівник структурного підрозділу, керівник організації і сам працівник. У наказі заповнюється інформація про поїздку наступним чином:

Прізвище, ім'я, по батькові працівника та його табельний номер: Сорокін Дмитро Євгенович, 1 (табельний номер в окремому віконці, згідно кадрового обліку).

Структурний підрозділ: Відділ маркетингу і реклами.

Посада (спеціальність, професія): Провідний маркетолог.

Місце відрядження (країна, місто, організація): Росія, місто Москва, ТОВ "Компанія".

Терміном на 14 календарних днів з 14 січня 2018 року по 27 січня 2018 року.

З метою: рекламна кампанія, укладення договору поставки.

Відрядження за рахунок коштів: ТОВ "Реалізатор".

Підставу (документ, номер і дата): Службове завдання №3 від 13012018

В кінці наказу слідують підписи керівника і співробітника. Підпис співробітника ставиться навпроти напису, що він ознайомлений з наказом.

Тонкощі оформлення

Якщо співробітником з якоїсь причини не надано підтверджуючі документи про витрати (чеки, квитанції), організація йому ці витрати не відшкодовує. Тому в процесі відрядження так важливо не забувати про звітності. Навіть поїздка в таксі або автобусі повинна бути підтверджена проїзним квитком або розпискою водія. Важливим моментом також є вказівка структурного підрозділу організації і мети відрядження. Залежно від зазначених даних буде відбуватися подальше списання витрат в бухгалтерському і податковому обліку. Так, якщо метою відрядження було ремонт верстатів, при проведенні бухгалтерських розрахунків суму витрат спишуть на амортизацію відремонтованої техніки. Якщо метою було укладення договору - списання пройде в якості загальногосподарських витрат. І останній момент - відрядження з невиконаною метою. У більшості випадків витрати з такої поїздки не визнаються податковою службою і не зменшують оподатковуваної бази. У судовому засіданні можна спробувати відстояти свою правоту, але в більшості випадків закон залишається на боці ФНС.