Характеристики зовнішнього середовища. Фактори зовнішнього середовища організації

Будь-яка людина, який має відношення до бізнесу або збирається зайнятися ним, часто думає, що головне – скласти хороший бізнес-план та організувати діяльність компанії, і можна досягти хороших результатів. Але це не так. На успіх організації впливає не тільки злагодженість внутрішніх структурних елементів, але й навколишня дійсність, яка має звичку постійно змінюватися. Проаналізувати характеристики зовнішнього середовища, спрогнозувати ризики для підприємства і використовувати зміни в свою користь – одна з задач керуючої ланки. У вмілому моніторингу чинників поза організації й узгодженні дій відповідно з їх станом і криється ключ до успіху компанії. На розвиток і діяльність підприємства впливають різні показники, такі як інфляція, попит споживачів, курс валют, особливості культури країни, тарифи на митниці, діяльність іноземних конкурентів і багато іншого. Характеристики зовнішнього середовища завжди потрібно враховувати при стратегічному плануванні.

Структура організації

Будь-яка компанія являє собою симбіоз взаємопов'язаних елементів, які складають внутрішнє середовище. Сюди відносяться працівники, технології, що використовуються у виробництві, структура підприємства, цілі його розвитку, корпоративна культура, техніка виробництва та інше. Але найголовнішим фактором є саме кадри, так як багато в чому успіх підприємства залежить від їх кваліфікації, мотивації, ставлення до роботи і націленості на результат.

Складові компанії

У внутрішній середовищі, як правило, можна виділити кілька підсистем:

соціальну (сюди входять працівники різних рівнів);

організаційну (це трудовий режим, розподіл повноважень і обов'язків між співробітниками);

інформаційну (охоплює всі відомості про компанії);

виробничо-технічну (включає в себе основні засоби виробництва, такі як технічне обладнання, сировина тощо).

На формування складових елементів підприємства впливають його цілі і завдання, а також фінансові та матеріальні можливості.

Взаємозв'язок з навколишньою дійсністю

Кожна компанія існує певних умовах сучасного світу, і вони так чи інакше впливають на неї. Сама по собі зовнішня середовище – це сукупність факторів, які прямо або побічно впливають на роботу організації. Для різних компаній вона індивідуальна, так як при наявності загальних елементів має властиві тільки їй показники.

Елементи впливу на підприємство

Факторами зовнішньої середовища організації є:

клієнти (покупці) – вони керують попитом і ціною товарів та послуг;

партнери (постачальники товару);

конкуренти;

держава та її структурні підрозділи;

культура і мораль;

економіка;

політика;

міжнародні відносини.

В даній структурі зовнішнього середовища потрібно в першу чергу виділяти показники, які найбільш активно впливають на роботу організації. Зовнішня і внутрішня середовище підприємства тісно пов'язані між собою. Ефективність роботи структурних підрозділів компанії багато в чому залежить від різних показників навколишнього світу, які часто змінюються, тому стратегічне планування має проводитися з урахуванням їх нинішнього стану і передбачуваних змін.

Показники безпосереднього впливу

Всі важливі для підприємства елементи дійсності можна розділити на дві групи: фактори прямого і непрямого впливу (відповідно мікро - і макросередовище організації). До першої групи відносяться:

постачальники (суб'єкти, які надають необхідні для діяльності фірми ресурси);

споживачі (вони формують попит на товари або послуги даної організації);

конкуренти (надають аналогічну пропозицію для споживачів на ринку);

посередники (забезпечують пересування товару від компанії до клієнтів, кредитну підтримку угод, власний збут, стимулювання продажів організацією);

контактні аудиторії (трудові ресурси, установи державного регулювання, ЗМІ, громадськість, компанії, що надають послуги аудиту та консалтингу).

При цьому існує взаємопов'язаність факторів зовнішнього середовища, тому вони впливають ще й один на одного.

Фактори непрямого впливу

Другу групу складають елементи, які прямого впливу на управління організацією не мають, але їх стан суттєво позначається на діяльності компанії. Це фактори, які свідчать про справжній стан економіки в цілому, а саме: стан господарства країни, політичні зміни, міжнародні відносини, групові інтереси, розвиток науково-технічного прогресу та соціальна культура.
Треба розуміти, що всі перераховані вище показники пов'язані між собою, і прийняті компанією рішення безпосередньо залежать від конкретного зв'язку елемента зовнішнього середовища з сегментом в структурі організації. Наприклад, економіка безпосередньо впливає на собівартість, рентабельність і прибуток, природні фактори впливають на постачальників сировини та необхідність пошуку нових постачальників у разі виснаження перше, демографічна ситуація – на ринок збуту і споживчий попит і т. д. Тому аналіз факторів зовнішнього середовища організації має вестися не окремо, а в системі і з урахуванням того, які зміни спричинить за собою зміну хоча б одного елемента і як це позначиться на діяльності підприємства в цілому.

Способи підвищення ефективності

Для того щоб якісно розрахувати стан вищевказаних характеристик, потрібно мати групу співробітників (або відповідний відділ), які будуть займатися вивченням зовнішнього і внутрішнього середовища, здійснювати аналіз діяльності організації протягом тривалого періоду, розглядати публікації в спеціалізованих джерелах, проводити обговорення всередині компанії, брати участь у тематичних конференціях і т. п. Дуже вдалим є варіант, коли керівництво визначає комплекс тільки тих об'єктів зовнішнього середовища, які найбільше впливають на успіх компанії, розробляє та пропонує способи швидкого реагування на них. Це дозволяє якісно регулювати вплив багатьох елементів на результативність організації, а також запобігати появу ризиків для неї.

Властивості впливають елементів

При аналізі показників насправді потрібно враховувати характеристики зовнішнього середовища. Виділимо основні.

Взаємозв'язок факторів. Їх вивчення має відбуватися системно, так як зміна одних складових практично завжди тягне за собою зміну інших.

Складність: на одні організації впливають всі елементи, а на інші-тільки деякі. У більш складній ситуації опиняться підприємства, які використовують безліч швидко розвиваються технологій, тому що вони ризикують випробувати на собі загрози економічної безпеки.

Рухливість – це швидкість, з якої розвиваються фактори зовнішнього середовища. Темп їх змін просто стрімкий. І саме цей показник створює нестабільність для розвитку компанії. Перед тим як зважитися на нововведення (розробку виду продукції, зміна використовуваних технологій, збільшення обсягів реалізації та ін), необхідно врахувати саме цей параметр, так як в разі його ігнорування, існує загроза ефективності підприємства.

Невизначеність – це кількість інформації в компанії станом вищевказаних факторів та її достовірність. Недостатність чи спотвореність не дають можливості об'єктивно оцінити умови, в яких функціонує компанія та їх вплив на організацію.

При високому рівні невизначеності існує два способи вирішення проблеми. 1) Адаптація підприємства до змін зовнішнього середовища, тобто, створення гнучкої внутрішньої структури, яка дозволить здійснювати постійний моніторинг стану факторів і миттєво реагувати на її зміни шляхом прийняття важливих рішень і перерозподілу функцій і завдань між співробітниками.
2) Безпосередній вплив на показники навколишнього світу з допомогою реклами, конкуренції, зв'язків з громадськістю та участі в політичному житті країни. Тобто, можна сказати, що зовнішнє середовище – це ті фактори, які знаходяться поза межами організації, але з якими вона взаємодіє і які є у своєму роді умовами для її діяльності.

Значення аналізу дійсності

Цінність моніторингу зовнішнього середовища для організації залежить від типу економіки і моделі ринку. Так при командній економіці все вирішувало держава, тому вплив факторів ззовні було мінімальним і не вимагало вивчення з боку підприємств. При сучасній ринковій економіці компанії є самостійно функціонуючими одиницями, які розвиваються відповідно до стратегічного планування на свій страх і ризик. Тому значення показників дійсності істотно зросла, а результат діяльності організації безпосередньо залежить від характеристик зовнішнього середовища. Навколишня нас дійсність досить мінлива. І всі зміни повинні обов'язково враховуватися для ефективної роботи підприємства. Правильна оцінка ситуації в навколишньому світі дозволяє спрогнозувати загрози економічній безпеці, правильно спланувати подальші кроки розвитку організації, підвищити позитивний вплив чинників і знизити негативний. У сучасному світі, що швидко розвивається домогтися успіху і підтримувати його зможе тільки та компанія, яка успішно перебудовуватися і пристосовуватися до умов зовнішнього середовища.